「部下との情報共有がうまくできていない」
「上司とうまくコミュニケーションをとることができない」

このような悩みを抱えているビジネスパーソンは少なくないと思います。

上司は部下にもっと報告してほしいと思っていて、部下も上司に話を聞いてもらいたいと思っているわけです。互いがもっとコミュニケーションを取れば、上のような悩みは生じないはずなのに、実際にはどうしてこうした状況になってしまうのでしょう。

実は、立場の違いによるコミュニケーションギャップは、情報共有の基本である「ホウレンソウ(報連相)」の考え方を少し変えることで埋めることができるのです。今回は、ホウレンソウをうまく使って情報共有を円滑にする方法を紹介します。

ホウレンソウの重要性

「ホウレンソウ」と言えば、報告・連絡・相談の略。社会に出る人ならだれでも、情報共有の基本として最初に教えられることではないでしょうか。

ホウレンソウとは、山種証券(現:SMBCフレンド証券)の当時の社長であった山崎富治氏が、1982年に社内キャンペーンとして広めたことで有名となったものです。

山崎氏は、風通しの良い会社をつくる手段として、ホウレンソウを勧めていました。今や、部下から上司へのビジネスマナーとして欠かすことのできないホウレンソウ。「ホウレンソウができなければ社会人として一人前とは言えない」と言われることも多くありますが、当初の意味は、決してそうした抑圧的なものではありませんでした。ホウレンソウとは本来、「会社の風土をよくするために、立場関係なく皆が守るべきルール」なのです。

こうした成り立ちをもつホウレンソウには、仕事を締めくくって他の人にそれを知らせる、次の仕事・次の担当者につなげる、業務の流れをスムーズにする、他者からのアドバイスを受けることで仕事の能力を向上させる、チームワークを高める、などといったさまざまな役割があります。ホウレンソウは、単に部下から上司への報告・連絡・相談にとどまるものではなく、「組織の血液」「仕事の動脈」などと例えられるほど、組織において重要なものと言えます。

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ホウレンソウは誤解されている

「ホウレンソウがうまく回らない」と愚痴をこぼすビジネスパーソンの方は多いことと思いますが、愚痴をいう前に、どうしてホウレンソウがうまくいかないのかを考えなければなりません。

大きな理由のひとつとして挙げられるのは、「ホウレンソウは部下が上司にするものだ」という誤った思い込みです。

ホウレンソウは「新入社員のマナーである」とか「しっかり相談することで上司からの信頼獲得につながる」と言われることが多いもの。そのため、ホウレンソウは部下から上司にするべきだという暗黙の了解のようなものがあるとさえ言えます。

もちろん、部下から上司へのホウレンソウは大切なものですが、上司がこのように強く思い込み過ぎていると問題が生じることがあります。その思い込みが、部下への見えない圧力になりかねないということです。見えない圧力を感じた部下は、「こんな風に報告したら怒られるだろうか」と心配になったり、「自分にとっては本気の悩みでもこの程度で相談していいのだろうか」と感じたりして、必要以上に萎縮してしまう可能性があります。

もし、「部下からホウレンソウがあがってこない」と悩んでいる上司の方がいたら、「言いづらい」「相談すれば怒られる」という雰囲気を自分が醸し出してしまっていないか、振り返ってみてください。

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ホウレンソウの改善法

ホウレンソウをうまく回すためには、部下と上司がコミュニケーションを取りやすい環境が整っていることが大切です。

上司の立場からであれば、積極的に部下に声をかけましょう。簡単にできますよね。ホウレンソウは部下がすることと決めつけるのではなく、上司のほうからも部下に掛け合うことで、誰もが言いたいことを言える雰囲気を作ることができます。

また、仕事以外の話をすることも組織内でのコミュニケーションを円滑にします。家族の話や趣味の話といった話を普段からしておくと、いざという時にホウレンソウをしやすい関係を築くことができるでしょう。

部下の立場としても、いざとなった時にホウレンソウをしづらい雰囲気になってしまわないように、普段からのコミュニケーションを心がけましょう。特に新人や若手のビジネスパーソンにとって、年の離れた上司は少し怖いかもしれませんが、上司だってホウレンソウをして欲しがっているのです。このことを意識して、踏みとどまらないようにしましょう。

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もしあなたが上司ならば、「部下が報告してこないこと」という事実だけに目を向けていてはダメです。その行動の裏側にある、「なぜ報告できないのか」を考え、どうすれば報告しやすい環境を作れるかに徹しましょう。

そしてあなたが部下であれば、「報告しにくいな」と感じる場合でも、勇気をもってホウレンソウしてみてください。

こうした互いの心がけがあるだけで、上司と部下の距離は、いま一歩近づいたものになるでしょう。

(参考)
ITmediaエンタープライズ|「ホウレンソウ」がうまく回らない理由
All About|報告・連絡・相談(ホウレンソウ)の基本
新入社員の為のビジネスマナー講座|報・連・相の重要性
ダイヤモンド社書籍オンライン|部下とのコミュニケーション密度を高める3つの仕掛け
山崎富治著(1989),『ほうれんそうが会社を強くする―報告・連絡・相談の経営学』,ごま書房.
Wikipedia|報・連・相