重要なタスクを後回しにしていた、期日ギリギリになってから気がついたなど、日々仕事に追われるビジネスパーソンであれば、こんなウッカリもたまにはあります。しかし、それが続くようだと仕事全てに支障が出てしまうことも。そうなる前に、しっかりとタスク管理を行うことが必要です。それに、最近はさまざまなデジタルツールが出てきたので、より詳細にタスク管理を行うことが可能となりました。

ただ、人によっては複雑なデジタルツールを使いこなせないとお悩みの方もいるでしょう。億劫になってしまう要因のひとつでもあります。そこで今回は、とても簡単で効果的に、仕事の漏れを防止できるタスク管理術をご紹介します。

タスク管理は仕事のきほん

タスク管理は仕事の“きほん”と言われています。その理由は何なのかご説明しましょう。

仕事は増えていけばいくほど、あらゆる人や業務が複雑に絡んできます。それぞれ期日が異なり、重要度も違いますが、状況がどんなに複雑化しようと仕事は的確に行わなければなりません。そのために、やるべきことを全てリストアップし優先順位をつけて、抜け漏れがないよう仕事を管理をしていく必要があるのです。

『あのプロジェクトチームは なぜ、いつも早く帰れるのか?いまのメンバーで最大のパフォーマンスを生む!【図解で学ぶ】タスク管理術』を書いた中島紳氏は、タスク管理を行うべき一番の理由として「仕事を見通すこと」だと述べています。それにより、この先1週間程度の仕事のつまり具合や、それを踏まえた業務の振り分けどき、1つのプロジェクトがどこまで進んでいるか確認する節目(マイルストーン)を把握できるとのこと。

しかし、もしもタスク管理をないがしろにしてしまうと、期日ギリギリになって大慌てしたり、大切な仕事に時間をかけられなかったりといった事態が起こります。また、仕事を見通せないということは、何かしら問題が勃発した際に対応がままならなくなってしまうということでもあります。

そういったことから、タスク管理は仕事のきほんと言えるのです。

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タスク管理ができなくなってしまう原因

ビジネスパーソンにとって必要不可欠なタスク管理ですが、挫折してしまう人も決して少なくありません。せっかくタスクをリストアップしたにもかかわらず、徐々に更新が滞ってくると、挫折への道へまっしぐら……、というのが典型的なパターンでしょう。

また、更新が滞るほど「一度見直さなければ」と考えますよね。しかし、つい業務を優先してその見直し作業は後回しになりがちです。その間にもタスクはどんどん増え続けるばかり。そうなるとなかなか処理できないタスクが余計目につき、ついにはウンザリしてしまいます。これでは仕事を見通すどころか、タスク管理に振り回されてしまいそう。

ではいったい、どうしたらタスク管理が成功するのでしょう?

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タスク管理を成功させるコツ

タスク管理を成功させるためには、「1.タスクが発生したらすぐに書く」「2.期日ではなく“実行日”を書く」「3.タスク以外の仕事(アポイントメント:会議や打ち合わせ)も一緒に書き込む」ことだと、時間管理コンサルタントで有限会社ビズアーク取締役社長の水口和彦氏はいいます。

1番目はもちろん更新の滞りを防ぐため。2番目は、期日を書くことによってタスクを先延ばしにしたり、忘れたりすることを防ぐためです。3番目は仕事全体を把握するため。こうすることにより「今日やるべき仕事」も明確にできるというわけです。

そしてもうひとつ、億劫になりにくいタスク管理術を活用することが肝心です。

仕事の漏れを防止するタスク管理術

タスク管理の必要性と、タスク管理ができなくなってしまう原因、成功するためのコツがわかったところで、おすすめのタスク管理術をご紹介しましょう。

出版や販促、Web制作などを行う株式会社ビーワークスでは「紙を使ったアナログなタスク管理方法が一番便利!」という声が多いのだとか。実は筆者もデザイン事務所やセレクトショップを運営していた際、取り入れていたのはA4のコピー用紙を使ったタスク管理でした。それらを踏まえたタスク管理術は以下のとおり。

・A4のコピー用紙に細いマジックでタスクをリストアップ
・「その日のアポイントメント」も書き入れる
・思い出したら書けばいいので順不同でOK
・リストの横に優先順位を書く
・優先順位どおりタスクを処理していく
・終わったものは、豪快に消し線を引く

なお、タスクは1日1枚で管理しましょう。1日の仕事が終わったら、今日処理しなかったタスクを翌日のために書き出しておきます。

いわば、A4のコピー用紙は「今現在の仕事のたまり具合」。別の言い方をすれば、期日関係なく「“今日でも”できる仕事」でもあるのです。それに、タスク処理したとき豪快に消し線を引くと、自分の脳内に快感ホルモンのドーパミンが分泌されるので、とても気持ちが良いですよ! その快感がご褒美となり、モチベーションが上がって、さらに頑張ろうという気持ちが高まるのは間違いありません。

***
「タスク管理」と言っても難しく考える必要はなく、要は仕事を見通すことができれば良いのです。それに、タスク管理が億劫では、ただでさえ大変な仕事以外にもストレスを増やしてしまうことに。そうならないように、簡単でなおかつ快感を得られるタスク管理術を活用してみてください。

(参考)
中島紳著(2014),『あのプロジェクトチームは なぜ、いつも早く帰れるのか? いまのメンバーで最大のパフォーマンスを生む!【図解で学ぶ】タスク管理術』,インプレス.
WebNAUT|【デジタル管理は時代遅れ!】紙とペンでできるタスク管理術
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