“デスクが汚すぎる人” は仕事ができない? 効率&印象アップのための「簡単整理術」3つ

3つのデスク整理術01

デキる人・デキない人の差を生むスキルのひとつ――それは「デスクの整理」。デスクの上や引き出しのなかがぐちゃぐちゃだと、後述するデメリットが生じ、仕事がデキない「ダメ社員」に近づいてしまう恐れがあります。

  • デスクが散らかっていて、生産性が悪い気がする……。
  • 捨てるのが苦手で、デスクに物があふれてしまう……。
  • 整理する方法がわからない……。

そんなお悩みを抱えるあなたは、今回ご紹介する3つのデスク整理術を使い、物や資料をすっきり整理しましょう。

 “汚デスク” が招く3つの悲劇

もちろんデスクはきれいなほうがいい。でも、散らかったところで何かマズいの? そんな疑問をおもちの方のために、まずは散らかった “汚デスク” が招く3つのデメリットを解説し、デスク整理の重要性を理解していただきましょう。

デメリット1. 探し物の時間が増える

「あれ、ホッチキスどこに置いたっけ?」「先週の資料、どこにしまったっけ?」……このようなちょっとした探し物をする時間も、塵も積もれば山。

ライター製造で知られるZippo社が2014年に行なったオンライン調査によれば、じつは「日本人は一生のうちなんと52日間もの時間を “探し物” に費やしている」のだそう(参考「アットプレス|日本人は、一生のうち平均で52日間も探しものをする!?」)。たかが探し物とあなどっていると、知らぬ間に膨大な時間を損しているかもしれないのです。

時間管理コンサルタントの石川和男氏は、デスクの上を整理すれば、探し物をする時間を省けるため、仕事の効率アップにつながると指摘しています(石川氏の著書『仕事が速い人は、「これ」しかやらない ラクして速く成果を出す「7つの原則」』より)。

必要なものをすぐに見つけて仕事をはかどらせる意味でも、大事な資料を紛失するなどの事故を防ぐ意味でも、デスクを日頃から整理整頓するのは大切なことなのです。

デメリット2. 集中力が落ちる

ボンド大学ビジネス・スクール助教授のリビー・サンダー氏によれば、散らかった環境は人の認知や感情などにネガティブな影響を与えると、いくつかの研究でわかっているそう。具体的には、集中力を低下させたり、ストレスや不安を高めたりといったことです。

サンダー氏が『Harvard Business Review』でした解説によれば、「人は無秩序な状態が目に入り続けると、それに認知資源(認知を働かせるためのエネルギー)を奪われてしまう」とのこと。

パソコンのウインドウをたくさん開いていると動作が重くなることがありますが、それと同じことが人間の脳にも起こるのです。

デメリット3. 周囲に悪い印象を与える

“汚デスク” を放置していると、それだけで周囲から「ダメそうな人」と思われ、信頼を失ってしまう恐れもあります。

経営コンサルタント・文筆家の千田琢哉氏の著書『超一流は、なぜ、デスクがキレイなのか?』によれば、デスクを片づけるのは「自分のためではなく周囲のため」でもあるそう。

周囲の人に不快感を与えたり、オフィスに出入りする社外の人の心証を損ねたり……。デスクの汚さが周囲に与える印象は、バカにできないのです。

また千田氏は、「同じ実力なら、普段デスクがきれいなほうにチャンスが流れる」とも。 整理整頓をおろそかにしていては、“デスクが整っている社員” に仕事を奪われかねないということです。そうとわかれば、デスクを片づけないわけにはいきませんよね。

いくつものデメリットを回避するために、以下でご紹介する3つのデスク整理術を学び、1つからでも実践しましょう。

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整理術1.「押し出しファイリング」

日に日にたまっていく物と言えば、仕事の「書類」。デスクの上や引き出しのなかが書類であふれているのになかなか整理できず、困っていませんか? 

なぜ書類を片づけられないのかというと、「いらない書類」がどれなのか判断できないからだ――このことを教えてくれているのは、『「超」整理法 情報検索と発想の新システム』の著者で経済学者の野口悠紀雄氏です。

あなたも、「あとで使うかも……」という不安から古い書類を捨てられず、書類をデスクにどんどんためてしまっているのではありませんか?

「いらない書類がわからない」という問題のひとつの解決策として、野口氏は「押し出しファイリング」という方法を提唱しています。これは、すべての書類を1か所にまとめて収納し、収まらなくなった(=押し出された)ぶんを捨てるという、究極にシンプルな書類整理法。具体的なやり方は以下のとおりです。

  1. デスクの上の書類を、ひとまとまりごとに封筒に入れる
  2. 封筒の裏面に日付・内容を書く
  3. 本棚に、左端から順に立てて並べる
  4. 取り出して使った封筒は、左端に戻す(もとの場所には戻さない)
  5. 書類が増えて本棚がいっぱいになったときに、右端からあふれた封筒を捨てる
(参考「プレジデントオンライン|バカほど"いらないものは捨てよう"と言う」)

ポイントは、ステップ4と5。書類を使うたび左端に戻すルールによって、使わない書類が右へ、右へと押し出されていくことになります。そして、いずれ本棚からあふれた書類が、最も使用頻度の低い書類――つまり「不要な書類」であると、自動的に判断できるわけです。

会議書類、手紙、名刺など、あらゆる紙媒体の「要・不要」を判断できる便利なテクニックです。「あとで使う気がするし……」という不安な気持ちから、捨てられない書類がたまりがちな方は、ぜひ仕事に取り入れてみましょう。

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整理術2.「見極めBOX」を置く

「“不要” と判断したけれど、やっぱり捨てる勇気が出ない……」という人におすすめしたいのが、「見極めBOX」を設置するという方法です。

この方法を提唱するのは、有名文具メーカー株式会社キングジムで業務効率向上などに関するコンサルティングを提供する、キングジム ファイリング研究室。

「見極めBOX」とは、捨てるべきかどうか “微妙” な物をとりあえず入れておく箱のことで、具体的な使い方は以下のとおりです。

  1. 物をドサッと入れられる段ボール箱(=見極めBOX)を用意する
  2. ある物を捨てるべきか迷ったとき、とりあえず見極めBOXに入れる
  3. 必要になった物は見極めBOXから取り出し、使用後は見極めBOXではなく正規の収納場所に戻す
  4. 見極め期間が過ぎたら、見極めBOXの中身をすべて捨てる(※見極め期間は1週間、1か月など、自由に決めてOK)
(参考「プレジデントオンライン|デキる人が"中央の引き出し"を空ける理由」)

同研究室によれば、この見極めBOXを使い続ければ、不要な物を選別する力がしだいに磨かれていくとのこと。

たしかにこの方法なら猶予期間があるため、「本当に捨てて大丈夫かな?」と迷ってしまっても、最終的には未練なく物を捨てられますね。前項で紹介したのは書類の整理法でしたが、こちらの方法は書類に限らず、デスクの引き出し内を占拠しがちな古いペンや文房具類などにも適していそうです。

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整理術3.「ツール管理シート」で物の住所を決める

ここまでお伝えしてきた「捨てる方法」にのっとって不要な物を処分したあとには、必要な物が残りますね。では最後に、それらの物を「整頓する方法」をご案内しましょう。

著書に『コクヨ式 机まわりの「整え方」』をもつ、コクヨ株式会社の齋藤敦子氏は、仕事がはかどるようにデスクの上や引き出しのなかを整える方法のひとつとして、「ツール管理シート」の活用をすすめています。(参考「NIKKEI STYLE|コクヨ式整理術 理想の机は「すし屋のカウンター」」)

ツール管理シートとは、引き出しのなかなどに敷いて使うシート状のアイテム。碁盤の目状に切れ目が入っており、文具の大きさに合わせてカットすることで、文具などの「定位置」をつくることができます。ハサミやホッチキスなど文具の形に沿ってシートをカットし、その位置に文具を “スポッ” とはめるようにして片づけるわけです。

齋藤氏によれば、このツール管理シートを使うと、「使った物を必ず定位置に戻す習慣がつく」とのこと。おのずと、必要な物を瞬時に探し出せるようになるようにもなるでしょう。

普段使うペンといった文具以外の「頻繁に使う物」に絞り、「デスクの1段目の引き出し」のなかに、ツール管理シートで定位置をつくるのがおすすめだそうですよ。ちなみに、ツール管理シートとはこちらのようなものです。

便利ツールも上手に使って、物は一定の場所に出し入れすることを習慣づけてくださいね。

***
3つの整理術を駆使し、周囲から一目置かれる「デキる人」のデスクづくりを目指しましょう。

(参考)
石川和男(2020),『仕事が速い人は、「これ」しかやらない ラクして速く成果を出す「7つの原則」』, PHP研究所.
アットプレス|日本人は、一生のうち平均で52日間も探しものをする!?
DIAMOND ハーバード・ビジネス・レビュー|デスクが散らかっていると集中力も生産性も低下する
type|デスクがきれいだとチャンスが訪れる?「整理」「片付け」「段取り」で仕事のパフォーマンスを上げる方法
プレジデントオンライン|バカほど"いらないものは捨てよう"と言う
プレジデントオンライン|デキる人が"中央の引き出し"を空ける理由
NIKKEI STYLE|コクヨ式整理術 理想の机は「すし屋のカウンター」
Amazon|カウネット ツール管理シート 300×600mm 黒 1枚

【ライタープロフィール】
佐藤舜
大学で哲学を専攻し、人文科学系の読書経験が豊富。特に心理学や脳科学分野での執筆を得意としており、200本以上の執筆実績をもつ。幅広いリサーチ経験から記憶術・文章術のノウハウを獲得。「読者の知的好奇心を刺激できるライター」をモットーに、教養を広げるよう努めている。

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