皆さんはビジネスメールをどれくらいの早さで返信していますか? メールの返信は早いに越したことはありませんが、やらなければいけないタスクが山積みであったり、一日中スケジュールが埋まっていたりすると、ついつい滞ってしまいがち。忙しい中では、すべてのメールに即座に対応することは難しいものです。

もちろん中には、確認したら即座に返すべきメールもあるでしょう。しかしどれから返信するかをメールが届くたびにいちいち考えていたら、時間が浪費される上、重要な案件が埋もれてしまう恐れもありますよね。

でしたら、どのようなメールが来た場合に即座に対応するかをあらかじめ決めておいてしまうのではどうでしょう? そうすればメールについて考える時間が減りますから、仕事の効率も高まるはずです。でも実際にどのメールから返信すればいいか分からない方もいらっしゃいますよね。
そこで今回は、すぐに返信するべきメールの種類と、その返信内容を紹介します。

メールは24時間以内に返そう

優先的に対応しなければいけないメールの種類はあるものの、それ以外のメールは放っておいてもいいのかというと、そうではありません。大前提として、ビジネスメールは24時間以内に返すことが鉄則です。

メールがなぜあるかといえば、お互いの進捗状況の確認や、報告事項の共有をするため。つまり、メールには必ず「相手」が存在するのです。返信が滞ったまま1日以上何も進展がなければ、相手は不安に感じてしまう上に、ビジネスのテンポも悪くなってしまいます。

30代でライフネット生命保険の副社長となり現在は代表取締役社長である岩瀬大輔氏の著書『入社1年目の教科書』でも、新入社員は24時間以内にメールを返信するべきだと書かれています。もちろんこれは新入社員に限った話ではありませんよね。相手を待たせないのはビジネスの基本。対応が早いだけで周りからの評価が2割増しで良くなるそうですから、どんなビジネスパーソンでも、24時間以内にはメールを返すべきです。

また、携帯電話の販売代理店業をしているアイコミュニケーションがおこなった調査によると、ビジネスメールの返信を待てる限度として「24時間以内」と回答する人は6割を占めているのだそう。相手のことも考えれば、やはり24時間以内の返信は鉄則といえますね。

とはいえ、24時間以内に完璧な答えを用意することが難しいメールもあるはずです。そこで次に、すぐに返信するべきメールのタイプとその返信内容を3つ紹介します。

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1. 2~3分で返せる確認メール

日程調整や進捗報告など、簡単な確認メールは即座に返すようにしましょう。特に、メールの内容を読んですぐに返信内容が思いつくならばなおのこと。

そもそもビジネスシーンにおいて、メールをいつまでも自分が預かっているのは得策とはいえません。一度読んだメールを放っておくと、そのまま返信を忘れて自らの評価が落ちてしまうリスクや、「後でメールの返信をしなきゃ」という雑念が生まれてしまいます。

ですから、簡単なメールはすぐに返すようにしておくべきなのです。先ほど出てきた雑念やリスクが解消されますから、自分の業務に集中できるようになります。それに、メールを待っている立場で考えてみても、相手からのレスポンスが早いと嬉しいですよね。

どうせやらなくてはいけないのですから、日報やスケジュール調整メールにつかうたった数分の手間を惜しまずに、さっさと返して残りの業務に集中しましょう。仕事の効率が高まり、周囲からの評価も上がるはずです。

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2. 上司やクライアントからの提案依頼メール

企画や資料などといった手間のかかるものの提出をメールで求められることもありますよね。いわゆる上司やクライアントからの提案依頼メールです。

これに対しておすすめなのは、自分で企画や資料の提出期限を決めてメールを返すことです。「下記の件、承知致しました。○日までに改めて提案させて頂いてもよろしいでしょうか。」といった具合でしょう。つまり、企画や資料を無理に早く提出しようとするのではなく、まずはその納期をメールで相手に知らせてあげるのです。

企画や資料は短時間でそう簡単に用意できるものではありません。何より上司やクライアントなど目上の方へ向けて提案する以上、たいした時間や労力をかけずに作り上げた薄っぺらいアウトプットは絶対に避けるべきです。だから考える時間を確保するためにも、自分で納期を宣言するのです。自分の抱えている仕事量から判断して、自分の首を絞めないように締切日を設定してください。それにこのメールを送れば、あなたが企画を真剣に考えていることが相手に伝わりますから、少なくとも納期までは催促されずに済むでしょう。

企画に限らず、準備に少なからず時間のかかるものを依頼された場合は先に納期を伝えるべきです。即席の企画を提出する、依頼された資料ができるまでメールを放置する、というようなリスクを冒すくらいなら、24時間以内にメールで納期を宣言して準備する期間をとったほうが良いですよね。

3. 緊急のトラブル対応要求メール

システム障害や備品の不足など、急な問題が発生した際の対応を求められることもあります。では、そうした緊急のトラブルメールが来たときにはどうするべきでしょう。

このような場合は、まず相手にメールを読んでトラブルを確認したことを知らせるために、一報をいれるべきです。相手の立場で考えると、一番気になるのは、そもそもトラブルが起きたことをこちら側が知ったかどうか。すぐに返信することで、相手を安心させてください。

その上で、すぐに対応策が考えつかないようなトラブルならば、「対策を考える、あるいは上司に相談した上で改めて連絡する」といった文言を追加しましょう。大事なことは、「私はトラブルを認識しており、その解決のため動いている」と相手に伝えることです。

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メールの内容について考える時間は有益ですが、どのメールから返信するかを悩んでいる時間は無駄ですよね。このコラムで紹介したことを参考に、すぐに返信すべきメールを見極めて即座に対応し、仕事の生産性を高めましょう!

(参考)
岩瀬大輔著(2011),『入社1年目の教科書』,ダイヤモンド社.
ビジネスメールの教科書|返信スピードが印象を作り出す
ITmedia ビジネスオンライン|ビジネスメールの返信、待てるのは「24時間以内」が6割
株式会社ベイジ|なぜ、仕事ができる人はメールの返信が早いのか?