気づけば時間に追われ、なにが無駄な作業で、なにを優先すべきか見えなくなってしまう……。そのような混乱から抜け出すには、複雑なモノや情報を、目的に最適なかたちで視覚的にまとめる「構造化思考」が効果的です。その構造化思考の提唱者は、広く「社会人の学び」に関わりながら、武蔵野大学で起業家精神を育むアントレプレナーシップ学部の教授を務める荒木博行さん。ただし、構造化思考とひとことで言っても、最終的なアウトプットはその「目的」次第で大きく変わるのだそうです。
構成／岩川悟 取材・文／清家茂樹 写真／石塚雅人
【プロフィール】
荒木博行（あらき・ひろゆき）
株式会社学びデザイン代表取締役。住友商事、グロービス（経営大学院副研究科長）を経て株式会社学びデザインを設立。株式会社フライヤーなどスタートアップのアドバイザーとして関わるほか、武蔵野大学、金沢工業大学大学院、グロービス経営大学院などで教員活動も行なう。音声メディアVoicy「荒木博行のbook cafe」、Podcast「超相対性理論」のパーソナリティーを務めるとともに、一般社団法人うらほろ樂舎のラーニング・デザイナー、株式会社COASにおけるホースコーチング・プログラムディレクターも務める。『裸眼思考』（かんき出版）、『独学の地図』（東洋経済新報社）、『自分の頭で考える読書』（日本実業出版社）、『世界「失敗」製品図鑑』（日経BP）、『藁を手に旅に出よう』（文藝春秋）、『見るだけでわかる！ ビジネス書図鑑』（ディスカヴァー・トゥエンティワン）など著書多数。
「構造化思考」の鍵を握るのは「目的」の設定
思考が停滞してモヤモヤしてしまう原因は、そもそもなんのために思考をするのか、どのような判断軸で考えるべきなのかといったいろいろな要素が「見えていない」ことにあります。そうであるなら、ポイントは「可視化」にあります。そこで私がおすすめするのが、複雑なモノや情報を、目的に最適なかたちで「視覚的にわかりやすく」まとめる「構造化思考」です。
前回の記事（『モヤモヤを整理して見える化する方法｜「構造化思考」のフレームワーク』参照）では、その実践のためのフレームワークである「構造化の5P」について解説しました。
Purpose ：目的（なんのために構造化するのか？）
Piece ：断片（具体的にはなにがあるのか？）
Perspective ：視点（目的と断片をつなぐキーワードは？）
Pillar ：支柱（どのくらいの単位でまとめるのか？）
Presentation ：表現（最適なビジュアル形式は？）
そのなかで、「絶対に欠かせない」とお伝えしたのが、最初のステップである「目的」を明確化することです。なぜなら、目的次第で、ざっくりまとめればいいのか、それとも精緻なものでなければならないのかもわからないですし、どのような単位でまとめるのかという「支柱」も、あるいはどのようなビジュアル形式にすべきかという「表現」も決められないからです。
そこで、今回の記事では、その目的によって最終的なアウトプットがどれくらい変わるのかを示していきます。
構造化思考の具体例（1）：スケジュールの構造化
まずは、仕事に追われている人が「自分のスケジュールを構造化する」ケースを例に挙げます。「目的」を明確化するには、「誰が」「いつ」「誰と」「なにを考えるために」の4つの問いに答えることが有効です。
こうして、「自分の時間の使い方の無駄時間を発見する」という目的が設定できました。続いて、「断片」をリストアップしていきましょう。このケースであれば、要するに、過去のスケジュールを洗い出すのです。先週のある1日のスケジュールなら、たとえばこんな具合です。
郵便確認（30分）／週末に来た連絡の返信（30分）／週次定例ミーティング（60分）／社内勉強会（60分）／ランチミーティング（60分）／メンバーと雑談（30分）／プロジェクトの資料作成（60分）／資料探し（30分）／プロジェクト推進会議（60分）／部長と立ち話（15分）／コンビニ休憩（15分）／メール返信（30分）
これらを見ているうち、目的達成につなげるために断片をグルーピングする「視点」が見えてきます。たとえば、「郵便確認（30分）」「週末に来た連絡の返信（30分）」「資料探し（30分）」「メール返信（30分）」など、「30分以下」の「ひとり」の時間についなまけてしまっていると気づけば、「作業時間」「関係人数」が構造化のための視点となります。
ただし、これらの視点に沿っても、どのくらいの単位でまとめるかという「支柱」については、「30分以下／30〜60分／60分以上」の3つにすることもできれば、「30分以下／それ以上」のふたつにすることもできます。その判断のために必要なのは、やはり目的です。あらためて目的を意識してみましょう。
「自分の時間の使い方の無駄時間を発見する」ことが目的であり、「30分以下」の「ひとり」の時間についなまけてしまうと気づいたのですから、この例であれば「30分以下／それ以上」のふたつの支柱で十分でしょう。同様に、関係人数についても、支柱は「ひとり／複数」のふたつにします。
ここまでくれば、最適なビジュアル形式である「表現」はおのずと見えてきます。この例なら、「作業時間」「関係人数」それぞれをふたつに分けますから、以下のような2×2のマトリクスが適しています。こうして、「30分以下」の「ひとり」の時間にこなしたスケジュールに無駄があり改善すべきだということがはっきりと認識できました。
【自分の時間の使い方のどこに無駄があるか？】
構造化思考の具体例（2）：タスクの構造化
次に、「抱えているタスクを構造化する」ケースを見てみます。やり方は先のケースと同じですから詳細は省略しますが、まず決めるのは「目的」です。多くのタスクに追われている人が、「タスクの優先順位を決める」ことを目的にしたとします。
続いて、「A社の提案資料素案完成」「B社の営業方針仮説資料完成」「経理部への返信メール作成」など、いま抱えているすべてのタスクを「断片」としてリストアップしたら、「視点」を見つけます。タスクの優先順位を決めるのですから、タスク完了の期限は欠かせない視点です。そこで、「自分にとって望ましいタスク完了のタイミング」を視点のひとつとしました。
ただ、タスクのなかには、自分だけで完結できるものもあれば、他人と一緒に進めなければならないものもあります。もちろん優先すべきは後者です。そこで、「タスクの自己完結可能性」をもうひとつの視点にします。
次に、どのくらいの単位でまとめるかという「支柱」を決めます。タスクの自己完結可能性については、「自己完結可能／自己完結不可能」のふたつの支柱に分ければ十分でしょう。
一方、「自分にとって望ましいタスク完了のタイミング」については、「すぐに着手する／それ以外」のふたつでは不十分かもしれません。もう少し細分化し、たとえば、すぐに着手する「3日以内」、時間が空いたときにしっかり考える必要がある「1週間以内」、当面は視野に入れなくてもいい「しばらく放置（1週間以上）」の3つの支柱に分けてみます。
では、これらをどのようなビジュアルにすればいいでしょうか。視点は「自分にとって望ましいタスク完了のタイミング」「タスクの自己完結可能性」のふたつですから、やはり2軸のマトリクスが適しているでしょう。ただし、「自分にとって望ましいタスク完了のタイミング」という視点については３つの支柱を立てているため、最終的には以下のような2×3のマトリクスとなります。
【タスクの優先順位を整理する】
こうして、「自己完結不可能」で「3日以内」、あるいは「1週間以内」に終えるべきタスクこそが最優先で取り組まなければならないタスクだということがはっきりと見えました。
ふたつのケースはともにマトリクスで表されました。でも、支柱がたったひとつ増えただけでも、ぐっと複雑になったように感じるのではないでしょうか。目的によって最終的なアウトプットが大きく変わるということがよくわかってもらえたはずです。だからこそ、的外れのアウトプットに至らないためにも、最初の目的設定を大事にしてもらいたいと思います。
【荒木博行さん ほかのインタビュー記事はこちら】
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清家茂樹（せいけ・しげき）
1975年生まれ、愛媛県出身。出版社勤務を経て2012年に独立。ジャンルを問わずさまざまな雑誌・書籍の編集に携わる。
