トラブル分析手法「4M4E分析」を”私の効率の悪さ”解消のために取り入れてみた。 - STUDY HACKER（スタディーハッカー）

4M4E分析の実践とまとめ

「仕事を効率化したい」「生産性をあげたい」

多くのビジネスパーソンは、そんなふうに考えるのではないでしょうか。

そこで生産性ハックの記事を読んだり、書籍をあたったりするものの、どうも自分の置かれている状況と、前提が違っていてしっくりこない、と感じることもあるかもしれません。

みなさんが求めているのは、「一般論」としての生産性向上ではなく、「あなた自身の仕事」の生産性向上のはず。

そんな「自分の仕事の生産性」をあげるために、とても有効な方法があります。それは「4M4E分析」と呼ばれる手法です。本来は、事故やトラブルの原因究明や、対策の立案のために行なうもの。大きな事象に対して使うようなイメージです。

でもこれ、トラブルを「自分の仕事の生産性の低さ」と置き換えることで、生産性アップの対策を考えるためにも役に立つ方法なのです。

私が実際に取り組んだ、「4M4E分析」を用いた生産性向上作戦をご紹介しましょう！

4M4E分析とは？

4M4E分析とは、さまざまな視点や角度から幅広くエラー要因を分析し、対策を考えるための方法。

もともとアメリカのNTSB（国家運輸安全委員会）が事故調査に用いていた手法で、次第に医療現場、航空・鉄道業界などで、広く利用されるようになった分析手法です。NASA（アメリカ国家航空宇宙局）でも採用されたといいます。*1 *2

詳しく見てみましょう。

デロイトトーマツの資料 *2 によると、4M4E分析のフォーマットは以下のとおり。

4M4E分析のマトリックス表

たとえば、WEBサイトの更新で「デザイン崩れが起こりがち」というトラブルがあるとしましょう。その場合、4M4E分析のフレームワークに書き込むと、以下のようになります。

	Man 人間	Machine 物・機械	Media 環境	Management 管理
具体的要因	・CSSの適用ミス・変更後のデザインチェックを怠った	・ブラウザの互換性問題・エディタやテンプレートの影響	・キャッシュの影響・端末ごとの表示差異	・本番環境でのテスト不足・誤って古いCSSを適用
Education 教育・訓練	更新手順の研修強化	CMS操作マニュアル整備	ネットワーク接続の最適化	テスト・レビューの徹底
Engineering 技術・工学	コーディング基準の統一	ツール・CMSのアップデート	ブラウザ互換性テスト	バージョン管理の徹底
Enforcement 強化・徹底	ダブルチェック必須化	自動テスト導入	作業環境の最適化	更新フローの標準化
Examples 規範・事例	過去ミスの共有	成功パターンの蓄積	業界標準の適用	PDCAサイクルの徹底

ブルーが「具体的要因」で、イエローが「対応策」です。

「人が起こす問題」「物や機械が起こす問題」「環境による問題」「管理の不備による問題」と、別々の視点でトラブルを分解。

問題を起こす「主体」が違うので、当然それぞれに対する対応策が変化するのがわかるでしょう。

「対策を立てる」とは、「課題を発見しその課題を解決する方法」と言い換えることができます。このフレームワークを用いることで、どの課題に対して何をしようとしているのかが、すっきりと整理されているのがおわかりになると思います。

4M4E分析を行なうビジネスパーソン

はじめにお話ししたとおり、4M4E分析はもともとトラブル分析の手法。スケールが小さくなってもトラブルはトラブルなので、「あなた個人のトラブル」＝「生産性が低い」要因を分析する際にも有用です。

ここで少し、そもそもなぜこのフレームワークが分析手法として優れているのか、解説しましょう。

さまざまな角度から情報を確認しつつ、重ならないように整理する。そのことで、感覚的な「なぜかこうなってしまう」「なんかうまくいかないんだよな…」のような、課題＝要因の曖昧さをクリアにしてくれます。

要因を明らかにすることは、課題解決の第一歩ですね。

生産性が低下すると、「能力不足だ」「集中力が足りない」などと、属人的な原因の追求になってしまうことがあるのでは？　だから、「頑張ればいいんだ」みたいな……。

実際に、頑張ればいいだけ、というような状況もあるかもしれませんが、そんなことばかりではないはずです。なんでもかんでも「自分の能力のせい」なんて思っていたら、気も滅入ってしまいます。

でも、4M4E分析は問題を「人」以外にも「物や機械」「環境」「管理の方法」など、あなたの問題以外から分析することを求めます。

「過剰な自責思考」から逃れ、より本質的で効率的な問題解決が可能となります。

まず、課題・トラブルを「生産性がとても低い状態」だと位置づけてしまいます。実際に「私の生産性の低さ」というトラブルを、私なりに分析してみました。

シンプルに行なうために、今回は以下のルールを設けています。

できあがったのがこちら。

	Man 人間	Machine 物・機械	Media 環境	Management 管理
具体的要因	簡単なタスクを優先している	PCの動作が遅い	作業スペースが狭い	休憩を取るタイミングが悪い
Education 教育・訓練	タスクの優先順位づけを学ぶ	PCの適切なメンテナンス方法を学ぶ	作業スペースの整理術を学ぶ	エネルギーマネジメントを学ぶ
Engineering 技術・工学	作業手順の標準化	PCのスペックを向上させる	デスクまわりのレイアウトを最適化	休憩時間の最適なスケジューリング
Enforcement 強化・徹底	重要タスクの先行実施を徹底	PCの定期的なアップデート	作業環境の定期的な見直し	休憩ルールを決める
Examples 規範・事例	効率的なタスク管理事例	高速PC活用の事例	快適な作業環境の効果	適切な休憩による効果