職場には気が合う人もいれば、どうしても「合わない」と感じる人もいるものです。無理に距離を縮めようとしても、気疲れだけが増幅し、仕事のパフォーマンスを下げてしまう場合があります。
そこでおすすめしたいのが、「事務的な親切」を取り入れることです。それはいわば、感情的な親しさを求めるのではなく、仕事を円滑に進める目的で相手に配慮することを指します。
このアプローチなら無理に距離を縮めなくても、関係性を損なわずに “働きやすさ” を高めることができるでしょう。今回は、たった5分で実践できる「事務的な親切」を3つ紹介します。
なぜ「事務的な親切」がいいのか
合わない人とのコミュニケーション努力は、知らず知らずのうちに、双方の気疲れや緊張を積み重ねていきます。少しでも「無理をしている自分」を感じるなら、一度視点を切り替えて「事務的な親切」を検討してみてください。
仕事上必要な配慮を淡々と行なう姿勢です。感情的に深く関わらなくても、業務を進めるうえで十分に有用だと考えられます。
この「事務的な親切」という考え方は、心理学や組織論の視点からも、非常に理にかなった戦略だと言えます。
社会学者アーリー・ホックシールド氏は、本心とは異なる感情を表に出すことが求められる労働を「感情労働」として提唱しました。これが慢性的に続くと、消耗や燃え尽きにつながってしまうそうです（株式会社スペースデータ代表取締役社長 佐藤航陽氏の解説）。*1
したがって、感情表現の必要がない「事務的な親切」に徹することは、エネルギー消費を無駄遣いせず、本来の業務に充てるための「心の省エネモード」として機能するのです。
また、「事務的な親切」は、健全な関係性を築くための「心の境界線（バウンダリー）」を引く行為でもあります。これは、どこまで相手と関わるか、どこまで自分を守るかを、自分で決めるための心理的な境界線のことです（精神科医・産業医の藤野智哉氏の解説）。*2
自分をすり減らしてまで「よい人」になる必要はありません。プロフェッショナルとして「丁寧な仕事人」であり続けることを第一に、無理のないコミュニケーションを実践する。それが、自分を守りながら、職場環境を円滑にするコツです。
カギは「相手の認知負荷を軽くする」こと
では具体的に、「事務的な親切」には、どんな行動があるのでしょうか？
――ここで鍵となるのが「認知負荷の軽減」です。
脳科学者の中野信子氏は、決断の必要性などで自分の脳が疲れてくると、人は苛立ちを感じるようになると述べます。この対極にあるのが「わかりやすさ＝認知負荷が軽い」状態です。*3
つまり、「事務的な親切」でフォーカスすべきは、いかに相手の認知負荷を軽くできるか。かつ自分にも負荷がかからないよう、短時間で行なえることが大前提です。
ここからは、5分程度で実践可能な「事務的な親切」の具体例を3つ紹介しましょう。
事務的な親切1：最初に「完了イメージ」を伝える
作業を分担するときなど、ちょっとした依頼が必要な場合、ざっくりとした内容だけを相手に手渡していませんか？ それだとゴールも全体像もつかめず、相手の脳に負担をかけてしまいます。
そこでおすすめなのが、最初に「完了イメージ」を伝えること。相手が方向性を模索する手間を省き、スムーズに仕事を進めることにもつながります。以下に例を示しましょう。
【状況】同じチームの同僚に、議事録のフォーマット作成を頼む場合
【NG】「私たちは〇〇を進めるので、Aさんは次の会議用に、議事録のフォーマットをつくっておいてもらえますか？ 一番簡単な方法で大丈夫です」
【OK】「私たちは〇〇を進めるので、Aさんは次の会議用に、議事録のフォーマットをつくっておいてもらえますか？ 先月の◯◯会議の議事録（共有フォルダのこれ）と同じ形式で、見出しだけ今回の議題に差し替えたもので大丈夫かもしれません」
事務的な親切2：返信用の「雛形」をつける
メールやチャットに返信するとき、内容を考えることが負担になった経験はありませんか？ あれこれ考えずに、サッと返信できる形式だとありがたいですよね。
受ける立場で考えると、メールに「返信用の雛形」をつけることが有用だとわかります。あらかじめ回答の形式を用意しておくことで、相手の考える負担を減らすことができます。選択肢を減らすことも、認知負荷を減らすことに直結するのです。
【状況】同僚に、来週のミーティング日程を相談する場合
【NG】「来週ミーティングしたいので、ご都合のよい日時を教えてください」
【OK】「来週のミーティング日時を決めたいので、下記にご回答いただけると助かります」
①下記の候補から、ご都合を◯×で教えてください。
・5/12(火) 14:00〜（ ）
・5/13(水) 10:00〜（ ）
・5/14(木) 15:00〜（ ）
②上記以外の日時をご希望の場合は、候補をお知らせください（まだわからない場合は「未定」で結構です）。
（ ）
事務的な親切3：専門用語に「簡単な注釈」をつける
情報の共有に、業界用語や略語をそのまま使っていませんか？
自分にとっては当たり前でも、相手との前提知識が異なる場合があります。専門用語に簡単な注釈をつける、先に意味を述べて略語はカッコ内に記すなどのひと手間で、読み手の認知負荷をグッと下げられます。また、認識のズレを防ぐことにもつながるでしょう。
【状況】会社の決定事項をチームに共有する場合
【NG】「来期よりOKRの基盤をMRRに切り替え、持続的な成長を目指す」
【OK】「来期より目標管理（OKR）の基盤を、月次の継続収益（MRR）に切り替え、持続的な成長を目指す」
※OKR：会社と個人の目標を連動させる仕組み
※MRR：サブスクで毎月安定的に得られる売上
相手の認知負荷を軽減すると何が起こるか？
「事務的な親切」として相手の認知負荷を下げる努力をすること――つまり、今回ご紹介した内容の実践により、結果として「自分の時間とメンタル」が守られるはずです。具体的には、以下のとおりです。
- 手戻りの激減：ゴールを共有するため、ズレた成果物への修正依頼がなくなる
- 即レス率の向上：相手が「考える」手間を省けるため、後回しにされず案件が早く片づく
- 感情的摩擦の解消：意味不明さによる相手のイライラを防ぎ、心理的なバリアを下げてスムーズな協力体制を築ける
- 判断コストの削減：「何をすれば正解か」「どう解釈すべきか」という指針を示すことで、相手の迷いをなくし、スムーズな合意と安心感のある関係を築ける
また、相手は「ここまで準備してくれたんだから、自分も丁寧に返そう」という心理が働き、相手からの情報の質も自然と上がる可能性があります（返報性の原理：お返ししたくなる心理）。*4
たった5分のひと手間。自分の心も削られない――。想像以上に効果を発揮するはずです。ぜひ今日から始めてみてください。
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「事務的な親切」は、感情に頼らず業務を軸にした実用的な配慮です。5分以内の小さな工夫を積み重ねることで、無理に距離を縮めなくても信頼関係は構築できます。結果として、ストレスを抑えながら働きやすい環境を、自らつくることが可能になります。
よくある質問
Q. 「事務的な親切」は冷たい印象を与えませんか？
A. 「事務的な親切」は感情を排除することではなく、業務を円滑にする目的で淡々と配慮することを指します。むしろ、相手の認知負荷を減らす丁寧な対応は「仕事ができる人」という印象につながりやすく、無理な感情労働をせずに信頼関係を築けます。
Q. 「認知負荷を減らす」とは具体的にどういうことですか？
A. 相手が「考える手間」「迷う時間」「調べる労力」を負わずに済む状態をつくることです。たとえば、完了イメージを先に伝える、選択肢を絞った返信用の雛形をつける、専門用語に注釈を添えるなど。短時間で実践でき、相手の脳の負担を確実に軽くできます。
Q. 合わない人とは、どのくらいの距離感がベストでしょうか？
A. 無理に親しくなろうとせず、業務を進めるうえで必要な配慮を淡々と行なう距離感が理想です。これは「バウンダリー（心の境界線）」を引く行為でもあり、自分を守りながら職場環境を円滑にするための、健全なプロフェッショナルとしての姿勢といえます。
Q. 「事務的な親切」を実践すると、どんな効果がありますか？
A. 主な効果は4つあります。①ゴールを共有することで手戻りが減る、②相手が考える手間を省くため即レス率が上がる、③意味不明さによるイライラを防ぎ感情的摩擦が減る、④判断基準を示すことで相手の迷いをなくし合意がスムーズになる。結果として、自分の時間とメンタルが守られます。
*1: ダイヤモンド・オンライン｜管理職の仕事の9割は「感情労働」である。じゃあ、どうする？
*2: 『日本の人事部』｜藤野智哉さん：ノーと言えない人の心を守る「心の境界線（バウンダリー）」とは
*3: 新R25 Media｜脳科学者・中野信子が教える「提案がうまくいくコミュニケーション 3つのポイント」
*4: ダイコミュ用語集（Direct Communication）｜返報性の原理,法則の意味を公認心理師が解説
柴田香織
大学では心理学を専攻。常に独学で新しいことの学習にチャレンジしており、現在はIllustratorや中国語を勉強中。効率的な勉強法やノート術を日々実践しており、実際に高校3年分の日本史・世界史・地理の学び直しを1年間で完了した。自分で試して検証する実践報告記事が得意。
