仕事ができる人・できない人には、それぞれにいくつもの特徴が見られるものです。トヨタグループで働いた経験を活かして経営コンサルタントとして活躍する森琢也さんは、「デスクまわりにもその特徴がよく表れている」と指摘します。誰もが推測できるように、「デスクが散らかっている人＝仕事ができない人」である理由のほか、森さんがトヨタグループで培った「捨てる技術」について詳しく解説してくれました。
構成／岩川悟 取材・文／清家茂樹 写真／石塚雅人
【プロフィール】
森琢也（もり・たくや）
1984年7月11日生まれ、東京都出身。株式会社クック・ビジネスラボ代表取締役。中小企業診断士。2007年に明治大学商学部卒後、トヨタグループの大手自動車部品会社（デンソー）に入社。配属された経営企画部署では、製造現場でのトヨタ生産方式の浸透、グループ会社支援など、数千億円ビジネスの全体像を学ぶ。事業企画に異動後は、採算改善プロジェクトのリーダーとして、世界5拠点で生産する新製品の採算V字回復などに携わる。約10年の勤務後、リクルートマネジメントソリューションズに転職し、研修講師の採用・育成を担当。トヨタグループでの経験を活かして、コストと工数を大幅に削減しつつ、3年間で延べ8,000人を超える40代以上ハイクラス人材の選考を行なう。2020年に独立後は、経営コンサル事業にて、中小企業向け事業計画作成・実行支援を行ない、補助金獲得総額5億円超、採択率90%以上を達成。また、研修事業では、大企業からの直接受注を中心に累計100社以上、参加者数6,000人以上に研修を実施。複数の仕事（事業）に同時に取り組んできた経験もふまえ、組織や個人の仕事の生産性向上を支援している。
デスクが散らかっている人は、仕事ができない？
在宅勤務であれ、オフィス勤務であれ、みなさんのデスクまわりはきちんと整理整頓されていますか？ 経営コンサルタントとしてたくさんの現場を見てきたことから言えるのは、デスクやパソコンのデスクトップがぐちゃぐちゃに散らかっている人は、残念ながら仕事ができない傾向があるということです。
その一因として、単純に「探し物に時間がかかる」ことが挙げられます。ある文具メーカーの調査によると、日本のビジネスパーソンは、紙の書類を探す行為に平均で週に約1.7時間も費やしているのだそうです。これは大変な時間のロスと言えるでしょう。
これは平均の数字ですから、デスクが散らかっている人はより多くの時間を使っているはずですし、紙の書類とは別に文具やパソコン内のデータを探す時間も加えれば、数字はさらに大きくなっていくはずです。つまり、デスクが散らかっている人は探し物に多くの無駄な時間を使っており、その分、成果につながる活動に時間を割けないのです。
また、散らかっているというのは、物を捨てられないタイプの人である可能性も高いと推測できます。なにを捨てるべきか残しておくべきかの判断ができない、すなわち判断力に欠けていると言えます。仕事にはさまざまな力が必要とされますが、判断力が重要であるのは言うまでもありませんよね。
さらには、「周囲との連携がとれない」人だと見ることもできます。なぜなら、デスクが散らかっている人は、「いくら散らかっていても自分さえわかっていればいい」と考えているからです。その思考は、あらゆる面で顔を出すはずです。「自分しかわからない」というのは、仕事を同僚などにトスできないことを意味します。周囲との連携の重要性にまで考えがいたっていないのですから、やはり仕事ができない人である可能性は高くなります。
やるべきは「整列」ではなく、「整理整頓」
ここまでのことを前提に「仕事ができる人になりたい」と思うのなら、まずは「整理整頓」を心がけましょう。ただ、この整理整頓にもコツがあります。
たとえば、「部屋に散らかっている本を整理整頓してください」と言われたら、みなさんならどうしますか？ 多くの人が、本を並べて寄せて重ねてと、とりあえずは目に入るすべての本を本棚に詰め込むのではないでしょうか。でもそれは、「散らかっている物を綺麗に並べる」ことを意味する、単なる「整列」をしたに過ぎません。
たしかに、散らかっているときと比べれば必要な本を探しやすくなるでしょう。でも、本の冊数自体は減っていないのですから、結局、探し物に時間がかかる問題は解消されないままなのです。
必要なのは、整列ではなく整理整頓です。私がかつて所属していたトヨタグループでは、「要否を判断して不要な物を捨てる」行為を「整理」、そうして残った必要な物を「使いやすく配置する」行為を「整頓」と明確に定義していました。
言うまでもなく、両者のうちみなさんに注力してほしいのは、整理です。そもそも、物が少なければ散らかることもありませんし、探し物もしやすくなるからです。
自分なりの「捨てる基準」を設定する
しかし、捨てるという行為には、思いのほか大きな心理的負担がともないます。ひとつひとつの要否を検討し、いちいち「よし、捨てるぞ！」と決断していては、時間だけでなく精神的エネルギーも浪費してしまいます。そこで、あらかじめ「捨てる基準」を設定しておきましょう。以下を参考に、自分なりの捨てる基準を定めて機械的に捨てるようにすれば、心理的負担を軽減しつつ効率的に整理できるようになります。
「1. 顧客や取引先に迷惑をかけない物は捨てる」と「2. 電子化できる物は捨てる」については、説明不要でしょう。業務をともに行なう企業や顧客との契約書を破棄するわけにはいきませんが、たとえば終了したプロジェクトにおける重要ではない資料は捨ててしまってかまいませんよね。また、紙の書類に関しても、データ化できる物はデータ化して、原本は捨ててしまっていいでしょう。
「3. 再購入や再作成が500円以下ですむ物は捨てる」と「4. データ容量が5GB以上の物は捨てる」の数字はあくまで一例ですが、判断しやすく数字で設けた基準です。「また必要になるかも」と残しておいても、その「また」は永遠にこないかもしれませんし、おそらくほとんどの場合、不要な物である可能性が高いと思われます。
そのことに通じるのが、「5. 『念のため』と思って用意した物は捨てる」と「6. 最終版ではない物は捨てる」のふたつです。「最終版ではない物」とは、たとえば企画書のドラフト版などを指します。そういった物も、つい「また必要になるかも」「念のため」ととっておく人が多いのですが、必要な場面が訪れることはまずありません。
「ミニマリストになるべき」とまでは言いませんが、このように、自分なりの「捨てる基準」をもって日常的に整理しておけば、探し物に無駄な時間を費やすことがなくなり、重要な業務に集中できるようになります。その結果、仕事ができる人に近づいていけるのです。
【森琢也さん ほかのインタビュー記事はこちら】
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清家茂樹（せいけ・しげき）
1975年生まれ、愛媛県出身。出版社勤務を経て2012年に独立。ジャンルを問わずさまざまな雑誌・書籍の編集に携わる。
