皆さんは、時間を有効に使えていますか?

時間というのは誰もが平等に与えられているもの。どんなに優秀で活動的な人であっても、1日を24時間以上に伸ばすことはできません。

しかしそれでも、私たちと同じ時間しか与えられていないとは考えられないくらいに、毎日色々なことに挑戦したり多くのスキルを習得したりしている人がいますよね。そのような人を見て、自分の場合はそんなにうまく時間のやりくりはできないのにどうやっているんだろう……、と素朴な疑問を抱いたことのある方もいるのではないでしょうか?

では一体、時間をうまく使う人はどうやってそれだけ多くのことをやりきれるだけの時間を捻出しているのでしょうか? 実はそこにはちょっとしたコツがあるのです。今回は、今よりもっと充実した1日をおくるための、上手な時間の使い方を紹介します。

時間の使い方がうまい人、へたな人

まずは、時間の使い方がうまい人とへたな人の違いを考えてみましょう。実は時間の使い方がうまい人には、2つの共通点があります。

1つ目は徹底的に無駄をなくしているという点。そして2つ目は集中力をとても大事にしているという点です。

実業家の堀江貴文氏は、この2つの習慣を徹底的に実践する「時間の使い方がうまい人」の1人です。眠りなどヘルスケアに関する情報を発信しているメディア「Fuminners」によるインタビューの中で、彼は次のように語っています。

『Time is Money』という言葉がありますが、それは違うと思うんです。お金は増やすことができますが、時間は増やすことはできません。その意味で、時間こそまさしく有限のリソースで、『命そのもの』だと思ってます。(中略)『命そのもの』である限られた時間の中で、僕のやりたいことを実現するには、時間あたりの作業効率と判断のスピードを上げていくしかない。そのためには、目の前の一つ一つのものごとに最大限集中して取り組む、という方法しかないんですよね。

(引用元:Fuminners│【堀江貴文さんが語る】6時間睡眠のススメ!「ムダな時間を徹底的に削る」 ホリエモン流睡眠術

『集中力×時間』が仕事の質であると考える堀江氏は、生活する中で無駄なことを徹底して排除し、時間と集中力を最大限仕事に注ぎ込むことによって様々なことを成し遂げてきました。その姿勢には極端なまでのところがあり、生活の無駄を徹底的に排除するために家を手放してホテル暮らしを開始したほど。理由は家にいるとどうしてもモノが増えてしまうからだそうですが、おかげで今は必要なものは洋服くらいだとか。その一方で、日中の集中力を何よりも大切にするため、睡眠時間は決して削らず毎日6時間を死守しているそうです。

彼ほど極端でなくとも、多忙な経営者の多くが、それぞれの哲学からこの2つの要素に辿り着いています。

対して時間の使い方がへたな人は、1日の多くの時間を必要のないことに充ててしまいます。例えばたまたま目に付いたテレビ番組をダラダラと最後まで見てしまったり、毒にも薬にもならないインターネットの掲示板をいくつも巡回してしまったり。仕事においても、合間合間にやたらと休憩を取ったり、作業中に別のことをして仕事の効率を落としてしまったりするようなこともあるかと思います。

時間に追われてしまっている人は、『集中力×時間』の観点から自分の生活を見直してみると良いでしょう。無駄なことに時間を使ってしまっていないか、集中力をきちんと保てているか、振り返ってみてください。

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あなたは大丈夫? 時間の使い方チェック

普段の生活の「無駄」を見直してみるために、以下の項目のうち自身に当てはまるものがいくつあるかを振り返ってみてください。

1. 朝が弱い
2. 休日には遅くまで寝ている
3. 決断をするのが苦手
4. スケジュール帳をつけていない or サボりがち
5. プライベートと仕事の境界が曖昧
6. 忘れていた仕事を思い出して焦って取り組み始めることがある
7. 電車での移動時間に主にスマホゲームやSNSをしている
8. 何かに夢中になり、夜更かしをしてしまう

8つの要素を挙げましたが、半分以上当てはまるという方も少なくないのではないでしょうか。しかし、この1つ1つが生活の中に無駄を生んでしまう原因になります。これらを改善していくことが、「時間に追われる生活」から抜け出すためには重要なのです。

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時間の上手な使い方

では、実際にはどのような生活をおくればより多くのことがこなせるようになるのでしょうか。時間の使い方がうまくなるための、生活の改善方法を5つ紹介します。

(1)朝型生活にして休日もしっかり起きる
まず夜型の生活リズムになっている人は、朝型の生活に切り替えることから始めましょう。朝早く起きるのは辛いかもしれませんが、早朝の時間というのは一番無駄の少ない時間。急な仕事の連絡も、友人からの連絡も、朝6時には来ませんよね? 一日の始まりである早朝にスキルアップのための勉強や趣味の活動を行うことで、その日のエンジンがかかり、効率的な生活がおくれるのです。

また、朝型の生活は平日だけでなく休日にも守ることで、よりすっきりと起きられるようになります。せっかくの休日を寝て過ごしてしまうことがなくなるため、それだけでもたくさんの時間を確保することができるのです。

疲労回復のために休日は遅くまで寝ている、という方も多いでしょうが、実は逆効果。睡眠時間が長くなり過ぎると生活のリズムが崩れ、かえって身体にダルさが残ってしまいやすくなります。そしてなにより、遅い時間に起きたときの「もうこんな時間になっている」という、既に休日が終わってしまったような感覚は、実はストレスにもつながってしまうのです。

そのため、休日だからといってダラダラせずに、平日と同じように早起きするようにしましょう。やりたいことに目一杯の時間を使えば、平日に溜まりがちなストレスやフラストレーションが解消でき、身体だけでなく心の疲労回復にも有効です。

(2)睡眠時間は省かない
夜には決まった時間に寝て、睡眠時間をきちんと確保しましょう。時間がないとついつい睡眠時間を削ってまで仕事に打ち込んでしまうこともあるかと思います。しかし実は、時間を捻出しているつもりが、かえって時間を減らしてしまっているのです。

睡眠時間を削って睡眠不足の状態になると、集中力などが落ち、翌日の仕事の質を大幅に落としてしまうことになります。結果的に、夜更かしして取った時間よりも翌日失う時間の方が大きくなってしまいかねません。

特に「徹夜をしよう」と決めたときには、時間がたっぷりあるという油断から、ついつい作業ペースを落としてしまいやすくなります。睡眠や休息の時間も考えて、「○時までには布団に入るぞ」としっかり区切ってやるほうが、際限なくやるよりもむしろ効率的なのです。

(3)スケジュール管理を徹底する
時間を有効に使うためには、スケジュール管理が必須。1日のタイムテーブルを用意するようにしましょう。そうすることによって、「次は何をするべきか」「この時間でできることはあるか」といったことが明確になり、次の仕事に取り掛かるまでの無駄を省くことができます。

また、タイムテーブルを作る際には、予定や仕事をなるべく細かく分解することが重要です。そうすれば、少し先の予定くらいなら頭に入れておけます。タスク全体を理解することにより、どのようにすれば1日の仕事を効率的に処理していけるかを考えながら仕事に取り組めるようになるはずです。これを実践するだけで、驚くほどに仕事の効率が上がりますよ。

他にも、いつも行う決まった行為はパターン化することをオススメします。例えば部屋の掃除や仕事上のメールの返信など、手順を完全に固定することが可能なタスクは意外と多いもの。それらをパターン化してルーチンワークとしてこなしてしまえば決まった手順が身体に馴染んでいき、かかる時間を短縮することができます。

(4)締め切りを必ず設定する
仕事の効率を上げるために、1つ1つの仕事にそれぞれ締め切りを作るということも大切です。

学生時代、全然進まなかったレポートが締め切り間近になって一気に進んで何とか間に合った、という経験をしたことはありませんか? これは私たちが持っている、ある性質が影響しています。それは、締め切りを設定すると作業効率が上がるというもの。「間に合わせなければ」という意識が働き、ダラダラと怠けてしまうことがなくなるのです。

その性質を利用して、自分の中で「○時までにこれを片付ける」と締め切りを設定し、必要最低限の時間で仕事を処理していくようにしましょう。

仕事の後にあえて予定を入れるのも、「それまでに終わらせないと」とより一層集中力を促進できるので、仕事の効率化のためには良い手段となります。

また、親しい友人と会うことなどは良いリフレッシュになりますが、その場合もダラダラと時間を過ごさないように注意することが必要です。食事の約束をするにしても「○時まで」とあらかじめ決めておくことで、休日の予定が崩れたり、夜寝るのが遅くなって睡眠習慣が崩れたりすることを防止できるでしょう。

(5)スキマ時間を活用する
最後に大切にするべきなのが、移動中などのスキマ時間の活用です。

例えば通勤時間、あなたはどのように過ごしていますか? その時間を上手に使えば、1週間で何時間もの時間の利用が可能となります。1回の時間で見れば少なく感じるかもしれませんが、毎日繰り返すものだからこそ長期的に考えると膨大な時間になるのです。

しかし最近はスマートフォンが普及した影響か、電車の中でスマホゲームやSNSに時間を費やしている人をよく見かけます。ですが、そうやって何となく時間を使ってしまうのでは、せっかくの時間が無駄になってしまいます。例えばスキルアップのための本を読むとか、短時間で片付く仕事を済ませるとか、色々な方法でスキマの時間を有効活用するようにしましょう。

通勤時間の他にも、唐突にできた時間調整のための待ち時間など、ちょっとした空き時間は何かとありますよね。そういう時間にすぐに取り掛かれるような仕事ややるべきことを用意しておけば、ボーっと過ごさずに有効活用できるはずです。

そういうときには、仕事の書類を電子化したり、クラウドサービスを活用したりするのもオススメ。スマートフォンやタブレットを使って社外でも仕事ができる環境にしておくと、スキマ時間をより活用しやすくなるでしょう。

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時間というのは全員に平等に与えられた財産です。しかし、漫然と過ごしていれば容赦なく消えていくものでもあります。時間を有効に活用して、色々なことに取り組んでいきましょう。

(参考)
マイナビウーマン|ぜひマネしたい! 「時間の使い方が上手な女性」の特徴5選
ITmedia エンタープライズ|空いた時間がもったいない! スマホで時間を作り出す
ITmedia エンタープライズ|時間は平等? 不平等? 時間の使い方が人生を変えていく
日経ウーマンオンライン│人生を豊かにする時間の使い方のコツ
Fuminners|【堀江貴文さんが語る】6時間睡眠のススメ!「ムダな時間を徹底的に削る」 ホリエモン流睡眠術
THE21 ONLINE|多忙なコンサルタントの「スターの時間」活用法
キャリアコンパス|仕事の効率が良い人ほど、平日夜に予定を入れている!?「強制的に締め切りを作り出す」ことが効率化のカギ!
斉藤茂太著(2001),『時間の使い方うまい人・へたな人―24時間の節約・活用72の方法』,知的生きかた文庫.