いつも仕事に取り掛かるのが締切間際になってしまい、思うような成果がでなくて困ってはいませんか。
今回は、締切までにきちんと仕事を仕上げるためのテクニック、「MY締切」についてご紹介します。これは、仕事術のエキスパートとして日経WOMANで連載を持つビジネスインストラクターの鈴木真理子氏や、『いつも忙しい 時間貧乏をやめる7つの方法』著者で、資産運用の専門家・経営者として多忙な日々を送る内藤忍氏が提唱しているものです。
では、「MY締切」を活用した進捗管理のしかたについて、詳しく見ていきましょう。
「MY締切」とは？
「MY締切」とは、相手から指定された締切より前に設ける「自分の意識的な締切」です。
相手から指定された締切は、仕事を完成させなければならない最終デッドライン。それより前に「MY締切」を作っておき、その「MY締切」までに仕事を仕上げることができれば、本来の期日までに余裕をもつことができます。その結果、自分の納得のいく・質の高いものが出来上がるだけでなく、締切を設定した依頼人に喜んでもらったり、満足してもらったりすることができるのです。
「MY締切」の効果はこれだけではありません。質の高い仕事ができるということは、自分の仕事に対する自信につながります。また、「MY締切」はその名の通り自分の意志で決めた締切。他の人から与えられた締切を守ろうとするときに比べて「仕事に追われている感覚」や「焦っている感じ」が和らぎます。自分で決めた締切を目標に計画的に仕事を進めることができるので、精神衛生的にもプラスになりますよ。
しかし、「そんな事前の締切を作っても、毎日いろいろな仕事で忙しいし、『まだ時間があるから』と結局後回しにしてしまいそう」と感じる人もいるのではないでしょうか。その心配はごもっともで、「MY締切」によって仕事を完成させるにはコツが必要なのです。続いて、「MY締切」というテクニックをうまく活用するためのポイントを確認しましょう。
「MY締切」を有効活用する2ステップ
1：仕事の完成までに必要な作業を書き出す
「ひとつの資料を○日までに仕上げる」という仕事があるとしたら、資料を仕上げるまでに必要な工程をすべて書き出しましょう。「その資料を作るための情報を集めなければいけない」「資料の構成を考える」「資料を書き上げる」「出来上がった資料を見直す」「資料の出来を上司に確認する」等、様々な工程があるはずです。
「MY締切」を設定するには、その仕事を完成させるのにどれぐらいの時間がかかりそうなのか、事前に把握する必要があります。各工程に必要な時間を計算するために、やるべきことを具体的に見える化しておきましょう。
2：スケジュール帳を見ながら「作業時間」と「MY締切」を決める
「MY締切」を決めるとき、「とりあえず、本来の締切の5日前に終われば安心だろう」となんとなく決めてしまってはいけません。なぜなら、なんとなくで決めたスケジュールには根拠がなく、「5日間の猶予があるから大丈夫」と妙に楽観視してしまい、結局「MY締切」を守れずに終わってしまう可能性が高いからです。
自分のスケジュール帳を見ながら、先ほど書き出した各工程の作業がいつできるのかを考え、今後のスケジュールの中に作業時間を組み込んでいきましょう。例えば上の例でいえば、「情報を集める」のに3時間、「資料の構成を考える」のに1時間、「資料を書き上げる」のに5時間……といった具合に、なるべく細かく時間を想定します。そのうえで、ルーティンワークやすでに決まっている仕事以外の空き時間から、どこの時間に組み込むかを考え、スケジュール帳に書きこんでしまうのです。
もちろん、急に予期せぬ仕事が降ってきたり、体調を崩してしまうなど不測の事態に備えて、予備日を含めておくことも大切なこと。具体的な作業時間や予備日までをも考慮したうえで、「MY締切」をいつにするのかを決定すると、計画を上手に回すことができますよ。
もし、「MY締切を自分だけの問題にしてしまうと怠けてしまいそう……」と不安に感じたら、同僚にMY締切を宣言したり、上司に最終確認のお願いをする日を伝えておいたりするなどして、「MY締切」に他人も巻き込むと良いでしょう。
＊＊＊ 上記のように作業時間を細切れに設定してスケジュールに書きこむことは、「MY締切」をさらに細分化して小さな締切をたくさん設けているようなもの。皆さんは、締切間際ってなんだかいつもより集中できる、と感じたことはありませんか？ 「MY締切」では、そんな締切の効用も狙うことができますよ。
「MY締切」を決めて、細かく計画を立てて仕事をすれば、いつも仕事に追われてばかりいる状態から脱却し、質の高い仕事ができるようになりますよ。ぜひ、一度試してみて下さい。
（参考） PRESIDENT Online｜"締め切り直前"に脅威の集中力が出るワケ Nikkei WOMAN Online｜前倒しで仕事が進み、時間の余裕ができる手帳の書き方 締切日の工夫でいつも余裕のある人に ムダを省く手帳術 PRESIDENT Online｜なぜ、いつも締め切り前に大慌てするのか －「先送り症候群」6タイプ別病状と処方箋【6】リスクテイカータイプ マイナビウーマン｜締め切りはあった方がいい!?「締め切りを決めてしまえばパワーが発揮できる」法則 Nikkei WOMAN Online｜絶対に締め切りに遅れない習慣
