英文メールの効果的な書き方と便利なフレーズ

「メールでどんな英文を書いたらいいかわからない」
「英文を考えるのに時間がかかって、メール送信がいつも遅くなる」
「英語でメールを送ると、『再度説明してほしい』という返信がよく来る」

そんな悩みをもっていませんか？　英文メールの作成が遅いと、仕事が思うように進まないこともあるでしょう。

「単に翻訳すればすむのでは？」と思う人もいるかもしれませんが、英語と日本語ではビジネスメールのルールが異なるもの。ルールを無視した書き方では、信頼度や好感度を下げかねません。

本記事では、英文のビジネスメール作成に最低限必要な知識を、ENGLISH COMPANYがまとめました。基本構成、目的に応じた書き方、重要な8つのポイントなど、明日からの仕事に役立つ情報が満載です。

英文ビジネスメールの基本的な構成とポイント

英文ビジネスメールには、決まった構成があります。まずは、どのような構成でメールを作成していくか見ていきましょう。

英文のメールは、次のような順序で書きます。

それぞれどのようなポイントがあるでしょうか？

1. 件名

件名には、メールの目的と内容をわかりやすく示します。相手がひとめで内容を把握できるよう、具体的で明確な件名を選ぶことが重要です。

英文メールの件名として望ましくない例と望ましい例を比較してみましょう。

「件名として望ましくない例」では、なんの会議や質問なのか、どれくらいの緊急性のあるメールなのかが明瞭ではありません。対して「望ましい例」の場合、何を依頼しているかや、どんな案件で急ぎの確認を求めているかなどが、ひとめでわかる件名になっていますね。

相手に重要度や内容がスムーズに伝わるような件名を書くのがポイントなのです。

とはいえ、具体的な情報を入れすぎて件名が長くなると、相手に読み飛ばされる恐れがあります。長くとも7語以内の単語数にして、受信箱で見たときに画面に収まる程度の長さで書くのがおすすめです。

緊急で送るメールや、早急な行動を要求する場合は、緊急性や期限を件名に明記します。

2. 宛名

宛名を書く際には、さまざまなポイントがあります。たとえば、相手との関係性に応じ、呼び方を変えること。組織内の立ち位置や相手の地位、親密度の深さによって次のように変えていきます。

相手との関係性が深くなるにつれて、くだけた呼び方にしていくのですね。

ちなみに、一斉メールのときの宛名は、 "Dear All", "Dear Managers", "Dear Colleagues", "Dear Customers" などとします。担当者がわからない場合は、"To whom it may concern"（ご担当者さま）と書きましょう。

また、ビジネスの場面では、役職（President, Managerなど）や敬称（Mr., Ms., Dr.など）を使用して、相手への敬意を示すことが重要です。女性に対しては、既婚女性を指す "Mrs." や未婚女性を指す "Miss" よりも、"Ms." を使用するほうが好まれます。宛名が不明な場合は、"Dear Sir or Madam"と書きます。

3. 書き出し

書き出しは、具体的かつ簡潔に1〜2行で書くのがポイントです。日本のビジネスメールで時に見られる時候のあいさつは必要ありません。よく使われるフレーズは次のとおり。

目的に応じて、適切な書き出しをするようにしましょう。

4. 本文

本文を書く際は、相手に敬意を示すため、丁寧な表現を使いつつ、礼儀正しい文章を書くのが重要です。

以下の文は「商品発送の遅れを謝罪する」メールの悪い例です。この文章が適切でない理由を考えてみましょう。

このような本文では謝罪が不十分で説明不足であり、顧客への敬意が欠けています。では、次のような本文はいかがでしょう？

こちらの本文では、発送の遅れの原因が明確に書かれていますね。誠意のこもった謝罪や、問題の解決に取り組む意欲も伝わります。

相手に伝わる本文を書くためには、先に要件を述べつつ、ビジネスに適した表現を使い、必要に応じて今後の対応の仕方を記すのが重要です。

5. 結びのひとこと

日本語の「よろしくお願いします」に相当する万能に使える結びのひとことは、英語にはありません。目的に応じて、適切なひとことを入れて締めくくりましょう。

たとえばお礼の気持ちを表現する場合、次のような一文が便利です。

具体的なお礼の言葉を使って、相手に感謝の気持ちを伝えましょう。良好なビジネス関係を築けますよ。

もし相手が追加のサポートや質問を求める可能性があるなら、それに対応する姿勢を示します。

また、本文の代わりに結びのひとことの箇所で、期日を示すこともできます。

6. 結びのあいさつ

結びのあいさつでは、状況や相手との関係性に応じて表現を使い分けます。よく使われる結びのあいさつを丁寧さの度合いで分けると以下のとおり。

7. 署名

ビジネスメールの締めとなるのが、署名。日本語とは逆で、上から順に、「氏名→役職（ある場合）→所属部署→会社名→連絡先（電話番号、メールアドレス）」を記載します。

＊以下の例文中に登場する人名、団体名、メールアドレスなどはすべて架空のものです。

もしご自身の勤務先で署名の書き方に関する規定がある場合は、そのルールに従って記載しましょう。

以上のような構成とポイントに従うことで、相手により伝わる英文ビジネスメールが書けるようになりますよ。

【場面別】英文ビジネスメールのサンプル

ビジネスではさまざまな場面で英文メールを作成します。ここでは、仕事でよく遭遇するシチュエーションにおける英文ビジネスメールのサンプルと、作成上のポイントをご紹介しましょう。

自己紹介

入社した際に必ず行なうのが、新しい同僚や上司への自己紹介。明確かつ簡潔に行ない、相手がすぐに理解できるように書くのがポイントです。

最初に伝えるのは、自分の名前と役職。その後、これまでの経歴を短く紹介しましょう。関連するスキルや経験を強調すれば、自分がどのような価値を提供できるのかを相手に示せます。

さらに、相手のビジネスや役割への興味を示し、協力や連携の意志を伝えることも大切。自己紹介の最後には、相手が必要なときに連絡がとれるよう、連絡先情報を提供します。

依頼

英文メールにおいて何かを依頼するときは、依頼内容や目的を具体的かつ明確に伝えることが大切。依頼が適切に遂行されるようにするには、期限の明示も効果的です。ただし、相手に負担をかけないように、無理のない期限を設定するなど、配慮する必要もあります。

また、協力の意欲を高めやすくするため、相手の協力や労力に対して感謝の言葉を添えるのもよいですね。さらなる支援や質問を求められた場合は、迅速かつ適切に対応します。

督促

期日を過ぎても適切な対応がなされていない場合、督促メールを送ることもあるでしょう。依頼した際よりも、緊急性や期限を強調します。

しかし、"Submit the document immediately!"（書類をすぐに出して！）のように感情的に伝えるのはご法度。以下のように丁寧な言葉づかいをして、冷静にアクションを促すのがポイントです。

問い合わせ

問い合わせを行なう際には、具体的にどの件について問い合わせているのかをはっきりと伝えます。適切な回答をもらうためには、問い合わせ内容に関連する詳細な情報や必要な資料を提供することがポイントです。

メールの結びには、お礼や感謝の意を表し、返信を待つ旨を伝えます。

お礼

プロジェクトや取り組みが成功した場合など、相手の貢献と支援に対してお礼のメールを入れる場面もあります。メールでお礼を述べる際には、直接的かつ具体的な感謝の言葉を使うのがポイントです。

以上のポイントやサンプルを参考にして、英文ビジネスメールを書いてみましょう。

英文メール作成で注意すべき8つのポイント

英文ビジネスメールでは、文面だけで相手に自分の意図を伝える必要があります。電話や直接の会話とは異なり、声のトーンや身振り手振りで意味を補うことができません。そのため、正確で読みやすい英文の作成が求められます。

そこで、英文ビジネスメール作成において注意すべき主なポイントを、以下にまとめました。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

1. メールの目的を明確にする

日本語のビジネスメールでは、初めに時候のあいさつや状況を紹介し、最後に結論を伝えることが多いもの。一方、英語のメールでは、冒頭の段落で要件や目的を明示します。

情報の共有、提案、依頼など、メールの核となる内容を先に提示し、受取人がメールの目的を速やかに把握できるよう努めます。その後、詳しい背景や理由を続けて説明するのが、英文メールの構成です。

2. 文体を簡潔に保つ

文体を簡潔に保つことも重要。メールで遠回しに話したり、難解な単語を使ったりすると、相手にとって読みにくい印象を与えてしまいます。

相手が読みやすいように、シンプルな語彙を用いて、メッセージを直接的に伝えるのがポイント。これは英語が母語でない相手が読む場合、特に有効です。

3. 適切な箇所で改行する

画面全体に英文がギッシリ詰まったメールが届いたら、読むのが大変ですよね。あなたがメールを送る際も、適切な箇所で改行を入れることが重要です。

ポイントは、ひとつの段落ではひとつのトピックだけを扱うこと。一段落のセンテンスは、画面が文字でいっぱいにならない程度の長さにするとよいでしょう。

特に、相手がスマートフォンで読む可能性が高い場合は、一回のスクロールで読みきれる程度の長さにするのがおすすめ。なお、段落と段落のあいだは一行空けます。

相手に「読みにくいメールだな……」と思わせないよう、送信前に、段落の長さがちょうどよいかや、適切な箇所に改行が入っているかを確認しましょう。

4. 丁寧な言葉づかいをする

ビジネスメールや業務上のコミュニケーションでは、丁寧な言葉づかいをすることが大切です。

英語には日本語の尊敬語や謙譲語に相当する言葉が存在しないため、英語のコミュニケーションは日本語と比べてカジュアルに感じられるかもしれません。しかし、初対面の人やまだ関係が深くない人に対してカジュアルな言葉を使いすぎると、相手に失礼だと思われる可能性があります。

たとえば取引先に対してミーティングの中止を連絡する際、"Cancel the meeting next week."（次週のミーティングはキャンセルして）と命令文で直接的に書くのは、失礼にあたります。代わりに、次のように丁寧に書いてみるのはいかがでしょうか？

この一文のポイントは、"I apologize for the inconvenience," のようなクッション言葉を使って、相手に不快感を与えないように配慮している点です。

そして、助動詞 "will" の過去形 "would" を使っています。過去の出来事を示しているわけではないのに、なぜ過去形を使うのでしょうか？

その理由は、認知文法（＊）で過去形をとらえていくとわかりやすくなります。

＊認知文法：「人間がどのように身のまわりの物事を認知し、それがどのように言語表現に反映されているか」というアプローチで、文法を説明しようとする文法理論

過去形の中心的意味は「距離感」。つまり、現在から離れた「過去」を示す「時間的な距離」だけでなく、「心理的な距離」も表すのです。

過去形を使うと、直接的な要求や提案から一歩引いた、やわらかいニュアンスを含められるため、要求や提案をより優しく、控えめに伝えられます。直接的な表現を避け、間接的な表現を用いるほど、より丁寧なコミュニケーションが実現できるのです。

相手からの信頼を維持し、良好な関係を築くために、英文メールでは上記のような丁寧な言葉づかいをすることが重要です。

5. 英語のビジネスメール特有の表現を把握する

英文メールには、日本語のメールにはあまり馴染みのない表現があります。

たとえば、メールの件名などでよく使われる "Warm greetings"（直訳：温かいあいさつ）。英語圏のメールは、相手に対して親しみや温かさを示すのが特徴です。ビジネスメールでも、丁寧で友好的な印象を与えるために、"Warm greetings" のようなフレーズを使うことがあります。

ほかには、英語の督促メールでよく使われるフレーズとして "a friendly / kind reminder"（直訳：友好的な／親切なお知らせ）があります。 "friendly" や "kind" のように、友好関係や、親しみに関連した言葉を使うと、単なる注意喚起を意味する "reminder" という言葉で伝えるよりも、相手との関係を良好に保ちやすくなります。

一方、日本語圏のビジネス文化で重視されやすいのが、敬語や謙虚さですね。日本語での督促メールの場合、「ご多忙のなか恐縮ですが」のような、へりくだった表現を用いることが多いものです。

言語や文化によって、コミュニケーションのスタイルや表現は異なるもの。英語のメール特有の表現を理解し、それを実際のメールコミュニケーションで効果的に使うことが重要です。

6. スペルチェックをする

ビジネスコミュニケーションにおいて、正確な英文を書く能力は必須です。スペルミスが多いと、相手はあなたが手を抜いていると感じるかもしれません。そのため、メールを送る前には、スペルチェックを強くおすすめします。

7. 負の感情を示す言葉を避ける

苦情を述べたり、間違いを指摘したりする場合、イライラしてついこんなメールを送りたくなることもあるでしょう。

しかしこうした負の感情を込めたメールを送ると、相手との良好な関係を損ねるリスクがあります。

一度送ったメールは取り消しできないため、冷静になってからメールを送るのがおすすめ。どのような状況でも、第三者が見て適切だと言えるビジネスメールを書くことが重要です。

たとえば相手の対応に失望した場合は、次のように丁寧な伝え方をするとよいでしょう。

そしてどんな内容のメールでも、始めと終わりには礼儀正しいあいさつと感謝の言葉を添えるのが重要です。

8. 返信が欲しい場合、その期日を伝える

相手からの返信を期待する場合は、その期日を必ず明記します。期日を書いておかないと、相手がなかなか返信をしてくれない可能性があります。

期日を相手に明瞭に伝えるためには、次のように具体的な日付や曜日を指定するのが有効です。

逆に、もし返信が必要なメールを受け取ったら、メールに書かれた返信の期日をしっかり守ることが大切です。期日を過ぎると、相手の仕事の進行を妨げ、迷惑をかけるおそれがあります。

どの日に返信すべきかを最初にチェックし、それをカレンダーや手帳に書き込むのがおすすめ。返信の準備がその期日内に難しい場合、早めに相手に伝え、代わりの期日を提案するとよいでしょう。

以上のポイントを念頭におき、英文ビジネスメールを作成することで、より効果的なコミュニケーションが可能になるでしょう。

英文メールをもっとわかりやすく書くためには

英文ビジネスメールをより流暢に、理解しやすく書くためには、今回紹介したポイントと書き方を理解するだけでは不十分。あわせて、あなたがライティングにおいてどういった課題を抱えているのかを理解することも重要です。

効果的なメールを書くための工夫をする以前に、文法的なミスが多かったり、洗練された構文が使えなかったり、そもそも語彙の知識が限られていたりといった点が問題になっている場合もあります。

では、英文メールをはじめとする、ライティングスキルを根本から効率よく伸ばすにはどうしたらよいのでしょうか？

最も効率的なのは、「英語のプロ」からあなたの課題の診断を受けること。自立型英語コンサルサービスSTRAILでは、あなたのライティングの課題を詳細に診断し、いま抱えている課題に最適なトレーニングを提案します。

客観的な視点でご自身の課題を理解すれば、英文ビジネスメール作成をはじめとする、さまざまなビジネスシチュエーションで役立つライティングスキルを本質から習得できるでしょう。

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英文メールには、日本語のメールと異なるルールや構造があります。今回紹介したポイントを押さえながら、ご自身の課題を理解することも重要です。

確実に相手に伝わり、よい印象を与える英文メールが書けると、仕事の進行や人間関係の構築がスムーズになりますよ！