きちんとスケジュールを組んでいたはずなのに、雑務に追われ、気がつけばあれもこれも期限ぎりぎり。どうしてこんなに時間の余裕がないのか……と感じてしまうことはありませんか?

仕事に振り回されることなく、気持ちの余裕を持つために、今回はタイムマネジメント力の鍛え方についてお送りしていきます。

時間は使い方が重要

ビジネスパーソンが一日に使える時間は限られていますよね。そのためには、無駄を省いて時間を有効活用しなければなりません。日経ウーマンオンラインの読者アンケートでは、「タイムマネジメント能力をもっとつけたい」と答えた人は81.4%にのぼり、さらに理由の50.5%は「仕事に追われず余裕を持って取り組みたい」という結果でした。このように、仕事に追われないタイムマネジメント術はかなり注目されています。

しかし、タイムマネジメントへの関心が高まっている一方で、まだまだ時間管理に苦手意識を持っている人も多いようです。メールやパソコンの普及で単純作業が早く処理できるようになった分、一人当たりの業務量が増大し、管理能力が追いつかない人が増えているのかもしれません。そのため現代社会では、よりいっそうタイムマネジメントの重要性が増しているのです。

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タイムマネジメント力とは?

では実際、「タイムマネジメント力」とはどのようなものでしょうか。タイムマネジメントと聞くと、私たちは時間を細かく分刻みにして、計画を立て、時間を一切無駄にしないものというイメージを抱きがちです。しかし実はそうではなく、タイムマネジメント力とは「計画に従って目標達成のために時間をコントロールするスキル」なのです。

まずは落ち着いて効率よく仕事を進めるために、今かかえている仕事を整理し、やるべきことを明確にしてしまいましょう。ほとんどの人は、ひとつのタスクをこなしているのではなく、いくつものタスクを並行して行っています。また想定外の仕事が急に入ったり、予定していた仕事がキャンセルになったりすることもあるはずです。そんな場合でも、仕事の整理をし全体像をつかんでおけば、焦ることなく対処することができるでしょう。

タイムマネジメントにおいては、以下を整理して管理していくことが大切です。
1. アポイントメント……会議や打ち合わせなど時間が決まっている仕事
2. タスク……デスクワークなど時間が自由な仕事
3. リソース……2つの時間に使える時間

アポイントメントの管理はしっかりできていても、タスク管理についてはなかなか手が回っていないという方も多いのではないでしょうか。次は、これらの管理のポイントについてお送りしていきます。

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タイムマネジメント力の鍛え方

1. アポイントメント

時間が決まっている仕事ですので、最も管理がしやすいと言えます。開始時刻だけでなく終了時刻もあるていど読んでおきましょう。会議や打ち合わせにかかる時間を可視化することで、次の予定が立てやすくなります。またその際、実質的に発生するタスク(商談のための書類作成や、会議のための下準備、会議後の議事録作成まで)をすべて洗い出し、TODOリストとして起こしておきましょう。

2. タスク

 - やるべきことはすべてTODOリストに起こす
やるべきことはすべてTODOリストに起こしましょう。タスクは書き出すことがなにより大切です。手帳やパソコンなどのツールを活用して、関わっている仕事が一目でわかるようにしておきます。仕事中に新しいアポイントメントやタスクが発生したときは、すぐに書く習慣をつけましょう。

 - 締切ではなくタスク実行日を決める
「いつまでに」という締切ではなく、「いつやるか」という実行日を意識してスケジュール管理をします。タスクに関しては、緊急度・重要度で優先順位をつけておくとよいですね。突発的なタスクが舞い込んだり、トラブルが発生したりしたときに、どのタスクを優先させるべきなのかを瞬時に判断することができるでしょう。

 - 優先度の高いタスクは午前中に
多くの企業のトップに立つ人たちが実践しているのは、「優先度の高いタスクを午前中に片づける」ということ。なぜならば午前中は、ストレスや疲労がないため、記憶力や思考力が高まり、集中しやすいからです。重要な書類などは午前中にまとめてしまうことをオススメします。

 - 難易度の低いタスクからスタートさせる
なかなか仕事に取りかかれないという日は、難易度の低いタスクからスタートさせてみましょう。前述したように、午前中の脳は集中しやすいため作業効率が上がるのです。難易度が低いものであれば、いくつもまとめて片づけることができます。またその達成感から、自らに仕事エンジンをかけることができますよ。

 - すぐにできることを先のばしにしない
「出張報告書」や「会議の議事録」、「交通費精算」などの事務的な仕事は、発生頻度が高いので、ため込んでしまうと後々大変なことになってしまいます。このようなタスクはいつでもできるからと後回しにせず、発生したその場で片づけてください。また5分以内で終わるようなタスクなどもすぐに終わらせる癖をつけましょう。

3. リソース

リソースを活用しタイムマネジメントをしていくためには、無理のないスケジュール作成が重要です。TODOリストを確認して、自分の許容範囲を超えていると判断した場合は、「ほかの人に頼む」「タスク実行日をずらす」などして、自分の消化できる範囲に仕事量を調整しましょう。また、数日~数週間のスパンで仕事量を見る「横の視点」と、その日の仕事量を見る「縦の視点」を持つことで、タスクの段取りや先の見通しがつけられますよ。

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タイムマネジメントとは、やるべきことの整理をすること。ぜひ実践してみてください。

(参考)
日経ウーマンオンライン|仕事に追われないタイムマネジメント術
税理士法人 森田会系事務所|ビジネスマンの多忙を解消するための タイムマネジメント 実践術
内閣府|仕事と生活の調和(ワーク・ライフ・バランス)の実現に向けて
BizHint HR|タイムマネジメント
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