「仕事に追われる人」と「仕事を前へ進められる人」の違いは、能力や経験ではなく「仕事の主導権」を誰が握っているかにあります。メールやチャットへの対応、曖昧なコミュニケーション、そして「間違えたくない」という心理——。気づかないうちに「リアクション」中心の働き方になってしまうと、脳は本来の力を発揮できません。脳の機能を活かした人材開発を行う作業療法士の菅原洋平さんは、自分から行動する「アクション」を増やすことの重要性を説きます。
構成／岩川悟 取材・文／清家茂樹 写真／石塚雅人
【プロフィール】
菅原洋平（すがわら・ようへい）
1978年生まれ、青森県出身。作業療法士。ユークロニア株式会社代表。国際医療福祉大学卒業後、作業療法士免許を取得。民間病院精神科勤務後、国立病院機構にて脳のリハビリテーション業務に従事。その後、脳の機能を活かした人材開発を行なうビジネスプランをもとにユークロニア株式会社を設立。現在、東京・ベスリクリニックにて薬に頼らない睡眠外来を担当するかたわら、生体リズムや脳の仕組みを活用した企業研修を全国で展開している。『「話せばわかる」は、本当か？』（青春出版社）、『仕事が速い人があたりまえにやっていること』（アスコム）、『「謎に眠い」を解きほぐす』（オーム社）など著書多数。
「リアクション」ばかりでは脳は疲れてしまう
私たちの仕事は、「自分からはじめる仕事」と、「誰かに反応してはじめる仕事」の大きくふたつに分類できます。私はこれを、それぞれ「アクション」「リアクション」と呼んでいます。
アクションとは、自分で「こう進めよう」と予測を立て、その予測に基づいて軌道修正しながら行動することです。一方のリアクションは、メールやチャット、急な依頼など、自分が予測していなかった出来事にその場で対応することを指します。
私たちの脳は本来、「予測する臓器」です。なんらかの行動を前に、過去の経験などから「きっとこうなるだろう」と予測し、そのうえで実際とのギャップを感じると「だったら、こうしよう」というように修正するようにできています（インタビュー【第1回】参照）。
だからこそ、自分で考えて行動するアクションには強いわけですが、一方、リアクションが続くと、そのたびにまったく予測できていない対応をこなさなければならず、大きなエネルギーを消耗します。
もちろん、仕事をしていればリアクションをゼロにすることはできません。ただ、問題は、1日の仕事がリアクションばかりで終わってしまうことにあります。メールやチャットに返信をしたり、部下や上司からの問い合わせに対応したりする。そうして気づけば1日中、誰かの仕事に反応することだけで終わり、自分が本当に進めたかった仕事は、残業になってようやく着手するといった働き方になっている人は多いのです。
最近は、プロジェクト管理ツールなどでメンバー全員の進捗が見えるようになりました。便利な仕組みではありますが、「進んでいますか？」「大丈夫ですか？」と確認し、それに返事をするやり取りばかりが増えると、職場全体がリアクションの連鎖におちいってしまいます。
実際の仕事量以上に「忙しい」と感じてしまう状態を指す「多忙感」とは、タスクの量だけで決まるものではありません。リアクションが積み重なるほど、自分の仕事を自分で進めている感覚が失われ、「忙しいのに仕事が進まない」と感じる状態になってしまうのです。
相手の脳が「予測しやすい」かたちで伝える
リアクションを減らすためには、自分だけでなく、相手が予測や判断をしやすいコミュニケーションを心がけることも大切です。
「お時間のあるときにご確認いただき、ご返信ください」といったメールを送る人は多いですよね？ これは一見、丁寧な表現に思えますが、受け取った相手からすると「『お時間があるとき』って？」「いつまでに返信すればいいのだろう？」と考えて判断しなければなりません。つまり、相手の脳にリアクションを求めているのです。
そうではなく、「○日までにご返信ください」とシンプルに伝えれば、相手は余計な判断をする必要がなく、予測も立てやすくなります。
「相手に委ねるほうが親切だ」と考える人もいるでしょう。しかし、判断を相手に委ねることは、「相手の時間や注意力を奪う行為」でもあるのです。
ですから、「私はこうしたい」と自分の意思を先に示すことをおすすめします。「本日、お手すきの時間はありますか？」といった曖昧な表現ではなく、「14時に電話をしたいのですが、いかがですか？」とすれば、相手は「YES／NO」で判断し、先の行動を予測することができます。
それぞれが自分の意思を明示するコミュニケーションが、お互いの余計なリアクションを減らし、チーム全体の仕事のしやすさにつながるのです。
「正解探し」より「まず動く」を習慣にする
リアクションが多い人には、もうひとつ共通する特徴があります。「間違えたくない」という気持ちが強いあまり、行動する前に正解を探そうとすることです。
たとえば、メールを書くたびに「失礼のない書き方」を検索したり、企画書をつくる前に「正しい資料」を延々と探し続けたりします。最近では、最初からAIに「間違いのない正解」をつくってもらうという人も増えています。
それ自体が悪いとはいいませんが、「正解を探すこと」が仕事の中心になってしまうと、自分で予測を立て、自分で試し、その結果を修正するという、脳が本来得意としているアクションのプロセスが失われかねません。
脳は、目的とすることに対し実際に行動したときにはじめて予測を更新します。ですから、どれだけ事前に情報を集めても、自分が動かなければ「次はこうすればいい」という感覚は育ちません。すると、いつまでも答えを探し続けることになり、多忙感も減らないでしょう。
私はこれを、「探索行動」と「利用行動」の違いとしてとらえています。まず自分で考え、行動し、試してみる。これが探索行動です。そのうえで、AIやインターネット、人からのアドバイスを参考にして改善していくのが利用行動です。
順番が逆になると、自分はなにも考えないまま答えだけを受け取ることになります。すると、もし想定外のことが起きたときに、自分で修正することができなくなるのです。なぜなら、「こう考えてこの結論に至った」という自らの思考の過程がなにも残っていないからです。
ですから、AIも「答えを出すツール」ではなく「相談相手」として使ってほしいと思います。まずは自分なりの考えを持ち、「この考え方で問題ない？」「別の視点はないかな？」と問いかける。そうした使い方であれば、自分の予測を深める助けになります。
仕事でも人生でも、自分の行動があるからこそ、脳は学び、成長していきます。リアクションを減らしてアクションを増やすとは、「まず自分で動いてみる」という習慣を増やすことでもあるのです。
【菅原洋平さん ほかのインタビュー記事はこちら】
清家茂樹（せいけ・しげき）
1975年生まれ、愛媛県出身。出版社勤務を経て2012年に独立。ジャンルを問わずさまざまな雑誌・書籍の編集に携わる。
