昨今、便利な文房具やデスク周りのグッズが増えており、ついつい買い足してしまってはデスク周りが雑然となっていませんか? そうでなくても書類や本などで散らかっている人もいるでしょう。

散らかったデスクで仕事をすることはげんなりしますし、なにより作業効率も落ちてしまいます。簡単に片付けができて、使いやすいデスクにしたいですよね。

そこでオススメなのが、今話題の「トヨタ式片付け」を活用する方法です。

「トヨタ式片付け」とは?

「トヨタ式片付け」とは、トヨタ自動車が実践している片付けテクニックで「ムダを仕分け・整理し、作業効率がよい配置にする」というものです。

まずトヨタでは、職場環境や業務について7つの観点からムダの有無を確認します。
1.手待ちのムダ
2.加工のムダ
3.運搬のムダ
4.在庫のムダ
5.動作のムダ
6.作りすぎのムダ
7.不良、手直しのムダ

例えば、ある材料が出来るのを待っているせいで他の作業が滞ってしまうのを“手待ちのムダ”、頻繁に使うコピー機や資材が遠いことは“運搬のムダ”や“動作のムダ”となります。

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大切なのは「仕分け」

7つの観点はどれも重要ですが、今回は特に片付けに深く関係してくる「在庫のムダ」を重点的に考えてみましょう。

在庫がある、つまり物が多くあるということは、「探す時間のムダ」、「スペースのムダ」、「間違えるムダ」などのさまざまなムダを生んでしまいます。

そこで、大まかに3つに仕分けるのです。
・使うもの
・使わないもの(いつか使うかもしれないもの)
・使えないもの(壊れているもの、古いもの)

“使うもの”は置いておき、“使えないもの”は廃棄します。あとは、“使わないもの”について検討するだけです。

使わないもので、どうしても捨てるか残すか決められないものは、期限を決めてそこで強制的に捨てるようにしましょう。頻繁に使わなくとも期限までに使うことがあれば残しておけばよいです。

なぜ、ここまでして物を捨てるのでしょうか?

「大事なものが何か」というのをしっかりと判断することは、仕事の優先順位を決定する際や、要点を絞り込む際に大いに役立つ思考です。

(引用元:Study Hacker|思考の整理は断捨離から! ものが捨てられない2つの理由と、その対策。

このように、物を捨てるという行為は、思考を整理するということに強くつながってくるのです。

さて、不要なものを捨てた後は、片付くための「仕組み」を作ります。
1.ストック個数を決める
まず、在庫のムダをなくそう

2.定位置を決める
使用頻度や効率のよい導線をしけるように考えよう

3.置ける場所を仕切る
一定以上置けないように置いてもいい場所をつくろう

これを意識して、早速片付けていきましょう。

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職場の整理は動作経済を重視

職場のデスクを整理する場合は、まず上記のように「使うもの」、「使わないもの」、「使えないもの」に仕分けします。次に、ストック個数を考えましょう。ペンのインクやメモ帳の予備などを置いている人は無理なく片付く範囲に収めるようにしてください。

物の定位置を決めるときは、「動作経済」を基準に考えます。これは、人の動き方によって生産性が変わるというもの。あなたが右利きであれば、ペンなどの文房具を机の右側に、受話器を左側に置くと、電話をするときに左手で受話器を持ち、右手でメモを取るという動作がすっと行えますよね。

よく使う書類の入ったファイルも机の右側に立ててしまっておくと取り出しやすくなります。どこにおくか決めたら、必ずその場所に戻すことが大切です。

自分がどこに何を置いてあるのか把握することはとても重要ですよ。

職場の整理ができたら、自宅も整理してしまいましょう。
家での“使わないもの”は放っておくとどんどん増えてしまいがち。そこで、オススメなのが、ボックスを1つ用意し、そこに“使わないもの”を入れて一杯になったらどれかを捨てるという方法です。

トヨタ自動車は、この片付け方式を実践することで現場での作業効率が上がりました。ぜひトヨタ式片付け方式を取り入れて、仕事もプライベートも効率よく動けるようにしましょう。

(参考)
NIKKEI STYLE|トヨタ式片付け術 モノを劇的に減らす仕組みの秘密
東洋経済Online|なぜトヨタ式片づけは大きな効果があるのか
President Online|全図解「トヨタ式デスク整理術」
Study Hacker|思考の整理は断捨離から! ものが捨てられない2つの理由と、その対策。