「優先順位を決めろ」「To Doリストを作れ」
よく言われますが、できない人が多いのでは？
社会人にも、学生にも必須のこの能力。学校ではもちろん、社会に出ても、誰も教えてくれません。
今日は、優先順位の作り方をお教えしましょう。
なぜ優先順位をつけなければならないか
理由は簡単です。やるべきこと、やりたいことができなくなるからです。
例えば、仕事の昼休みに友達とランチする場合を考えてみましょう。大学時代からの友人と、ランチしに行こうと考えています。オフィスから離れた所に評判の高いレストランがあり、以前から興味がありました。ぜひ、その友人と一緒に楽しみたい。遠いので、昼休みを少し過ぎますが、無理してレストランに出かける……。
普通に考えたら、ありえないことです。社会人なのに、いい加減にしろ。そんな声が聞こえてきます。
今紹介したのは極端な具体例ですが、優先順位をつけられない人は、このように二つのタスク間で重要度の判断ができないのです。
スケジュールではなくタスクをみよう
放送作家、コンサルタントとして有名な野呂エイシロウさんは「スケジュールではなく、タスク重視で計画を立てろ」と言います。
やりとげたい仕事からタスク（やるべきこと）をはじきだし、必要な日程を算出する方法。（中略）多くの場合、優先順位さえしっかり頭に入れておけば、スケジュールは後でどうにでもなります。積み上げたタスクをどんどんこなし、時間が足りなそうなら、関係先と連絡をとりながら柔軟にスケジュールを動かしていきます。
（引用元：野呂エイシロウ著（2016）,『入社1年目から差がついていた！行動が早い人の仕事と生活の習慣』,すばる舎.）
◯時から仕事が始まる。 ▲日までにレポートを提出。 企画書は⬛︎時締め切り……。
こんな風に考えるから、無駄な時間が生まれ、先延ばしにするのかも。
報告書を仕上げる。 レポートを終わらせる。 企画書を提出する。
こんな風に、締め切りやスケジュールはとりあえず忘れる。すべきことをリストアップし、必要な日程を計算する。そのあとで締め切りに間に合うかを考える。
たしかにこの方が、仕事や勉強にスピード感が出そうな気がします。
優先順位は朝つけよう
実力あるビジネスマンになるためには、「優先順位は朝つける」のがおすすめ。その日にすべきことは、朝のうち、つまり、勤務時間が始まる前にリストアップするようにしてみてください。そのためには、朝ぎりぎりまで寝て慌てて出社するような生活ではなく、少しでも朝早く起きて、朝の時間的な余裕を取るようにしてみてはいかがでしょうか。優先順位づけをする作業だけでなく、ニュースを見て情報収集する時間としても活用できますね。朝に余裕があると、日中の気持ちや行動にまでゆとりが生まれ、成果も出やすくなるでしょう。
とはいえ、朝ゆっくりする時間はなかなか取れない人は、通勤時間を有効に使いましょう。大企業数社において社長をはじめとする経営職を歴任し、現在はリーダー人材育成に取り組む国際ビジネスブレイン代表の新将命氏は、優先順位のつけ方についてこう語ります。
例えば私は毎朝、通勤時間を利用してそれをしていた。 その日やるべきことを書き出し、処理すべき順に番号をふっていくのである。 通勤時間に終える、というのが大切なポイントだ。 会社に到着すれば、すぐさま一日の仕事が始まる。 忙しいときなど、もたもたしていると、優先度さえ考える間もなく、 ハッと気づけば一日が終わっていた、ということにもなりかねない。 あらかじめ優先順位を決めておけば、会社に到着した瞬間から、 落ち着いて仕事にとり掛かることができる。
（引用元：日本経営合理化協会BOOK&CD・DVD｜第137回『毎朝、優先順位を決める習慣を』）
下手をすると、優先順位を決めるのにも時間がかかります。それ自体がタスクになっては元も子もありません。
朝の短い時間で、ささっと決めるのがポイントです。
参考 野呂エイシロウ著（2016）,『入社1年目から差がついていた！行動が早い人の仕事と生活の習慣』,すばる舎. 日本経営合理化協会BOOK&CD・DVD｜第137回『毎朝、優先順位を決める習慣を』 ジョブワーカー.com～働くあなたのお役立ちサイト～｜ビジネスマンが朝すべき一日を快適に過ごせる通称”一人朝活”とは
