無意識にやりがち「仕事効率を大きく下げる習慣」4選。あなたはいくつやっている?

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仕事のやり方をあらためて見直す機会はなかなかないものです。いつも何気なくやっている “あのやり方” や、無意識に続けている “あの行動” のせいで、じつは仕事の効率が大幅に下がっているかもしれません。

  • 同僚に比べ、仕事が遅いと感じる
  • 仕事が終わらず、残業や持ち帰りが多い
  • 「要領が悪い」「仕事がデキない」と言われる・自覚している

上記の特徴に当てはまりドキリとした方は、以下4つの仕事効率を下げるNG行動をやってしまっていないかチェックしてみましょう。

【NG行動1】朝一番にメールチェックをしている

朝一番にやる仕事といえば「メールチェック」が定番ですよね。しかしじつは、この何気ない習慣によって、あなたは一日の仕事効率を下げてしまっているかもしれません。

習慣化コンサルタントの古川武士氏によると、朝イチでメールチェックをすると以下のデメリットが生じる可能性があるそうです。

  • メールの内容が気になり、集中力が乱れる
  • 先方への対応を迫られ落ち着かなくなる・時間をとられる
  • 相手から返信が来てしまい、さらなる対応に追われる

こうした結果、深く創造的な集中力(クリエイティブ・モード)を発揮しにくくなり、生産性が下がる恐れがあるとのこと。古川氏いわく、クリエイティブ・モードは、静けさのなかでしかつくり出せないもの。朝のメールチェックから始まる慌ただしさが、深い集中を妨げてしまうのですね。

作業療法士で脳に詳しい菅原洋平氏も、朝イチでのメールチェックは避けるべきと述べています。「起床後4時間」つまり始業直後は、脳が最もさえている時間帯。この脳のゴールデンタイムを、メールチェックなどの些末な雑務に使うのはとてももったいないことなのだそうです。

ですから、一日の最初には、最も重要度が高く、創造力を必要とする仕事から始めるのがベストな選択。古川氏は、始業後少なくとも15分以上は重要な仕事に取り組み、メールチェックなどの雑務には手を出さないことをすすめています。始業後のスタートダッシュが遅い、と自覚している方は、この「15分ルール」をぜひ試してみてください。

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【NG行動2】決断に時間をかけすぎている

何かを決めたり、選んだりすることが苦手な方は多いでしょう。「メールにどんな言葉で返信するか?」「スライドの構成や文言をどうするか?」「どんな議題を会議にもっていくか?」――こういったひとつひとつの決断が遅いと、貴重な時間がどんどん奪われてしまうことになります。

そんな優柔不断な人におすすめしたいのが選択肢を3つに絞るという対策です。マーケティングコンサルタントで脳科学に詳しい上岡正明氏によると、何かを選択すべきときは、

  • 直感で “いい” と思った「A案」
  • 論理的に考えて導いた「B案」
  • 逆張り「C案」

の3つに絞るとよいとのこと。逆に言えば、この3つのほかには選択肢を増やさないようにするのです。

上岡氏は、脳のワーキングメモリ(作業記憶)の消費を最小限に抑えると、物事に集中して取り組めると伝えています。選択肢が多いとそれだけワーキングメモリを働かせることになるため、3つに絞るのが有効なのだそう。たった3択であれば、優柔不断な人でもパッと決断しやすいでしょう。

たとえば、このような具合です。

◆スライドの1枚めに書く文言に迷った場合……

  • まず、直感的に「これだ」と思うものをひとつ書く
    (例:自分が「絶対に伝えたい!」と思うポイントを書く)
  • 次に、よく熟考して別案をひとつ考える
    (例:相手が「知りたい」であろうポイントを書く)
  • 最後に、前2つの “逆” を行くような案をもうひとつ考える
    (例:相手に「知らなかった! 意外!」と思わせるようなポイントを書く)

こうして挙がった3案のなかからひとつを選ぶようにすれば、すばやく、かつ納得度の高い決断を下しやすくなるのです。

この手法は、次のようにプライベートなどにも応用可能。

◆ランチのメニューを決める場合……

  • 真っ先に食べたいと感じた料理
  • メニューを一周見渡してみて、食べたいと思った料理
  • 普段なら手を出さないが気になる料理

といった感じの3つから選べば、無駄に悩む必要はなくなるはず。

もちろん、新規プロジェクトの立ち上げなど、入念な調査・分析に基づいて決めるべき案件においては、もっと多くの案を出したうえで慎重に検討を重ねることも必要でしょう。しかしながら、日常業務のなかで小さなことを即決すべき場面なら、上記のテク二ックが効率アップに大いに役立つはずです。

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【NG行動3】スケジュールに余裕をつくっていない

スケジュール帳にビッシリと予定を詰め込んでいる人は要注意。「少しでも多くの仕事をこなしたいから」とスケジュールにゆとりをつくらないでいると、差し込みの仕事や予定外のトラブルなどに対応できなくなり、かえって仕事が滞ってしまう恐れがあります。

さらに、時間的余裕のないなかで仕事をすれば、アウトプットの質の低下や、ミスの増加などにもつながりうるでしょう。

以上の理由から、スケジュールにはあらかじめ、ある程度のゆとりをもたせておくことをおすすめします。具体的な方法として、行動習慣コンサルタントの冨山真由氏が提唱しているのは以下のとおり。

◆スケジュールに「ゆとり」をもたせるには……

  • 作業時間に1.2~1.5をかけてスケジュールを見積もる
    (例:1時間かかりそうな作業なら、72分~90分かかると見積もる)
  • 今日やらなくてもいい仕事は、明日以降に回す
  • 1日あたり1時間ほど、予定外の仕事をするための時間をつくる

しかしながら、やるべき仕事がたくさんありすぎ、余裕のあるスケジュールを組むのが難しい人も多いでしょう。そんな方は、仕事量そのものを “断捨離” することでゆとりをつくれないか考えるといいそうです。

具体的には、以下3つのことを試してみてください。

◆仕事の “断捨離” をするには……

  • なくせる・省ける仕事はないか?」と考える
    (例:重要性の低い資料の作成を省く、メールの定型文を自動入力する)
  • 「自分ではなく、部下や適任者に任せるべき仕事はないか?」と考える
  • 完璧を目指さず、80%の完成度で良しとする

これらを実行してスケジュールに余裕をつくり、仕事の効率を高めていきましょう。

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【NG行動4】メールに「即レス」している

メールや社内チャットが届いたら即レス(即座に返信)をする。これは一見正しいマナーのようですが、仕事の効率という観点からすると不合理な行動です。

前出の菅原氏によれば、メールが来るたびに逐一即レスをすると、複数の作業を同時に行なう「マルチタスク」の状態になり、集中力が削がれてしまうとのこと。パソコンのソフトを複数同時に立ち上げると、動作が重くなることがありますよね。いわばそれと同じことが、私たちの脳にも起こるわけです。

たとえば、ある資料の作成中、メールが届くたびにいちいち返信すると「資料作成→メール→資料作成→メール→……」とタスクの切り替えが多くなり、そのぶん効率が下がることに。

ひとつの作業をやると決めたら、それ以外の作業はいっさい遮断し、マルチタスクになるのを回避する――それが作業効率を最大化するための鉄則であると、菅原氏は述べます。

具体的には、パソコン・携帯にメールの受信通知が来ないように設定し、決めた時間以外はメールソフトを開かないなどの対策をするといいでしょう。ただし、社内ルールなどで即レスが義務づけられている場合は例外です。

メール以外のあらゆる業務においても「シングルタスク」の原則を徹底すれば、より仕事効率が上がるはずですよ。

***
以上、ご紹介した4つの行動に心当たりがある方は、いま一度仕事のやり方を見直してみてください。

(参考)
古川武士 (2017), 『成果を増やす 働く時間は減らす 高密度仕事術』, かんき出版.
菅原洋平 (2016), 『すぐやる! 「行動力」を高める“科学的な”方法』, 文響社.
上岡正明 (2021), 『自分のやりたいことを全部最速でかなえるメソッド 高速仕事術』,アスコム.
冨山真由  (2017), 『効率・時間・スピード すごい習慣力: 行動科学メソッドで、すべて手に入る!』, 三笠書房.
Dybe!|「即レスは必要ない」脳の専門家に、仕事の効率を上げる時間の使い方を聞いてみた

【ライタープロフィール】
佐藤舜
大学で哲学を専攻し、人文科学系の読書経験が豊富。特に心理学や脳科学分野での執筆を得意としており、200本以上の執筆実績をもつ。幅広いリサーチ経験から記憶術・文章術のノウハウを獲得。「読者の知的好奇心を刺激できるライター」をモットーに、教養を広げるよう努めている。

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