現代のビジネスパーソンのほとんどは、デジタル端末を手放せない生活を送っています。スケジュール管理のために、かつては紙の手帳を使っていたという人も、いまはデジタルツールに移行したという人が多数派ではないでしょうか。しかし、メンタルコーチの平本あきおさんは、「付箋」を使ったスケジュール管理を強くすすめます。デジタル全盛の時代にあえて付箋を使うメリットはどこにあるのでしょうか。
構成／岩川悟 取材・文／清家茂樹 写真／石塚雅人
【プロフィール】
平本あきお（ひらもと・あきお）
1965年12月4日生まれ、兵庫県出身。アドラー心理学修士/メンタルコーチ。カウンセリング・コーチング・瞑想のプロ。米国アドラー大学院修士号取得（Adler University M.A. in Counseling Psychology）。東京大学大学院教育学研究科修士号取得（臨床心理）。オリンピック金メダリスト、メジャーリーガーなどのトップアスリートや有名俳優、上場企業経営者をコーチング。産業、医療福祉、教育、政治、芸能など各業界のリーダーや、起業家もサポート。11万人以上に研修。米国イリノイ州シカゴにて、アドラー大学院修士号（Adler University M.A. in Counseling Psychology）取得。東京大学大学院教育学研究科修士（専門は臨床心理）。大学卒業後、病院での心理カウンセラーや、福祉系専門学校の心理学講師を歴任。1995年阪神淡路大震災で両親を亡くしたことを機に、一念発起して渡米。アメリカでは、小学校や州立刑務所、精神科デイケアなどに、コーチングを初めて導入した。2001年ニューヨークテロ直後、日本に帰国し起業。「人が幸せになる、科学的で体系的な方法を見つけたい!!」10歳から探し求め、世界中の心理学、カウンセリング、コーチング、瞑想を統合し、包括的で再現性のあるオリジナルメソッドを30年以上かけて開発。「みんなにとって、本当はどうなったらいい？」目的論コミュニケーションでチャレンジを応援し合う社会を目指し、「自分と周りの人たちを幸せにする人生のリーダー」を育てる平本式３か月コースを主催。自己変革、組織変革、社会変革のための『人生変革メソッド』を伝え続ける。研修導入企業：ソフトバンク、本田技研工業、三菱UFJ銀行、富士通、旭化成、大和ハウス工業、他数100社。
デジタルツールでは「俯瞰」することが難しい
スケジュール管理の方法は人それぞれですが、いまなら、多くの人がGoogleカレンダーなどのデジタルツールを使っているでしょう。でも、私は「付箋」を使ったスケジュール管理を強くすすめます。その理由は、付箋を使えば「俯瞰する目線」をもてるからです。
ひとつエピソードをお伝えしましょう。経営者を対象にしたコーチングを行なったときのことです。参加者の人たちに、仕事のこともプライベートのことも含めて、とにかく1年間でやりたいことを大量に付箋に書き出してもらいました。そして、やりたいことをいつやるのかを考えてもらったうえで、1月〜12月に分けた12枚の大きな紙にそれぞれ貼ってもらいました。すると、1月と2月に集中してやりたいことを貼った人が多かったのです。
経営者の人たちですから、一般のビジネスパーソンと比べると、長期的な目線をしっかりもっていると推察します。そういった経営者たちですら、やりたいことが1月と2月に集中してしまったのです。1年は12か月あるわけですから、1月と2月にタスクを集中させたら、現実的には実行が難しいこともあるはずです。
そこで、あらためて付箋を貼り替えてもらいました。スマホなどのデジタル端末では、画面の面積の制約もあり、広く全体を俯瞰するのは難しいですが、紙であればそんな制約もありません。
12枚の紙を広げて俯瞰すれば、「2月はこのプロジェクトで手一杯だろうから、これは3月以降に手をつけよう」という具合に、現実的で実行可能なスケジュールを作成することが可能になります。これが、先に述べた、付箋を使ったスケジュール管理が生む「俯瞰する目線」によるメリットです。
最大の特徴は、レイアウト変更の自由度の高さ
すでにお伝えしたようなものですが、付箋を使ったスケジュール管理のやり方は簡単です。プロジェクトのタスクを管理する1か月のカレンダーをつくる例で示してみましょう。まずはA3サイズなどの大きな紙を用意し、1か月のカレンダーのレイアウトをイメージして、日づけを書いた付箋を貼ります。
続いて、プロジェクトのタスクを書き出した付箋を、そのカレンダーに貼るだけです。プロジェクトが複数ある場合、それぞれで付箋の色を変えるとよりわかりやすくなります。これで完成です。そして、各タスクのスケジュールに変更が生じたら、付箋を動かすだけ。終了したタスクの付箋は捨ててもいいですし、「済」の欄をつくってそこに移動してもいいでしょう。
この方法の最大の特徴は、レイアウトを自由に変えられる点にあります。デジタルツールにもレイアウトを変えられるものはありますが、自由度という点では付箋と紙を使う方法にかないません。
プライベートのタスクも多い人なら、同じ日のスペースを上下や左右で仕事とプライベートに分けてもいいでしょう。特定の曜日のタスクが多い人なら、その曜日のスペースをほかの曜日より大きくすることもできます。あるいは、並べ方のルールを自分なりに決めてタスクの優先順位をよりわかりやすくすることだってできるはずです。
【付箋カレンダーの例】
付箋だからこそ生まれる「臨場感」
また、付箋と紙を使ったスケジュール管理には、「臨場感」が生まれるというメリットもあると考えます。私が言う「臨場感」とは、「シミュレーション」と言い換えてもいいでしょう。
デジタルツールでも、タスクを書き込み、スケジュールに変更が生じたら動かして調整することはできます。しかし、手書きして、スケジュールを変更するときも実際に手を動かして貼り直す場合とデジタルツールでは違いが生まれるのではないでしょうか。
手を動かすことで、書き込んだタスクを実際に頭のなかでシミュレーションしていることになると私は考えているのです。
「新企画提案のために上司に根回しをする」という重要なタスクがあるとします。デジタルツールの場合、そのような重要なタスクも、「名刺の整理」といった軽いタスクも、いわば同列に扱うことになります。
でも、手書きの場合はそうではありません。重要なタスクを書き出すときには無意識のうちにも筆圧は強まりますし、字だって大きくなるかもしれませんよね。そうして、「これは重要なタスクだ」という意識が頭に刻み込まれると同時に、シミュレーションすることになるのです。デジタルツールに書き込む場合と比べると、タスクを確実にこなしたり成果を挙げたりすることにつながっていくはずです。
【平本あきおさん ほかのインタビュー記事はこちら】
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清家茂樹（せいけ・しげき）
1975年生まれ、愛媛県出身。出版社勤務を経て2012年に独立。ジャンルを問わずさまざまな雑誌・書籍の編集に携わる。
