連日残業が続いている……。休日にも仕事をしている……。そんな風に生活のほとんどを仕事に費やしていませんか? それでは疲労が蓄積し、集中力の欠如やモチベーションの低下を招いてしまいます。大切なのは、限られた時間でより高い成果を出すこと。今回は、仕事の生産性を高める方法をご紹介します。

仕事の「生産性」とは

仕事における生産性とは、労働時間に対して成果がどれだけ出たのか、ということです。いくら大量の成果を上げたとしても、多大な時間を仕事に費やしていては生産性が高いとはいえません。生産性が低下すると仕事に追われる感覚になり、仕事が遅くなるだけでなく、角なストレスにさらされたり心理的に余裕がなくなったりして、健康を害して害してしまうことも。

生産性が高められれば、スキルアップのための勉強をする余裕が生まれますし、重要なタスクにより多くの労力を割けるようになります。つまり生産性を高めることは、あなたのキャリアアップや社会での活躍につながるのです。では、どういう人が生産性が高いといえるのでしょうか。次に、仕事が速い人と遅い人の差を見てみましょう。

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仕事が速い人はここが違う

・作業に取り掛かる準備ができている
自分のデスク周りを見てみてください。普段は使わないものが出しっぱなしになっていたり、書類が無造作に置いてあったりしませんか?

生産性の高いビジネスパーソンは、身の回りの整理整頓に余念がありません。なぜなら、仕事を急に任されても即座に取り掛かれるようにするため。タスクが生まれてからデスクを片付けるのでは、生産性なんて上げられません。

・周りの人との信頼関係が築けている
多くの仕事が、チームメンバーや取引先の人、誰かに関係していますよね。その時に相手との信頼関係が築けていないと、相談し合えないなど様々な弊害が生まれます。

また、生産性を上げるためには、自分がやるべき仕事に集中しなくてはいけません。つまり、時には仕事を断ることも必要になるのです。その場合でも、信頼関係が築けていれば、断っても摩擦が生まれずに済みますよね。

・無駄な手間を省いている
仕事は全てを丁寧にこなせばいい、というわけではありません。例えば同僚からの事務連絡に丁寧に返す必要はありませんよね。フォーマットを作るなどして無駄な時間を省けば、本当に重要な仕事に時間を割けるため、自然と生産性が上がっていきます。

仕事が速い人の特徴は分かったでしょうか。生産性を高めるには、大きく分けて2つの手法があります。1つ目が「仕事の効率化を図る」こと。仕事のスピードを上げることによって、生産性の向上を目指します。2つ目は「仕事の見切りをつける」こと。つまり、効果の薄い仕事をやめ、本当に必要な仕事に十分な労力を割ける状況を整えることで、生産性を上げていくのです。この2つのコツをそれぞれ見てみましょう。

「効率化」のコツ

1. 作業時間を確保する

ミーティングのような人と会う用事はほとんどの方がスケジュール帳などに記載しているかと思いますが、「自分の作業の時間」を書いている方は少ないのではないでしょうか?

確かに、短時間で終わるタスクならスキマ時間に済ませられます。しかし、急な仕事が入って作業時間が無くなる可能性もありますよね。

タスクが生じた際には、まず作業時間を確保しましょう。企画書の作成や資料の整理など、自分だけで済む用事もスケジュール帳などに記載しておけば、別のタスクに割り込まれる心配もありません。

2.オンとオフの切り替えをしっかりする

オンとオフをうまく切り替えられれば、惰性で休憩し続けてしまわずに、作業中はしっかりと集中できますよね。

そのためには、「ルーティン」を設定するのがおすすめ。例えば休憩に入ったらまずコーヒーを一杯飲む、作業に入る時にはタスクにかかる時間を見積もるなど……。小さなものでかまいません。それが脳のスイッチとなり、気持ちを切り替えやすくなります。

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「見切りをつける」コツ

次に、見切りのつけ方についてです。

1. その仕事の意義を考える

見切りをつけるには、それぞれの仕事の「意義」を知っている必要があります。例えば、上司に一旦報告を上げるだけなのに、ファイルをメールで送信するだけでなくわざわざ印刷して紙媒体で提出しているのであれば、どちらかを省略できないか考えてみましょう。

その仕事に取り組むと誰にどのようなメリットがあるのか。それを考えていけば、次第に「省ける仕事」の存在に気付くはずです。気付いたら、それを省略できるような新しいやり方を考えてみてください。上司や同僚など、人を巻き込むものは難しいかもしれませんが、例えばスケジュール管理を手帳とスマートフォンとで別々にやっているのであれば、手帳はアイディアを書き込むのに絞って予定の管理はスマートフォンに統一するなど、自分だけで実践できる範囲のものだけでも試してみると、生産性を向上させられますよ。

2. 無理に一人でやろうとしない

仕事はあなた一人で行っているわけではありません。引き継ぎをする人がいれば、一緒に取り組む人もいます。そんな中で、行き詰ったのにいつまでも自分一人で思案に暮れていては、誰かが不利益を被ってしまうかもしれません。

何かトラブルが発生したり分からない部分が出てきたりした際には、すぐに別の誰かに意見を求めるようにしましょう。その時には、例えばトラブルが発生したのであれば代替案や解決策を考えるなどして、自分の主張を持ってから聞くようにしてください。また、聞く時にはメモを取ったりうなずいたりして聞いている姿勢を相手に示すようにすると、相手も快く答えてくれますよ。

生産性向上には「休憩」も大切

厚生労働省がまとめた「健康作りのための睡眠指針2014」に、以下のような説明があります。

健康成人を対象にした研究では、人間が十分に覚醒して作業を行うことが可能なのは起床後12~13時間が限界であり、起床後15時間以上では酒気帯び運転と同じ程度の作業能率まで低下することが示されている。

(引用元:厚生労働省健康局|健康づくりのための睡眠指針2014

仕事を済ませるために睡眠時間を削る方がいますが、それは逆効果。睡眠時間を確保するのが、仕事を早く済ませる秘訣なのです。しかし、中にはまとまった睡眠時間を確保するのは難しい、という方もいますよね。

そこでおすすめしたいのが「1分仮眠法」。やり方は簡単で、まず椅子に深く腰掛け、上体を起こしたままリラックスします。そのまま目を閉じ、脳を休息させるよう意識します。1分ほど経ったら目を開け、作業を再開してください。

視覚からの情報は脳に大きな負担をかけているため、視覚情報をシャットアウトするだけでも脳の休息になります。眠気を感じる前に行うのがポイント。集中力が落ちてきたら、無理せずにこまめに1分仮眠法を取り入れましょう。

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今回ご紹介したことを取り入れて、今よりももっと「デキる人」になってくださいね。

(参考)
LIGINC.|社会人なら覚えておきたい「仕事の生産性を高める」ための7つのコツ
カオナビ人事用語集|生産性とは?|社員の仕事の生産性を向上させるための3つポイント
キャリアコンパス|【いくつ当てはまる?】仕事が遅い人がやってしまっている4つの習慣
Fuminners|【仕事中に眠い時の対策】1分仮眠法で仕事効率を上げるコツとは
厚生労働省健康局|健康づくりのための睡眠指針2014
Study Hacker|ルーティンワークは仕事の筋トレ! 能力をあげる“トレーニング”としてのルーティンワーク。