Depressed business woman

どの職場、どんな仕事でも多くの人は大体の一日のスケジュールを決め、自分なりに計画を立てて職務を遂行している。しかし、時として上司などから急な仕事の依頼が飛び込み、ペースが乱されることがある。そんな時、何を優先するべきか。周囲の評価を落とさずにソツなく遂行するポイントを解説する。

badge_columns_1001711予期しない仕事の依頼

毎日の業務をそつなくこなしていくには、それなりに工夫しながら時間を進めているはずだ。だが時として、突然予想外の業務が舞い込むことがある。上司1から急に「来週木曜日までに次回経営会議で使用する企画書を完成せよ」と言われたりする。突然舞い込んできた業務(これがいわゆる外乱である)でペースが大幅に攪乱され、自分の通常の業務が出来なくなる。このように、自分のペースが維持できない時、どうするか?
1.予定を大幅に変えて、上司命令を優先させる?
2.自分の業務を優先して、上司の依頼を後回しにするか?

思案してる最中に、さらに上の上司2も、次の決算までに目標を達成できる新規プロジェクトの話を持ってきた。これが最も大事みたいだ。でも、自分の仕事もある上に上司1の業務もまだ手もつけてない。どうすれば良いのだろう?

◎本音と建前
【上司の本音】: 彼にとっては簡単だし大丈夫だろう。それにこんなことぐらい出来ないと困る!
【部下の本音】: どうして俺に持ってくる? 忙しいので、ムリだ!

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1日1時間、わずか90日の『時短型英語学習』 2歳の双子の育児をしながら成し遂げたTOEIC200点アップ。
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badge_columns_1001711仕事の優先順位はどう決定する?

急に割り込まれたら面倒くさいのが本音だが、どれも放り投げる訳にはいかない。やはり序列を考えて上司2の言うことを一番最初にするか? 上司1が怒るかな? 直属の上司の仕事を後回しにしたら、勤務査定(評価)が悪くなって、ボーナスが減る? 自分が今抱えている業務も、クライアント先に資料を持っていくのが遅くなって、契約できなくなるかも? この様な場面は、決して珍しくないはず。あなたならどう対処する?

1.依頼してきた人の役職順?
2.業務が完遂した時を考え、そのインパクトの大きさの順?
次からは、こういった場面で何をどうやって優先順位を決めていくべきか、二人の上司両方の評価を下げないためにはどんな工夫が必要か、を解説する。

Businessman Brainstorming About Planning

badge_columns_1001711優先順位を決めるポイントは、業務内容のインパクト!

異なるプロジェクトが重なり自分自身が一度に出来ないと思った場合は、それぞれの業務が成功した時のインパクトを予想しよう。もちろんその中には、上司から依頼された仕事だけではなく、自分が抱えていたプロジェクトも加える。その結果、「やはり今一番大切なのは、契約寸前まできている自分の業務だ」と確信したら、上司二人にきちんとそれを説明する。

その時に大切なのは、単に「自分の業務を優先したい」というだけではなく、三つの業務の予想成果の大きさ(インパクト)を客観的に想定した内容を分かりやすく図解して見せること。客観的なデータに基づいて上司たちに説明することにより、単なるなまけやさぼりでない事を分かってもらう努力をしておくのだ。これがないと、評価が下がる危険がある。
その代わりに、自分の業務が済んだら徹底して全力を傾け、依頼された業務をやりこなすことを約束しよう。

badge_columns_1001711時間配分

各業務の結果を図解して優先順位を納得してもらうのに加え、下記の図のように時間配分も図にすると分かりやすい。インパクトの大きい順に業務A,業務B,業務Cと並べて、塗り潰した所が、その業務に取り掛かっている時間帯とする。コツは、ちょこちょこした時間に他の業務に手をつけておくこと。そうすると、脳の中で色々煮詰まったり、発展したり、工夫したりして、実際手をつけてなくても、内容が深化していく。このように、実際本格的にかかる時にすぐエンジンが全開できる体制をとるのが、コツ!

筆者作成

筆者作成

この図を作る時のポイントは、ゴール(締切)に大差ないようにすることである。図のように業務Aは、金曜日に完了し、その3日後の月曜日に業務Bが完了。さらに2日後の水曜日に業務Cが完了する、という計画にする。そうすると、上司依頼の業務Bと業務Cの完了がそれほど日程が開いてないことが分かる。従って、上司から悪い評価を受けないで済む!これが、どの上司からの評価も下げずに生き抜くコツである。
周りからみたら、ソツなくこなしていると見えるが、見かけよりも濃厚な時間を使っていることになるので、仕事に対する達成感が大きくなり、また満足感も醸成される。これらの感覚ややり遂げた実績が、自分自身の自信につながっていくのである。

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上の図を見てみると、業務Aの中に業務BやCの色が小さく入っていることが分かる。これが、この時間作成の最大の特徴となる。本格的に取り組む前から少しでも次の業務について考えたり調べることで、実際次の業務に取り掛かる時に非常に有効に働く。車で言えば、予め暖機運転していると思えば分かりやすい。これは、通常の業務の進め方でもぜひ取り入れてもらいたい発想である。


神戸大学大学院医学研究科修了。血液の重要な領域である血栓止血関係の研究をやってきていて、脳梗塞の特効薬であるtPAを開発した。大学での医学教育だけでなく、臨床研修医や医療人の育成など、実践的な取り組みを広げている。