景気が上昇の兆しを見せているとはいえ、まだまだ人手不足で毎日激務に追われる方も多いでしょう。我々人間にとって、時間は有限で最も大切なものと言っても過言ではありません。そしてビジネスマンとして多くの案件を抱えている中で、全てをトラブルなくスムーズに成功に導くためには、たくさんの事象を同時平行で考え、実行に移す能力が不可欠です。今回はマルチタスクで仕事を同時並行して進めることの効用についてご紹介したいと思います。
1. 物事の因数分解がうまくなる
どんな物事も、分解していくと小さい要素が集まった集合体になっています。仕事をすると言うことは、その小さな要素のどれかを動かして、より良い方向に導くという作業となります。仕事は時間との戦いなので、最小の作業で最大の効果を生み出せれば、それは「効率的に仕事をできた」ということになりますね。
ここで重要なのは、その小さな単位の捉え方です。動かす単位が小さ過ぎるとそれによる作用も小さくなりすぎる、つまり効果が出ない可能性があります。逆に大きすぎると他の部分にも影響が及んだりするので、最適な大きさの単位を見極め実行することはひとつの能力です。 例えばある指示を出す時に誰に出すのか、またどのように出すのかといった部分がこれに当たります。全員に細かい指示を出していては、送信するメール数も増えていきます。効率的に進めるためには、自分の負担は少なく的確に指示を出せるよう、最小単位への因数分解を常に意識して作業しましょう。
2. 優先順位のつけ方がうまくなる
やらなければいけないことを適切な大きさに細分化することを学んだら、それらを平行して進めなければ（＝マルチタスク）なりません。この際に重要なのは、「何を、どんな順序で進めていくか」の選択です。順序を決める際には、各案件の締め切りや重要度から選択していきましょう。 この際に縦軸横軸に重要度と緊急度を置いたマトリックスが参考になります。これにそれぞれの作業を当てはめ、どれから手をつけるべきかを吟味してから取り組みましょう。
3. 全体を俯瞰する視点が身につく
仕事の優先順位をつけることを常に意識していると、企業としての動きも同じ視点で見ることができます。既存顧客のケアと新規顧客の開拓のバランスであったり、採用方針など、様々な局面で経営陣はこれを優先しているのかという判断基準が見えてきます。 しかし「部署や会社の方針はこうなんだ」という理解にとどまらず、もし自分であればどうするのかをも意識することで、企業全体を見る視点と施策を考え出す能力が身につくようになります。
プライベートにも役立つマルチタスク思考
このようにマルチタスクで仕事をすることで、同時進行している様々な事象をいろんな視点で見る視野が見につきます。もちろん失敗はあると思いますが、それぞれの仕事をひとつの練習だと思って実践していくと思考法として身につきます。 これは仕事に関してのみならず、自分のキャリアプランやプライベートの時間の使い方など、あらゆる局面で役立つ能力です。特にいわゆる完璧主義の方は、どうしても1つのことに時間と労力を傾けてしまいがちですが、一つのことだけに集中していれば良い、という環境はなかなか生まれません。そう考えるとやはり、マルチタスクを身につけることこそが、これからの時代を生き抜くコツとなるのです。 自分の仕事ぶりを一度振り返ってみてはいかがでしょうか。
《参考文献》 10の仕事を1の力でミスなく回すトリアージ仕事術 | 裴 英洙 | ダイヤモンド社 ほんとうの豊かさを手に入れる人生と仕事の段取り術 | 小室淑恵 | PHP研究所
京都大学工学部に入学、3回生で総合人間学部に転学部。学部卒業後、京都大学経営管理大学院に進学しMBA取得。新卒でFMラジオ局に入社、広告営業と音楽番組・イベントプロデューサーを歴任。週2回はフットサルorサッカーをプレイ。
