「ちょっと仕事に慣れてきたな」と感じたら、次は仕事の効率化を考えてみませんか?

もちろん、最新のデジタルツールを活用する手もありますが、手軽で身近なものでも使い方や選び方により、仕事の効率化に役立つ優れものがあります。それは、普通の手帳やノート、コピー用紙、ペン、パソコンなどのこと。さっそく、ご紹介しましょう!

仕事を効率化する一般的な方法

マイナビが男女500名の会員に行った「仕事の効率化のために行っていること(2014年8月)」のアンケートによると、多かったのは以下の3つ。

・ToDoリストづくり
・優先順位決め
・スケジュール管理

そのほか、

・前日のうちに準備
・イメージトレーニングしておく
・1の最初に帰る時間を決める
・人に任せられることは任せる
・できる人に回す

といったものがあったそうです。キャリアカウンセラーとして活躍する齋藤めぐみさんも、「優先順位を決めることの重要性」を伝えており、また、「予定を入れたから効率が良くなるわけではないが、予定を入れることで『早く帰ろう』という気持ちになるので、結果的に効率よく仕事をこなせる」と述べています。

このように、仕事を効率化する一般的な“行動”はいくつもあります。そんなとき、文房具やツールなど普段使い慣れている“モノ”を活用することで、さらに効率化を図れますよ。

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文房具やツールの紹介

1.いろんな管理は「紙」と「グレーのペン」で

課される仕事を把握し、するべきことを明確にし、優先順位を決めていく。いわゆる「タスク管理、ToDoリストづくり、優先順位決め」のことですが、これらは「紙」と「グレーのペン」を活用するだけでズムーズに管理でき、仕事の効率化に役立ちます。

「紙」は、持ち運びするなら普通の「ノート」か「レポート用紙」、仕事場に置くなら「コピー用紙」でも構いません。方法はとても単純。『タスク処理が快感になる! A4コピー用紙を使った “アナログ式” タスク管理術』でも紹介していますが、具体的には次のとおりです。

・思いつくままタスクをリストアップ
・「その日のアポイントメント」も書き入れる
・思い出したら書けばいいので順不同でOK
・リストの横に優先順位を書く
・優先順位どおりタスクを処理していく
・終わったものは、グレーのペンで消す

「思いついたタスクを紙に書き出し、チェックしながら進めると抜けや漏れがなくなり、ミスの少ない仕事ができるようになる」と語るのは、商品開発コンサルタント・ビジネス書作家の美崎栄一郎氏。そして、同氏がおすすめしているのは、処理したタスクをチェックして消すための「淡い色味のグレーペン」です。筆記具メーカーのゼブラが、「マイルドライナー:¥100(税抜)」という商品名で出しています。

その事項が重要ならば鮮やかな蛍光ペンを使うべきですが、あくまでも処理したタスクを消す用途なので、淡いグレーのペンが適合するのです。「終わったら消す」という行為が、やったという達成感になり、モチベーションUPにつながるでしょう。

2.「消せるスタンプ」など便利ツールで手帳をカスタマイズ

ごく普通の手帳でもカスタマイズすることにより、自分が使いやすいツールに変身します。その際に役立つのが「付箋」や「マスキングテープ(シール)」「インデックス」「消せるスタンプ」など。

「インデックスシール」はページへのアクセスをスムーズにして、「付箋」や「マスキングテープ(シール)」などによるデコレーションは、大事な要件を見落とさないよう強調してくれます。そこに「消せるスタンプ」が加わることにより、ある一定のスケジュールが一目で分かるようになります。

例えば筆記具のパイロットコーポレーションが開発した消せるスタンプ「フリクションスタンプ:¥120(税抜)」には、「出張」「休み」「飲み会」「習い事」ほか、さまざまな種類の文字があります。消すことができるので間違っても心配ありません。スケジュール管理も楽しくなるはずですよ。

3.変身する「ペンケース」で“どこでもオフィス”に

仕事場で使っている筆記用具などを、外出先でもサッと使えるようになるツールがサンスター文具の「デルデ:¥1,200~1,380(税抜)」、KOKUYOの「ウィズプラス:¥1,600」「ネオクリッツ(レギュラーサイズ):¥1,300」です。

実はこれら、変身する「ペンケース」。スライドさせたり、開いたりするだけで、ペン立てやペントレーに早変わりします。普段何気なく手を伸ばす利用頻度の高い筆記用具を、そのまま外出先にも持っていけるので、スキマ時間の活用にも役立ちます。

4.パソコンの付箋機能でウッカリ防止

Windowsに標準搭載されている「付箋」機能は、物忘れ防止に最適です。Macならばメモアプリの 「スティッキーズ」 ですね。文房具の付箋と同じように使えますよ。大きな違いはコピー&ペーストできるので、URLなどもリンクつきで簡単にメモできること。

わざわざ書類を開かなくても、パソコンを立ち上げるとデスクトップに貼りつけていたように登場するので、ハッと思い出させてくれます。タスク管理でもなく、ToDoリストでもないけれど、ちょっとメモしたい、パソコンを開いたらサッとやってしまいたいことなどを書いておくと便利です。

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身のまわりにあるごく普通の文房具やツールの活用法、ユニークにアレンジされた馴染みのある文房具など、仕事の効率化に役立つものは、まだまだたくさんありそうです。どんどん開拓していきましょう。

(参考)
とらばーゆ|仕事の効率がアップするノート術 タスク整理編
ピントル|手帳(ダイアリー)専門ページ|手帳を効率化!おすすめグッズと便利アイテムまとめ
PILOT|フリクションスタンプ
NIKKEI STYLE|MONO TRENDY|ユニーク文具でスマートに仕事 目利きがランキング
DODA|20代の”はたらき”データベース『キャリアコンパス』|仕事の効率が良い人ほど、平日夜に予定を入れている!?「強制的に締め切りを作り出す」ことが効率化のカギ!
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