仕事の生産性が低すぎる人の特徴5つ。「とりあえずメールチェック」は要注意。

決められた時間内にがりがりと仕事ができる同僚や先輩たちと、そうではない自分との違いは、いったい何なのだろう? それを理解し、改善していけば生産性の高いビジネスパーソンになれるかもしれない。常につきまとう劣等感も消え去るはず……!

自分の改善すべき点に目を向ける準備ができた方々のために、専門家のアドバイスや、過去の偉人と他国から学べること、研究などから「生産性の低い人の特徴」をまとめました。テーマが耳に痛い筆者とともに、がっつり向き合いましょう!

生産性の低い人の特徴1 睡眠に対する意識が低い

PCやスマートフォン、テレビ、ゲーム、あるいはDVDや漫画などを前に、ついつい夜更かししてしまう人は多いのではないでしょうか。「ちょっとくらいなら……」という意識だと罪悪感も薄いはず。しかし、それも毎度となれば生産性を下げる行為以外の何者でもありません

デュークNUSシンガポール校の研究者らは、55歳以上の中国人参加者66人を対象に睡眠の長さと質について尋ね、血液や認知力の検査、MRIによる脳の容積測定を2年ごとに行いました。

すると、睡眠時間が少ない人ほど脳室の拡大が早く(つまり、脳の萎縮が早い)、認知能力にも低下がみられたそうです。年齢、性別、学歴やBMI(肥満度を示す体格指数)を考慮しても、その影響は有意なままだったのだとか。この研究を率いたジューン・ロー博士は、「睡眠時間は脳老化のマーカーとして使える」と話しているそう。

シリコンバレーの起業家でエンジェル投資家のケヴィン・ハーツ氏も、成功の条件として真っ先に「睡眠」を挙げています。睡眠に対する意識は、仕事の生産性に大きな影響を及ぼすということです。

生産性の低い人の特徴2 最初にメールチェック

朝目覚めたら真っ先にスマートフォンに手を伸ばしメールチェック、出社して席についたらメールチェック、ランチのあと、席に着いたらとりあえずメールチェック……。いたって自然な行動に見えますが、実はこれも生産性を下げる要因なのだとか。

マーク・マーフィ氏が創業したコンサルティング企業「リーダーシップIQ」は、時間管理スキルに関するインターネット調査を実施したそう。7,000人以上が回答したというこの調査では、朝起きたら「1日の計画を立てる」と答えた人に比べ、朝起きたらまずは「メールをチェックする」と答えた人のほうが、勤務時間の半分を無駄にしている確率が82%高いと分かったそうです。

また、朝「1日の計画を立てる」人は、朝「メールチェックする」人よりも、“今日はうまくいった”と感じて退社する確率が45%高かったそう。

メールをチェックすれば、「ちょっと返信しておこう」「返信する前に調べよう・確認しよう」「それほど時間はかからないので、メールで頼まれたことをパッとやっちゃおう」が発生する可能性は大。1日の計画は「自分の目標に取り組む行為」だが、メールやチャットへの返信は「他者の予定や目標に応える時間」になると、マーク・マーフィー氏は説いています。

生産性の低い人の特徴3 働く時間が長い

シリコンバレーでコンサルタントとして働くアレックス・スジョン-キム・パン氏は、「数十年の調査で、働いている時間と生産性の相関関係は非常に少ないことが分かった」と伝えています。

また、ゼルバナ創立者のマット・プラマー氏らによると、ある大手コンサルティング会社が行った調査では、上司が週80時間働く部下と、週50~60時間働く部下との間において、成果の違いを見分けられなかったそう。それどころか、労働時間が長くなるほど認知パフォーマンスが下がるため、仕事の質が悪くなるといいます。

そのためか、偉業を成し遂げた先人たちの働く時間はとても短かったようです。進化論を提唱したチャールズ・ダーウィン氏に、小説家のチャールズ・ディケンズ氏、数学者のゴッドフレイ・ハロルド・ハーディ氏や、ノーベル賞受賞作家のトーマス・マン氏も、1日4~5時間ほどしか働いていなかったのだとか。その代わり、散歩や昼寝、テニスにアフタヌーンティー、家族や友人との食事など、「自分の心身にとって有意義な時間」をしっかり設けていたそうです。

それに、2013年の調査では、日本より労働時間が短いドイツ国民1人あたりのGDPは4万3,667ドルで、日本の3万6,294ドルを20%上回っていたといいます。これは、短時間で集中することが生産性を高め、長時間の労働がパフォーマンスを低下させている証拠にほかなりません。

生産性の低い人の特徴4 マルチタスクである

「やることが多すぎて、同時に行わなければ終わらない」と、複数の仕事をいっぺんに片付けようとするのは大間違い。会議に出席しながら取引先へのメール返信を書いたり、書類をチェックしたり、調べものをしたりする行為は、一見すると効率的でも実際には違うそう。注意を向けるタスクが多ければ多いほど、生産性はどんどん下がっていくのだとか。

ハーバード大学の研究によると、能率の高い社員たちは、“注意を向けるタスク”を切り替える回数が少なく、逆にあたふたと仕事をしている能率の低い社員たちは、1日に500回も“注意を向けるタスク”を変えるのだとか。

考えてみれば、注意の矛先が変わるたびに頭をリセットして、物事の関連情報を記憶から引っ張り出すのですから、生産性が下がるのは当然かもしれません。

デボラ・ザック氏が著した『SINGLE TASK 一点集中術――「シングルタスクの原則」ですべての成果が最大になる』には、マルチタスクをやめて、ひとつの作業に集中するシングルタスクにした瞬間、生産性が10倍になると説かれています。ハーバード、スタンフォード、MITなどの膨大な研究成果を背景にした、もっとも合理的に生産性を高める方法が「一点集中」なのだそう。

英ロンドン大学が、イギリスの企業で働く1,100人のビジネスパーソンを対象に、マルチタスクが与える影響を調査したところ、PCやスマートフォンなどの電子機器を使ったマルチタスクをすると、マリファナを吸うときや一晩中寝ないときと同じように、一時的にIQが下がることが明らかになったといいます。

理論上は効率的なマルチタスクは、実のところ脳の働きを低下させ、生産性を下げるというわけです。

生産性の低い人の特徴5 目的とゴールが明確になっていない

たとえば旅雑誌の企画があり、「温泉宿をピックアップして一覧にしてほしい」と上司にいわれたら、「片っ端から温泉宿をピックアップしよう!」と必死に作業する人よりも、「どんなターゲットの、どんな企画で、何のために、どのくらい必要としている情報なのか」と目的とゴールを明確にしている人のほうが、効率よく的確に業務を遂行できるはず。

アーキテクチャを軸とした独自のコンサルティングサービスを行う株式会社アークウェイの森屋英治社長は、一般的なビジネスパーソンの仕事の中には、ムダなことが5割くらいあるといいます。しかし、ゴールがはっきりすれば、その到達に必要なこと以外は、すべてムダだと分かるのだとか。

与えられた課題、上司からの指示、取引先から頼まれたことの目的とゴールを常にハッキリさせる意識を持っていれば、自然とムダな作業に割く時間が減り、生産性が上がっていくはずです。

生産性の低い人の特徴 まとめ

したがって、「生産性の低い人の特徴」は以下のとおり。

1.睡眠に対する意識が低い・睡眠時間が少ない 2.自分の1日の計画を立てる前に、メール・チャットを開き対応 3.働く時間が長い・休まない 4.マルチタスク・あれこれ手をつける 5.目的とゴールを把握していない・ムダが多い

*** 意識を変えれば人生も変わるはず。ひとつひとつ改善していきましょう!

(参考) WIRED.jp|睡眠時間が短い人の脳は老化が早い:研究結果 WIRED.jp|起業家の成功の秘訣は「睡眠、食事、運動」 Forbes JAPAN(フォーブス ジャパン)|「起きたらメール対応」はNG 生産性を倍増させる朝の習慣 DIAMOND ハーバード・ビジネス・レビュー|HBR.ORG翻訳リーダーシップ記事|完璧主義者は自分に嘘をついている ハフポスト - 日本や世界のニュース、有識者と個人をつなぐソーシャルニュース(ハフポスト、ハフポ)|ドイツの労働生産性は、なぜ日本よりも高いのか? リクナビNEXTジャーナル|生産性10倍に?!「シングルタスク」に切り替える方法 Study hacker|マルチタスクでIQが下がる!? 私の生産性を1.5倍にした効率的な「シングルタスク」3つの極意 ITmedia ビジネスオンライン|「今の仕事は5割が無駄」コンサル式働き方改革論

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