仕事におけるコミュニケーションは、自分がいいたいことを相手に伝えただけでは不十分です。相手に理解され、行動につながってはじめて意味を持ちます。『仕事ができる人の頭のなか』（ダイヤモンド社）を上梓した「言語化コンサルタント」の木暮太一さんは、コミュニケーション能力を「単なる会話力ではなく、相手が仕事をしやすい状態をつくる力」だと定義づけます。仕事ができる人が、コミュニケーションにおいて重視しているのはどのようなことでしょうか。
構成／岩川悟 取材・文／清家茂樹 写真／石塚雅人
【プロフィール】
木暮太一（こぐれ・たいち）
言語化コンサルタント・作家・一般社団法人 言語化コミュニケーション 代表理事。14歳から、わかりにくいことをわかりやすい言葉に変換することに異常な執着を持つ。学生時代には『資本論』を「言語化」し、解説書を作成。学内で爆発的なヒットを記録した。ビジネスでも「本人は伝えているつもりでも、何も伝わっていない状況」を多数目撃し、伝わらない言葉になってしまう真因と、どうすれば相手に伝わる言葉になるのかを研究し続けている。企業のリーダーに向けた言語化プログラム研修、経営者向けのビジネス言語化コンサルティング実績は、年間200件以上、累計3000件を超える。『リーダーの言語化』『すごい言語化』（ともにダイヤモンド社）ほか、著書68冊、累計195万部。
コミュニケーション能力＝「相手が仕事をしやすい状態をつくる力」
コミュニケーション能力が高い人というと、「社交的で話上手な人」「誰とでもすぐ打ち解けられる人」といったイメージを持つ人が多いはずです。でも、仕事におけるコミュニケーションがうまい人は、そうしたイメージとは少し異なります。
仕事におけるコミュニケーションの目的は、相手と仲良くなることではありません。あくまでもスムーズに仕事を前に進めることであり、そのために相手やチームの負荷を減らすことです。つまり、コミュニケーション能力とは、「相手が仕事をしやすい状態をつくる力」なのです。そうしたコミュニケーションに求められる要素は、大きく3つあります。
【コミュニケーションに長けた人の特徴】
①自分の頭のなかを相手に伝えられること
②相手の話を聞けること
③相手の話をまとめて、翻訳できること
まずは「①自分の頭のなかを相手に伝えられること」です。相手に伝えたい情報があれば、それを相手がわかりやすいかたちで伝える必要があります。コミュニケーションは、自分が話して終わりではありません。相手の頭のなかで「理解できた」という状態までつくってはじめて、成立します。ですからぼくは、「うまく話すこと」よりも「相手の理解を助けること」のほうがずっと重要だと考えています。
「テーマ」と「数」を伝えるだけで話は格段に伝わりやすくなる
では、「自分の頭のなかを相手に伝える」には、どうすればいいのでしょう？ そのために重要なポイントはいくつかありますが、まず意識してほしいのが、「テーマ」と「数」のふたつです。
たとえば、「今度のプレゼンの件ですが、ご相談が2点あります」と最初に伝えるだけで、相手は「これからプレゼンについて話すんだな」「ポイントはふたつあるんだな」と理解できます。話を聞く準備ができるので、そのあとの内容も頭に入りやすくなるのです。
Point（結論）、Reason（理由）、Example（具体例）、Point（結論）の順序で情報を伝える文章構成フレームワークである「PREP法」を知っているでしょうか。このPREP法がプレゼンテーションにおいて有効だとされるのは、聴衆が最初から「このテーマの話を聞く」とわかった状態、つまり前提を共有した状態で席に着いているからです。
しかし、日常の会話や、いわゆる「報連相」ではそうではありません。だからこそ、「なにについて話すのか」「ポイントはいくつあるのか」を最初に伝えることが重要なのです。それだけでも、コミュニケーションは格段にスムーズになります。
また、「結論から話すべきだ」というアドバイスもよく耳にしますが、これに関しても注意が必要です。なぜなら、結論には2種類あるからです。ひとつは「自分が伝えたい結論」、もうひとつは「相手が知りたい結論」です。多くの人は前者だけを話して、「結論から話した」と満足しています。しかし、相手が知りたいことを伝えられていなければ、「結論から話したのに伝わらない」という状況になってしまうのです。たとえば、こんな具合です。
「今日の商談ですが、結論としては、A業界のレポートを再度洗い直して先方の要望にきちんと応えられるようにしようと思っています」
「ごめん、なにを言ってるのかよくわからない」
「申し訳ございません。A業界のレポートを洗い直すことで、クライアントのニーズをより深く理解できると考えました」
「なんのためにそうするの？ つまり商談がうまくいかなかったってこと？」
「はい。先方の方針がガラッと変わって、ゼロからやり直しです」
「だったら、それを先に言ってよ」
この例では、部下は自分なりに結論から話しています。ただ、それはあくまでも自分が伝えたい結論に過ぎず、上司が知りたい結論ではなかったためにコミュニケーションの齟齬が起きたのです。結論から話すというのはたしかに有効な手法ですが、その結論が「相手が知りたい結論」かどうかという視点が不可欠です。
相手の「目的」を聞き、「いいたいこと」を翻訳する
続いて重要なのが、「②相手の話を聞けること」です。「聞く」というと、多くの人は、相手の話を最後まで聞いて相槌を打つようなことをイメージするかもしれません。しかし、仕事ができる人が聞いているのは、話そのもの以上に、「なんのためにその話をしているのか」という「目的」です。
相手の話を最後まで聞いて、「なるほど、そうですね」とただうなずいていても、「結局なんの話だっけ？」となることは少なくありません。それは、目的を相手と共有できていないからです。
ですからぼくは、話を聞くときには「なんのために話を聞くのか？」「なにを明らかにしたいのか？」という軸を持つことをおすすめしています。コミュニケーションの目的がわかれば、相手の話も整理しやすくなりますし、自分がなにをすべきかも見えやすくなります。
そして最後が、「③相手の話をまとめて、翻訳できること」です。相手が、自分の考えを的確な言葉で表現できないことも少なくありません。そうした場合、「つまり、こういうことですよね」と整理して返してあげるだけで、相手は「そう、それが言いたかったんです」と安心します。
ここでも役立つのが、先の「テーマ」と「数」という考え方です。「この話のテーマはなんですか？」「ポイントはいくつありますか？」と確認するだけでも、「今日話したいのはこの内容についてだな」「言いたいことは大きくふたつかな」といったように、相手の頭のなかが整理されていきます。さらに、それを自分の言葉で要約して返すことで、コミュニケーションの質はもう一段高まります。
仕事におけるコミュニケーションとは、相手と仲良くなったり自分が気持ちよく話したりするためのものではありません。相手が理解しやすくなり、考えやすくなり、次の行動に移しやすくなる状態をつくることこそが、仕事におけるコミュニケーションの本質だということを忘れないでほしいと思います。
【木暮太一さん ほかのインタビュー記事はこちら】
清家茂樹（せいけ・しげき）
1975年生まれ、愛媛県出身。出版社勤務を経て2012年に独立。ジャンルを問わずさまざまな雑誌・書籍の編集に携わる。
