みなさんは、時間管理は得意ですか?

仕事や勉強のスケジュールだけでなく、休みの日の予定まで、ついつい詰め込みすぎてしまっていませんか? 1つの予定が狂うと、せっかく立てた他の予定も台無しになってしまうこともあるでしょう。

だからといって、何についてどのように時間をかけるのか、常に考えなければならないとなるとなかなか大変ですよね。今回は、タイムスケジューリングがしっかりとできるようになるための“スイスチーズ方式”についてお伝えします。

先々のことまで考えよう

“スイスチーズ方式”というのは、仕事に穴をあけることによって自分を仕事に向かわせる方法です。スイスチーズは、アメリカのアニメーション「トムとジェリー」にもよく出てくる穴がたくさんあいたチーズのこと。

仕事をする際にもこのチーズのようにある程度余裕を持ってやるべきだということから、そう名付けられました。仕事に穴をあけるというのは仕事をサボるという意味ではありません。時間を分割するのです。

IA SecurityのInvestment Advisorであるアン・ミルン氏によると、20分仕事をしたら20分休憩する、20分休憩したらまた20分仕事をするというように、やらなければいけないことを区切ることが必要だといいます。

時間を細かく区切ることで集中力が途切れにくくなるというメリットもあるのです。また、具体的に自分のやるべきことが整理されるので行動を明確にすることができます。そうすれば、必然的に成果も上げやすくなってきますよね。

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朝一番に「カエル」を食べる!

重要でないことや他人に頼めるようなことは後回しにして、最優先事項から始めることも大切です。では、私たちはどうすれば最優先事項を見つけることができるのでしょうか?

どれが最優先事項なのかを知るためには、『トム・ソーヤーの冒険』の著者マーク・トウェイン氏の言葉がきっと参考になるでしょう。

「毎朝、一番に生きたカエルを食べるようにすれば、その日の最悪事は終わったと安心して過ごすことができる。」

(引用元:ブライアン・トレーシー著,門田美鈴訳(2015)「カエルを食べてしまえ!」,ダイヤモンド社)

トレーニング・コンサルティング会社ブライアン・トレーシー・インターナショナルの会長であるブライアン・トレーシー氏は、この「カエル」が最も難しく重要な仕事を表しており、私たちにとって大いにプラスになるものであると言います。

細かく時間を区切り、最初にその「カエル」から先に取り掛かるようにすれば、効率的に仕事をこなすことができる、ということなのです。

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ウィークリーガイドラインによる計画的な管理

スイスチーズ方式を用いた具体的な時間管理方法としては、ウィークリーガイドラインを作成するのがオススメ。

例えば、1日の睡眠時間を7時間と設定しましょう。そうすると、1週間の睡眠時間の合計は49時間。残りの時間は、24時間×7日-49時間=119時間となりますよね。

睡眠時間だけでなく、通学、通勤時間や学習時間など、自分でどれくらいの時間が必要かを細かく設定して、1週間のスケジュールを表にしてみましょう。

ここでポイントなのは、やろうと考えていることを時間いっぱい、ぎゅうぎゅう詰めにしないようにしてください。自由時間が全くないであるとか、食事の時間が3食合わせても1時間しかないといった設定では必ず途中で息切れしてしまいます。

むしろ、自由時間を多く取ってしまいましょう。計画通りに上手くいくなんてことはそうそうありません。もし計画が遅れてしまった時にゆとりがあれば、途中で計画変更することも可能ですし、ウィークリーガイドラインならそれを簡単に行うことができます。

みなさんも自分の行動を効率化し目標を達成できるよう、スイスチーズ方式を用いて無理のない計画を立ててみてください。

(参考)
ブライアン・トレーシー著,門田美鈴訳(2015),「カエルを食べてしまえ!」,ダイヤモンド社
Linked in|Swiss Cheese as Time Management
Mary Baldwin University|Methods for Managing Your Time