毎月末が締切の報告書。埋めるだけなら10分で終わるはずのものです。今月も、期限を過ぎて出ていません。
「昨日まででしたよ」「すみません、今日中に出します」。その日は出ます。翌月も。そしてその次の月、また出ていません。
強く言えばパワハラと受け取られかねず、放置すれば管理不足を問われる。調べても出てくるのは、上司側がさらに頑張る話ばかり。「締切までに出すだけなのですが……」という言葉を、今日も飲み込んでいます。
日報や経費精算、この報告書のようなルーティンは、毎月同じ書式で同じ締切。説明不足の余地はありません。未提出が繰り返されるなら、それは伝え方の問題ではなく、「約束を守れているか」の問題です。
期待を先に「約束」として決め、破られたら「事実」で扱う。本記事では、その3つの対策を、3人の有識者の知見をもとに紹介します。
- 対策1 「間に合わないなら、前日までに相談」までを約束にする
- 対策2 「期待」と「実際」の差分で示す
- 対策3 「言って終わり」にしない。ネガティブフィードバックをやりきる
- それでも繰り返すなら、「どう言えばわかってくれるか」の問題ではない
- 厳しく叱らなくても、基準は厳格に運用できる
- よくある質問（FAQ）
対策1 「間に合わないなら、前日までに相談」までを約束にする
最初の対策は、約束を「提出期限」だけにしないことです。「間に合わないとわかったら、前日までに相談する」ことまでを、期限とセットで約束にしておきます。
人事評価コンサルタントの岡田洋介氏は、目標達成が難しそうなときこそ途中で相談することを勧めています。相談がなければ、上司は「順調なのだろう」と受け取るしかないからです。*1
これで遅れの発覚が締切の後から前に変わり、打てる手が残ります。相談がなかったこと自体も、約束違反の事実として扱えます。
対策2 「期待」と「実際」の差分で示す
約束を破られたら、次は伝える番です。外資系企業で人事責任者を務めてきた安田雅彦氏は、フィードバックの基本を「期待されている姿と実際の姿の差分を示すこと」だと説明しています。*2
今回のケースなら、こうなります。
期待している状態
毎月末日の17時までに報告書を提出する。
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実際の状態
今月は翌営業日の午前、上司から催促されたあとに提出した。
「もっとしっかりしてください」では、何を直せばいいのか伝わりません。期待（期限内の提出）と実際（催促後の提出）の差分を、事実として示します。前回も同じだったなら、それも並べます。
対策3 「言って終わり」にしない。ネガティブフィードバックをやりきる
内容が決まっても、口にする段で「パワハラでは」という不安がよぎります。人事コンサルタントの難波猛氏は、この不安から部下に厳しいことを言えない上司が増えていると指摘しています。*3
難波氏が勧めるのは、行動の問題を事実として伝え、対話で行動を変えていく「ネガティブフィードバック」です。*3
2本のインタビューから、運用を3つに整理します。
人格ではなく、「事実と要求」を伝えきる
必要なことを明確に伝えることと、威圧的に叱ることは別物です。
問題になりやすい言い方
「何度言えばわかるんですか？」「社会人としてあり得ないですよ」
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事実と要求を明確に伝える言い方
「提出期限は昨日の17時でした。今回も期限内に提出されていません。前回も同じことがありました。次回からは期限内に提出してください」
上司の役割は好かれることではなく、組織の成果を最大化すること。だからこそ、回りくどくせず伝えきるよう難波氏は勧めています。*3
パワハラを避けるために、基準まで曖昧にする必要はありません。
直し方は、本人に考えてもらう
次は再発防止です。「私が3日前に声をかけます」と引き受けると、締切管理を上司が代行する構造になります。
難波氏は、解決法も本人に考えてもらうことが重要だと述べています。人は他人から変えられることを嫌い、自分で決めたことなら守ろうとするからです。*4
「次回はどうすれば期限内に出せそうですか？」と問いかけ、案を出してもらいます。
本人から出てくる案の例
- 締切3日前に作成の予定をカレンダーに入れる
- 前日を自分の内部締切にする
- 間に合わないとわかったら前日までに相談する
上司は必要な支援をします。ただし、期限を管理する責任そのものは、本人の手元に残します。
「一度直った」で終わらせず、定着を3か月見る
指摘の翌月に出ても、まだ安心できません。成否を分けるのは、変化が習慣として定着したかどうか。難波氏は、習慣化には平均66日という研究を踏まえ、3か月ほど確認を続けることを勧めています。*4
定着を確かめる観点
- 数回連続で期限を守れているか
- 催促なしで守れているか
- 遅れそうなときに自分から相談できているか
見るべきは「謝ったかどうか」ではなく、「行動が変わり、それが続いているかどうか」です。
それでも繰り返すなら、「どう言えばわかってくれるか」の問題ではない
約束し、差分を示し、対策は本人が決め、定着も見た。それでも繰り返される。「もっと伝え方を工夫すれば」と最初に戻り続ける必要はありません。
安田氏は、部下との「必要な対立」まで避けるべきではなく、最終的には上司の権限で組織の秩序を守ることも考えてよいと述べています。*5
ここまで来たら、育成やコミュニケーションではなく、職務遂行と評価の問題として扱う段階です。対応は会社の制度によりますが、担当業務の見直しや評価への反映、人事との共有を検討します。
厳しく叱らなくても、基準は厳格に運用できる
ここまでの対応のどこにも、「怖い上司」になる場面はありません。感情的に怒らず、人格を攻撃せず、事実を伝えて改善と定着を確認する。それだけです。
指摘を先送りし、評価面談で初めて伝える「サプライズ」は反感を招くだけだと安田氏は言います。*5
日々事実を伝え続けることこそ、部下にとっても公平な運用です。心理的に安全であることと、何をしても問題にされないことは、同じではありません。
こぼれ話 ルール破りが「不要な仕事」のシグナルであることも
提出の遅れに、数か月誰も気づかなかった。そんなケースもあります。実はそれは、ヒントかもしれません。なくても仕事が回っていたなら、その提出物は役目を終えている可能性があります。
仕事とルールは、放っておくと増えるものです。破られたときはいい機会ですから、決算や監査で効いてくる類は別として、そもそも必要かどうかを点検してみましょう。ルールがひとつ減れば、催促も定着確認も丸ごと不要になり、あなたの負担もそのぶん減ります。
＊＊＊
「どう言えば出してくれるだろう」と考え続けるうち、部下の提出管理が上司の仕事になっていきます。
期限と相談を約束にする。破られたら差分を事実で示す。直し方は本人に考えてもらい、定着まで見る。
部下に配慮することと、部下の責任まで上司が引き受けることは別です。10分で終わる提出の約束まで、毎回上司が管理する必要はありません。いま一番消耗している場面に合う対策から、ひとつ試してみてはどうでしょうか。
よくある質問（FAQ）
Q. 事実だけを伝えても、パワハラだと受け取られないか不安です
Q. 関係が気まずくなるのが嫌で、つい催促だけで済ませてしまいます
Q. どのくらいの期間フォローすれば「定着した」と言えますか
*1: STUDY HACKER｜高く評価されやすい部下が「目標設定」と「評価面談」のときにやっている大切なこと
*2: STUDY HACKER｜日本の上司が知らない「世界基準の叱り方」。なぜ “その一言” で、部下は動かなくなるのか？
*3: STUDY HACKER｜「言いにくいこと」を部下に伝えるときの3つの基本。中途半端な○○はしてはいけない
*4: STUDY HACKER｜いくら言っても部下が変わらないのは上司が○○しているから。部下の行動を本当に変える方法
*5: STUDY HACKER｜凹む・調子に乗る・言い返す――よくいる3タイプの部下への世界標準フィードバック
岡 健作（おか・けんさく）
株式会社新恵社 代表取締役。
1977年生まれ、福岡県出身。同志社大学文学部英文学科卒業。2010年に株式会社恵学社（現・株式会社イングリッシュカンパニー）を創業。2014年に学習メディア「STUDY HACKER」を立ち上げ、編集長を通算10年以上務める。STUDY HACKERは最大で月間500万PV、STUDY HACKERのInstagramは月間700万PV、フォロワー28万人（2026年10月7日時点）。2026年に新恵社を設立し、自社のメディアで読者と直接つながる「広報のD2C」を掲げる。著書に『勉強の戦略』（朝日新聞出版）など。
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