みなさんは、タスクをこなすために予定表を作ることはありますか？ To Doリストを作ったり、期限や実行する日まであらかじめ決めて書いておいたりする方もいると思います。
「○○のタスクは×日に終わらせる」と書いてしまえば、忘れずにタスクを処理することができるのですが、そのせいで辛酸をなめた方もいるのではないでしょうか。予定を完璧に組めたと思ってもタスクをうまく消化できず、そのまま計画倒れになってしまうこともしばしば。
では、どうすれば予定を上手に組み、タスクをこなすことができるのでしょうか？ 今回は、タスク処理における予定の立て方について紹介します。
自分の時間が何に取られているのかを明らかにしよう
まず始めにすることは、自分の時間が “何に使われているか” を把握することです。マネジメントの権威であり、時間管理の詳しかったP・F・ドラッカーは次のように述べています。
私の観察によれば、成果をあげる者は仕事からスタートしない。
時間からスタートする。計画からもスタートしない。
何に時間がとられているかを明らかにすることからスタートする。
（世界の名言・格言集「名コレ」｜ピーター・ドラッカーのその他の名言・格言）
1日をどのように過ごしているか思い出してみてください。予定が立て込んでいる日もあれば、暇だと感じる日もあるでしょう。これを把握するために、すでに決まっている予定を書き出します。あいまいだった空いている時間がはっきりと見えるようになり、こなせるタスクの量が分かってきます。この時、自分が取りたい休憩や食事などの時間も把握しておくと、1日にこなせるタスクの量がよりはっきりとしてきます。
タスクができたその瞬間に予定を書き込んでしまおう
タスクや予定は、思いついた時や頼まれた時にすぐ予定表に書き込みましょう。
なぜなら、予定表はやるべきことがたくさんある時ほど必要なものだからです。私たちは、予定があまりない時は頭で管理することもできるため、さほど管理しようとは思いません。予定を管理しようと思うのは、予定が多くなり、頭の中だけでは処理しきれなくなる時。特に、タスク管理をするには、「期限」と「終わらせるために必要な時間」の両方を考える必要があり、時間がかかってしまいます。
そのため、予定が決まったら、その度に書き込んでいくことが大切なのです。書き込む時は、予定とタスクを同じ手帳やアプリケーションで管理するのがオススメ。そうすれば、予定を見つつ、その日にできる量のタスクを割り振ることができます。
予備日を作っておく
体調を崩してしまったり、急に予定が舞い込んできたりなど、頑張って予定を考えてもうまくいかない時は出てくるものです。また、期限まで時間がある時は「気分が乗らないからいいや」と後回しにしてしまうこともあります。
そんな時にうまく予定を修正するには「もしうまくいかなかったらいつやるか」ということを計画時に考えておくことです。できなかったタスクを全て処理する日を別に設けてもいいですし、何日かの自由時間を削って調整しても良いですね。メンタリストのDaiGo氏はその理由を次のように説明しています。
「どうすれば自分は挫折しないかな？」「どうすれば諦めないで続けることができるだろうか？」って、挫折しそうになった時に考えるんですよ。これは非常に危険です。（中略）挫折しそうになっている時は気持ちが滅入っているわけですから、そんな時に考えたアイディアは有効な挫折対策になるわけがないんですよ。
（引用元：logmi｜ダイエットや勉強の失敗を回避する逆転の思考法 メンタリストDaiGoの心理テクニック）
確かに、予定通りに動けなかった時に「もういいや、あとは勝手にやろう」ということになったら、たいてい期限ぎりぎりまでやりません。また、作業時間が足りず、アウトプットの質が悪くなってしまう可能性もありますね。そうならないよう、予定を立てる時はよく考えてみてください。
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小学生の頃に「夏休みの計画」として、宿題をやる予定を立てたことはありませんでしたか？ 当時はまだ幼く、予定が崩れることが普通でしたが、今ならきっと最適な予定を立て、実行することができるはずです。ぜひ試してみてください。
（参考）
世界の名言・格言集「名コレ」｜ピーター・ドラッカーのその他の名言・格言
logmi｜ダイエットや勉強の失敗を回避する逆転の思考法 メンタリストDaiGoの心理テクニック
BIZCOLLEGE｜第4回 失敗しやすい「タスク」をうまく管理しよう
BIZCOLLEGE｜第8回 タイムマネジメントを習慣づける3つのコツ
