以前と仕事量は変わっていないのに、「今日はなにも進まなかった」「1日中忙しかった」と感じることはありませんか？ その要因は、仕事の多さではなく、脳が生み出す「多忙感」にあるかもしれません。脳の機能を活かした人材開発を行う作業療法士の菅原洋平さんが、多忙感の正体と、仕事の主導権を取り戻すシンプルな方法を明かしてくれました。
構成／岩川悟 取材・文／清家茂樹 写真／石塚雅人
【プロフィール】
菅原洋平（すがわら・ようへい）
1978年生まれ、青森県出身。作業療法士。ユークロニア株式会社代表。国際医療福祉大学卒業後、作業療法士免許を取得。民間病院精神科勤務後、国立病院機構にて脳のリハビリテーション業務に従事。その後、脳の機能を活かした人材開発を行なうビジネスプランをもとにユークロニア株式会社を設立。現在、東京・ベスリクリニックにて薬に頼らない睡眠外来を担当するかたわら、生体リズムや脳の仕組みを活用した企業研修を全国で展開している。『「話せばわかる」は、本当か？』（青春出版社）、『仕事が速い人があたりまえにやっていること』（アスコム）、『「謎に眠い」を解きほぐす』（オーム社）など著書多数。
仕事量以上に「忙しい」と感じる人が急増
「毎日忙しい」「仕事が終わらない」と感じている人は多いでしょう。でも、その忙しさの原因は、本当に仕事量の多さでしょうか？ 私は、作業療法士として多くのビジネスパーソンを診てきた経験から、「多忙」と「多忙感」は別のものだと考えています。
「多忙」は、文字どおりタスクが多く忙しい状態です。一方の「多忙感」は、それほど仕事量は多くないのに、「今日は1日中忙しかった」「なにもできなかった」と感じる状態を指します。満腹に対する満腹感、疲労に対する疲労感というとイメージしやすいと思います。
実際、私が勤めるクリニックに来院して「忙しくて仕方がない」と話す人に1日の仕事内容を書き出してもらうと、そこまで多くの作業をしていないケースは珍しくありません。振り返ると、メールやチャットを確認したり、進捗を確認したりされたりといった対応に多くの時間を費やしているのです。
このようなことが起こる要因は、脳の特性にあります。以前は、脳は目や耳などから入ってきた刺激に「反応する臓器」だと考えられていました。ところが、近年の脳科学ではその見方が大きく変わっており、いまでは脳は「予測する臓器」だと考えられているのです。
脳は、「今日はこんな流れになるだろう」「この仕事はこう進めよう」と先まわりして準備をしています。そして、実際の状況との誤差を修正しながら、できるだけ効率よく働こうとします。つまり、目の前の出来事に反応しているように見えても、実際には予測と修正を繰り返しながら世界を認識しているのです。
ところが、「タイパ」という表現が浸透したことに象徴されるように、効率化や時短が重視される現代では、その「予測する時間」が失われました。ぼんやり考える時間や余白は無駄とされ、空き時間があれば情報を詰め込む。それがあたりまえになっています。その結果、脳は十分に準備できないまま、目の前に現れる出来事、いわば「サプライズ」に次々と対応しなければならなくなったというわけです。これこそが、多忙感の正体といえます。
メールやチャットは脳にとって予期せぬ「外乱」
現代の仕事では、メールやチャット、通知、急な依頼など、自分の脳が予測していなかった出来事が絶えず割り込んできます。私はこれを、「外乱」と呼んでいます。外乱とは、IT業界において、システムや機器の動作に予期せぬ影響を与えてその状態を乱す外部からの要因や妨害信号を指す言葉なのですが、突然の通知などは、脳にとってまさしくこの外乱です。
たとえば、対面で誰かに話しかけられるなら、人が近づいてくる気配などからある程度予測できます。しかしデジタル上の通知は違います。作業に集中している最中でも、突然ポップアップが表示され、脳は強制的に注意を切り替えさせられます。
こうした外乱が繰り返されると、脳は「またなにか起きるかもしれない」とつねに身構えるようになります。すると、集中力や記憶力が落ち、「やろうと思っていたことが思い出せない」「何度も同じ文章を読み返してしまう」「休みたいのに頭が休まらない」といった状態が起こりやすくなるのです。
忙しいから集中できないのではありません。実際には、集中していた仕事から何度も引き離されることで、脳はその都度「元の状態」を思い出さなければならず、この切り替えが積み重なるほど仕事量以上に疲労感が大きくなり、「1日中働いたのに、なにも進んでいない」という感覚につながるのです。
朝5分はまず自分の仕事をする
ただ、多忙感を減らす方法は、決して難しいものではありません。おすすめしているのは、朝に仕事をはじめたら、いきなりメールやチャットを開かないこと。最初の5分だけでいいので、まずは「今日取り組もう」と思っていた仕事を進めてください。
脳は、その最初の行動をもとに「今日はこの仕事を進める日なんだ」と予測をはじめます。そのあとであれば、メールを見ても「自分の仕事に必要な情報」として処理しやすくなるため、通知に振りまわされにくくなるのです。
反対に、最初にメールを開いてしまうと、その日の主導権を手放すことになります。すると、返信を終えたあと、「あれ、なにをやろうとしていたんだっけ？」と思い出すところからはじまるでしょう。そうした時間は本当にもったいないものですし、その日は受け身の姿勢で脳が働くようになってしまうのです。
もちろん、通知を無視できない仕事もあることは理解します。しかし、自分から主体的に確認しにいくのと、突然、割り込まれるのとでは、脳への負担は大きく異なります。
大切なのは、「仕事に追われる」のではなく「自分から仕事をする」ことにあります。最初のたった5分でも自分が主導権を握る時間をつくるだけで、脳は予測しながら働けるようになります。そうした習慣を身につけられれば、「忙しいだけで終わる毎日」は「仕事が進んだと実感できる毎日」へと変わっていくはずです。
【菅原洋平さん ほかのインタビュー記事はこちら】
清家茂樹（せいけ・しげき）
1975年生まれ、愛媛県出身。出版社勤務を経て2012年に独立。ジャンルを問わずさまざまな雑誌・書籍の編集に携わる。
