仕事でミスをしたとき、「これは私のせいだ」と自分を責める人がいます。実際にそう言えるケースもあるなかで、そのネガティブな思考そのものがミスを誘発している可能性もあります。トヨタグループでの経験を活かして経営コンサルタントとして活躍する森琢也さんは、成果を挙げられない原因を個人ではなく、「仕事の仕組み」に見いだすことが重要だと語ります。そして、成果につながる仕組みづくりに欠かせないものとして、「手抜き」を挙げてくれました。その真意とはどのようなものでしょうか。
構成／岩川悟 取材・文／清家茂樹 写真／石塚雅人
【プロフィール】
森琢也（もり・たくや）
1984年7月11日生まれ、東京都出身。株式会社クック・ビジネスラボ代表取締役。中小企業診断士。2007年に明治大学商学部卒後、トヨタグループの大手自動車部品会社（デンソー）に入社。配属された経営企画部署では、製造現場でのトヨタ生産方式の浸透、グループ会社支援など、数千億円ビジネスの全体像を学ぶ。事業企画に異動後は、採算改善プロジェクトのリーダーとして、世界5拠点で生産する新製品の採算V字回復などに携わる。約10年の勤務後、リクルートマネジメントソリューションズに転職し、研修講師の採用・育成を担当。トヨタグループでの経験を活かして、コストと工数を大幅に削減しつつ、3年間で延べ8,000人を超える40代以上ハイクラス人材の選考を行なう。2020年に独立後は、経営コンサル事業にて、中小企業向け事業計画作成・実行支援を行ない、補助金獲得総額5億円超、採択率90%以上を達成。また、研修事業では、大企業からの直接受注を中心に累計100社以上、参加者数6,000人以上に研修を実施。複数の仕事（事業）に同時に取り組んできた経験もふまえ、組織や個人の仕事の生産性向上を支援している。
仕事でミスを繰り返すのは、「自分」のせいなのか？
仕事で同じミスを繰り返したり十分な成果を挙げられなかったりする人には、どのような特徴があると思いますか？ それは、「自分のせいにしてしまう」というものです。たとえば、物覚えが悪い、おっちょこちょい、不器用といった自分の資質に原因を見いだすわけです。
そのような資質は長い歳月をかけて身についてきたものであり、簡単に変えられるものではないと多くの人が認識しています。そのため、「まあ、仕方ない」と問題を放置し、結果的に同じミスを繰り返したり成果を挙げられなかったりするのです。
そういった人に必要となるのは、自分ではなく「仕事の仕組み」に原因があるととらえる視点です。そう考えることで、どんなに物覚えが悪くておっちょこちょいで不器用な人間であっても、ミスをせずに成果を挙げられる仕組みに変えてしまえばいいのです。
その仕組みを考えるために有効なのが、私がトヨタグループに所属していたときに学んだ「スマートインプット」と「ベストアウトプット」です。スマートインプットとは「無駄の徹底排除」、ベストアウトプットとは「成果の最大化」を意味します。
無駄な作業に追われてばかりいれば、成果を挙げるための活動に時間や手間を投入できません。ですから、まず取り組むべきは、無駄の徹底排除です。そこから生まれた時間やかけられる手間を、成果につながる活動に投入するという流れです。
無駄を減らすための「手抜き思考」
スマートインプットとベストアウトプットの重要性を考えた場合、より重要なのは前者のスマートインプットです。どれほど効果的なベストアウトプットの手法を身につけていたとしても、無駄な作業に手をわずらわせてしまっては、せっかくの手法を実践できないからです。そこでここでは、スマートインプットの手法や考え方について解説していきます。
まず身につけてほしいのが、「手抜き思考」です。みなさんの日々の仕事のなかに、「これまでもずっとこうしてきたから」「先輩からこう教わったから」と、「当たり前」ととらえてなにも疑わずに続けている仕事があるのではないでしょうか。
でも、それは本当に必要な仕事ですか？ 一度立ち止まってよく考えてみると、その仕事のなかには無駄な作業が含まれていることもあるはずです。場合によっては、その仕事自体が無駄ということだってあり得ます。そうして、なるべく手抜きできる仕組みを考えるのです。
ただし、手抜きをするにも注意が必要です。手抜きするのを「サボる」「いい加減にやる」ととらえると、いずれトラブルを生んだり、かえって手間が増えたりすることもあるからです。ここで大切なのは、手を抜くことで生じるリスクを最小限に抑えつつ、いかに手間や手数を抜くかという発想となります。
ただ手抜きをすればいいわけではない
そうするために必要なのが、「まじめ思考」です。「とりあえず手抜きすればいい」ではなく、手抜きをすることで生じる可能性がある問題をあらかじめ想定しておき、先読みして対策を打っておくという考え方です。
たとえば、メールの手間を省くためにテンプレートをつくっておくのは、よくある手法です。でも、そのテンプレートで相手の名前を「山田太郎様」と書いていたらミスにつながります。書き換えを忘れて仕事相手に送ってしまえば、手抜きをするためにテンプレートを活用したにもかかわらず、逆に謝罪などの手間や手数が発生してしまいます。
ですから、そのような事態に陥らないための対策が必要です。たとえば、テンプレートの相手の名前は「●●様」と書く、赤字表記にするなどして目立つようにしておけば、書き換えを忘れる可能性は確実に下がります。
あるいは、これまでのミスを集計・リスト化しておいて注意すべきところを明確にしておくのもミス対策のひとつになりますし、メール送信後に特定の時間は送信の取り消しができる設定にしておくという手もあります。
そのように、スマートインプットにおいては、「人間はミスをするもの」という前提に立ったうえで「まじめに手抜きする」ことが肝要なのです。
まじめに手抜きするためのフレームワーク「ECRSの原則」
ただ、「まじめに手抜きする」と言っても、慣れないうちはそう簡単にできるものではありませんよね。そこで、まじめに手抜きするために役立つ、「ECRS（イクルス）の原則」というフレームワークを紹介しましょう。ECRSは、「Eliminate＝なくす」「Combine＝まとめる」「Rearrange＝順序替え」「Simplify＝簡素化」という英単語の頭文字をとったもので、次のような内容です。
無駄な作業はないに越したことはありません。ですから、まずは「Eliminate＝なくす」からスタートし、「この作業をなくせないか？」とあらためて考えてみましょう。
2つ目の「Combine＝まとめる」は、複数の作業をまとめることで無駄を減らせないかを検討するというものです。たとえば、異なる部署で別々に行なわれていた会議を統合し、全体会議で情報共有や意思決定を行ない複数の会議をひとつにまとめて効率化するようなことです。
3つ目の「Rearrange＝順序替え」は、作業の順番を変えることで無駄を省けないかを検討するというもの。複数の部門が関与するプロジェクトでタスクの順序を直し、前工程が完了して次工程に移るのではなく、並行して進めることで時間のロスを軽減するようなことです。
最後の「Simplify＝簡素化」は、作業をなるべく簡単に済ませられないか、作業にかかる工数を減らせないかを検討するというものです。承認フローを簡略化して承認者を減らし、業務スピードを向上させるようなことがこれにあたります。
繰り返しになりますが、業務改善において重要なのは、自己責任にこだわらず、仕組みを見直して無駄を排除する姿勢です。そのためにも、ぜひECRSの原則を活用してみてください。自分ひとりだけでなくチーム全体で「まじめに手抜きする」ことで、大きな成果を挙げられるようになるはずです。
【森琢也さん ほかのインタビュー記事はこちら】
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清家茂樹（せいけ・しげき）
1975年生まれ、愛媛県出身。出版社勤務を経て2012年に独立。ジャンルを問わずさまざまな雑誌・書籍の編集に携わる。
