あなたはどのようにノートをとっていますか?

聞いたことや考えたことを箇条書きで残す人が多いのではないでしょうか。しかし、文章だけでなく図を使うことで、見直しやすいノート、自分を成長させてくれるノートにすることができますよ。

今回は、図を使う意義や注意点をまとめたうえで「図でまとめるノート術」を3つ紹介したいと思います。

なぜ図を使うのか

小学生の頃、算数の文章題を解く際に文章から分かることを図に描いてから解いた経験はありませんか?

「文章ではピンとこなかったけど図に描いてみたら問題を解く糸口が見えてくる」なんてことは多々あると思います。これは、図で捉えることによって全体を俯瞰すると、情報同士を比較できたり、関連性を見つけることができるだけでなく、自分の頭の中を整理することもできるからなのです。

また、私たちは1分間に約1,000字の文章を読むことができると言われていますが、これを視覚情報(=図)にすると、同じ時間で2,000字分の情報を処理することができます。つまり、情報処理の面で見ても、図にして表したほうが倍の情報を処理できることになるのです。

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図を書く際の注意点

1. 図の目的をはっきりさせる
「何をまとめるものなのか」、「何のためにまとめているのか」を念頭に図を描くようにしましょう。これを意識しておかないと、内容がよく分からない図ができあがってしまいます。

2. シンプルにすることを心がける
長い文章ではなくキーワードを使う、色は3色までにとどめる、矢印や囲みのバリエーションは必要最小限に抑えるなど、一目で理解しやすい図となるように気をつけましょう。

3. 余白をしっかりととる
図を描いたことによって得られた気づきや考えをメモできるように、ノートをぎっしり埋めてしまうのではなく、ある程度スペースを空けておくことも大切です。

図を書くときにはこれら3点に気をつけるようにしましょう。以下からは3つの「図でまとめるノート術」について紹介していきたいと思います。

1. 講義や講演で得た情報は「表」にまとめる

授業や講演、会議などでメモを取るとき、箇条書きで残すのが一般的ですよね。しかし、いざそのメモを見返してみると、書かれている内容が飛び飛びで、メモとメモの関連性が分からないという問題が起こります。また、それを防ごうと気をつけながらメモを取ると、文字を書くスピードが追いつかず、よく分からないメモになってしまう危険性もあるでしょう。

そうは言っても、要所要所で箇条書きでメモをとるのが精一杯だと感じる方も多いのではないでしょうか。そこで、人の話をスッキリと簡単にメモできるように、表でメモを取る方法を紹介します。

人の話というのは、「問題提起」、「問題の理由・背景」、「解決方法や展望」の要素で成り立っています。メモを取る中でこれらが混合してしまわないように、あらかじめノートを3分割し、この3要素を落とし込む場所を用意しておきましょう。あとは、話を聞きながらそれぞれのカテゴリーに分けてメモを取っていくのです。

雑談や、本筋からは少しずれているが興味深い内容などは余白にメモし、あとで分かるように丸で囲んでおくと良いでしょう。

ただ箇条書きするよりも内容を整理しながらメモを取れることはもちろん、話者が「何を問題としているのか」、「その背景にあるものは何か」、「解決するにはどうしたら良いと考えているのか」という点に注意しながら話を聞くことができるので、より話の内容を吸収しやすくなります。

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2.自分の意見は「ピラミッド図」にまとめる

プレゼンや発表を控えているとき、誰かを説得したいときなど、「自分の意見を相手に分かりやすく伝えたい!」と感じたときに使えるのが、ピラミッド図です。この図にそって自分の意見を組み立てていくことで論理的に話すことができます。

また、準備の段階で「この理由に対する具体例が足りない」、「理由1と理由2を比べると理由2はもう少し練る必要がありそう」などの問題点や改善点にも気付きやすくなりまるでしょう。具体例として、会議での意見交換が乏しい現状の解決を図り、会議前の時間を見直すことを提案するためのピラミッド図を作ると、このようになります。

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一番上に話の軸となる結論を据え、次の段階にその結論を導くに至った理由を、さらに次の段階にはその理由を支える具体例やデータを書き込んでいきます。ピラミッド型で自分の考えを論理的に組み立てる習慣を作ると、自分の頭の中を整理することができるのはもちろんのこと、それをアウトプットする際に説得力を持たせることもできますよ。

3. 目標達成までの道のりは「サイクル図」にまとめる

達成したい目標やミッションがあるとき、最初にその実現のために何をしなくてはならないかを考えますよね。そのTO DOをただ箇条書きにリストアップするだけではなく、PDCAサイクルの図に落とし込んでみましょう。

ご存じの方も多いかもしれませんが、PDCAサイクルとはPlan(計画)→Do(実行)→Check(評価・見直し)→Action(改善)→Plan(計画)とサイクルを回していくことで、目標を達成し、その成果を次につなげていく好循環のことです。

例えば、「明日から6時に起床する」という目標を立てた場合、サイクル図にまとめてみると下記のようになります。

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計画を立て、実行してみる、その上でうまくいかなかったところを見直してみます。ここでは「就寝時間が遅く疲れが取れなかった」、「二度寝してしまった」という点が挙がっていますね。

続いて、それを改善するにはどうしたら良いのかを考えます。「就寝時間が遅くなってしまうのは、寝る時間を決めていないからかもしれない」、「二度寝をしてしまうのは、朝起きてからの行動が明確になっていないからだろう」といった考えをもとに、改善策を立て、実行する。このようにしてサイクルを回していきます。

このプロセスを頭の中だけで行うのではなく、実際に図に描き起こしてみてください。自分の手を動かし、目に見える形にすることで、考えが鮮明になり、上手にサイクルを回せるようになりますよ。

これができるようになると、仕事や勉強の成果を着実に出していけるようになるので、目標の達成や自分自身の成長にもつながります。

***
紹介した3つの図を使えば、効果的にメモやノートをとることができるでしょう。まずは自分の気に入ったものをどれかひとつ試すところから始めてみてください。

(参考)
コーポレート・ドキュメント・システム|1-3 情報の伝達量と記憶度
ベネッセ 教育情報サイト|算数の文章題「克服のカギは絵や図で条件を示すこと」と中学受験の専門家
日経BPnet|図解のコツは? アソシエ記者がプロに入門
PRESIDENT Online|賢人のノート術「複雑なことをシンプルに整理するワザ」
マイナビニュース|<メモの極意>村井瑞枝さんに聞く「ビジネスに効く7つの図解パターン(前編)」
ITmediaインタープライズ|6つの力が身に付く「図解思考」って?
All About|ピラミッド原則!図にすると、上手く話せる
ITmediaインタープライズ|プレゼンをすっきりと見せるピラミッド型の論述
東洋経済ONLINE|仕事のできない人はPDCAがわかっていない