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今の時代、SNSが充実し、チャット形式で気軽に会話ができるようになりました。しかし、SNSでのやりとりに慣れすぎて、正しいメールの書き方を忘れてはいませんか?

メールはSNSに比べ、仕事上の関係者やそれほど親しくない人に送る場合が多いですよね。特に学生や若手社会人で、ビジネスメールに慣れていない場合、SNSの雰囲気そのままにメールを書いてしまったら、非常識な人だと思われ恥ずかしい思いをしてしまいます。悪くすると、その後の関係に悪影響を及ぼしかねません。

今回は、今だからこそ見直したい、正しいビジネスメールの書き方をお届けします。ビジネスメールをすっかり使いこなしている社会人の方にも、これから社会に出ていく学生の方にも、ぜひチェックしていただきたい内容です。

非常識で残念なメールとは

では、受け取った人に残念だなと思われてしまうメールとは、どのようなものなのでしょうか。

まず、事務的すぎるメールが挙げられます。確かにメールの中では、簡潔に情報や要旨を伝えることは大事なことです。しかし、あまりに事務的で、相手をねぎらう言葉や感謝の言葉もないと、見下すような文面と捉えられてしまい、失礼なメールだと思われれかねません。

次に挙げられるのが、まるでSNSのような極めて短い文章で、あまりにも速い返信メールです。返信が速いと仕事が速い印象にもなりますが、それはあくまでも、要領を得た返信を失礼なくかつスピーディーに送ることができた場合に限られます。いくら返信が速くても、相手からの質問にピンポイントで答えていなかったり、あまりにも短い文面であったりすると、相手の意図をきちんと理解していることを示すことができず、相手に不安感を抱かせてしまうのです。

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基本的なメールの書き方の流れ

では、必ず押さえておきたい基本的なメールの書き方について、流れに沿って説明していきます。

まず件名(メールのタイトル)は、見ただけでメールの内容が分かるような文言にしましょう。「こんにちは」など、案件がわからないものはNGです。スパムメールではないかと相手を心配させてしまう恐れもあります。シンプルかつ具体的な表現にすることを心がけましょう。例えば、「~会議について」よりも「欠席の連絡:~会議(氏名)」とした方がより相手に伝わります。

件名を書き終えたら、次は本文に移ります。まず1行目に宛名を書きます。宛名は、社名→部署名→名前→様の順に書きましょう。次に、「お世話になっております」などの挨拶を続けます。そして、本題となるメールの中心の内容を書いたら、挨拶の言葉(「よろしくお願いいたします」など)で締めくくり、最後に自分の所属と名前、連絡先などを記した署名を入れましょう。

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基本にプラス。感じの良いメールを書くためのポイント

相手に何かを依頼されたが断らなければならない場合は、代替案を提示し、相手の依頼に前向きであることを示すと感じが良いメールになります。ただ「その納期ではできかねます。申し訳ありません」と断るよりも、「その納期では、別件があり対応が難しいのですが、◯月◯日まででしたらお受けすることが可能です」と書いた方が好印象を与えられるでしょう。代替案がない場合でも、「今回はお役に立てず申し訳ありませんでした」などのように、次回も依頼してほしいという好意を伝えることが大切です。

また、相手からの依頼に対しすぐには対応が決められない場合、メールを確認したということだけでも先に伝えておくと親切です。例えば「ご連絡ありがとうございました。この件については検討して◯月◯日までに返答させていただきます」というように、いつまでにその件についての返答をするのか、ということも付け加えておくと、相手を安心させることができます。

さらに、相手との距離を縮めたい時は、その人に対する感謝の気持ちや心遣いを伝えることが効果的です。「お世話になっております」と定型の挨拶を使うのではなく、「先日はご丁寧に対応してくださりありがとうございました」や、「風邪が流行っているようですので、くれぐれもお気をつけください」などと、相手に応じて挨拶を変えるとよいでしょう。相手のことを思いながらメールを書いている、と伝えることができます。

そして、自分から何かをお願いしなければならないときは、相手への労いの気持ちを忘れないようにしましょう。「お手数をお掛けして申し訳ありません」や「お忙しいところ大変恐縮ですが」などです。

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いかがでしょうか。
メールで好印象を与えることができれば、対面での関係性にもきっと良い影響があります。逆に、メールの書き方を知らないばかりにビジネスチャンスを逃してしまったり、相性の良いはずの相手との関係を悪化させてしまったりする危険性もあるのです。SNSが普及した今だからこそ、正しいメールの書き方を今一度チェックしてみてください。

(参考)
All About ビジネス・学習|好印象を与えるビジネスメールの書き方
書き方ができる人コム|ビジネスメールの書き方基本ルール
OKWAVE Guide|感じの良いビジネスメールの書き方
@DIME |【あるあるビジネス処方箋】メールのレスポンスが異常に速い人に見られる残念な傾向


京都大学経済学部所属。栃木県立宇都宮女子高校卒業。せっかく北関東から京都の大学に進学したので、4年間で京都観光を極めたい。