仕事の段取りや優先順位が分からなくなってしまったり、人と会話をしているときに自分の話が要点を得ないと感じることはないですか? 物事を筋道立てて考えるときに強い味方となるのが、5W1H。
意味は、who(誰が)、what(何を)、when(いつ)、where(どこで)、why(どうして)、how(どのように)。

今回は5W1Hを使いこなしてロジカルに物事を進める、考える方法をお話しします。

要件を整理するのに使える

5W1Hをしっかりと定義することは「これからすべきことを整理する」「各要素を理解することで自分自身の頭をクリアにする」ことに役立ちます。具体的に、新プロジェクトを立ち上げる段取りで考えてみましょう。

1、whoは、大体の場合は「私」です。ここが「私」ではない場合、根本的に変わってしまいますのでしっかり確認しましょう。
2、whatは、具体的な仕事の内容です。複数ある場合は優先順位を意識しつつ、全て書き出しましょう
3、whenは、締め切りです。小さなタスクの締め切りもそれえぞれしっかりと押さえましょう。
4、whereは、仕事によって会議室や社外という物理的な「場所」だったり、あるいは調べるべきマーケットや競合のことかもしれません。
5、whyは、その仕事をする理由・目的です。全ての仕事を行う上で最も大切なのはこの部分かもしれません。目的の捉え方により、ゴール設定やプロセスも大きく変わります。
6、最後にHow。これはゴール達成までの手段です。場合によっては新たに人をアサインしたり、色々と必要なものが出てくるかもしれません。

このようにしっかりと整理できれば、見通しがよくなり、納期の遅れやミスが少なくなります。きちんと定義したつもりでも、意外と何かしら抜けたりしてしまったりするもの。

プロジェクトが走り始めるとき、5W1Hがきちんと明確になっているか確認してみてくださいね。

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仕事上のメールや会話でも

5W1Hは、メールや仕事上の会話でも役立ちます。こちらから要求する場合は、5W1Hをしっかりと意識して伝えましょう。

who(誰に)、what(具体的な要件は何か)、when(要件を受け取ったときはいつで、いつまでにそのことをして欲しいか)、where(どこでそのことをして欲しいか)、why(なぜする必要があるのか)、how(どのような手段でして欲しいのか)をスムーズに伝えられれば完璧です。

逆に仕事を振られた時には5W1Hが欠けていないか確認してください。お互い5W1Hを共通認識として持つことは、仕事上の最も多いトラブル「言った言わない」を防ぐ手段ともなります。

プライベートでも

5W1Hをうまく使えは、知り合ったばかりの人と話す時スムーズに会話を運ぶことができます。一例を挙げてみましょう。

まずは「趣味は何ですか?」というwhatから始めます。相手が答えてくれたらwhen(いつからの趣味なんですか?)やwhy(どういうところが好きで続けているんですか?)など問いかけていきます。さらにその答えに対し、5W1Hの質問することで、会話がかなり続くでしょう。

しかしここで大切なのは、5W1Hにこだわって質問攻めにしないこと。一問一答のような会話は、聞かれる方も段々苦しくなるもの。5W1Hはあくまで基本の軸として、会話を広げていってください。

5w1h-how2

プレゼンやマーケティングにも

説得力のあるプレゼンをするためにも5W1Hは必要です。プレゼンする際には、who(誰、もしくはどの部門の人がやるのか)、what(具体的にどんなアイデアなのか)、when(いつ実施するのか)、where(どこで実施するのか)、why(なぜそのアイデアを実施する必要があるのか)、how(具体的にどのように実施するのか)を明確にすることで、より伝わりやすくなります。

さらにビジネスの場合ではHを一つ足してhow much(人件費を含む予算はいくらか)を意識することも重要です。この5W2Hを意識することで、つい説得調になりがちなプレゼン資料もぐっと引き締まりますよ。

***
当たり前のことのようですが、意外と5W1Hの内のどれかが欠けていることが多いもの。特にビジネス場面における情報伝達には誤りは許されないため、不足なく5W1Hを伝えられるように心がけられると良いですね。

(参考)
Wikipedia|5W1H
日立ソリューションズ|
心を動かすプレゼンテーション術 ~資料作成編~ 説得力のあるプレゼンテーションスキルを身につける
PRESIDENT Online|
なぜビジネスは「5W1H」が必要なのか