移動の時間がもったいない。ちょっとした無駄な時間が積み重なっていつの間にか時間がなくなっている……。そういう風に悩んでしまってはいませんか?

1日の予定を考えるときは、効率的になるように組み立てますよね。しかし実際に行動に移してみると、タスクを遅らせる「無駄な時間」が端々で発生していることに気づくと思います。突然できた待ち時間など、やることはあるのに資料や道具がなく待つことしかできなかった……、なんてやきもきした経験のある人もいるかもしれません。

また忙しいときには、移動している時間さえももどかしく感じると思います。現在、東京都内のサラリーマンは平均して毎日片道58分も通勤時間に消費しているのだとか。往復で1日約2時間、1週間になると10時間もの通勤時間を消費しているわけですね。

そのようなスキマ時間をうまく活用していけば、あなたが今抱えているタスクをグッと早く処理できるようになるはず。今回は、スキマ時間をうまく活用するための「下準備」のコツをご紹介します。

スキマ時間の活用はなぜ難しい?

「スキマ時間をうまく使おう」というのはよく言われていますから、そんなことは分かっていると思ってしまうかもしれません。ですが実際には、スキマ時間を十分に活用できている人はあまり多くないというのが現状です。せっかくのスキマ時間にSNSを使ったり、スマホゲームをしたり、移動中の電車で寝たり、あまり興味のないネットニュースをぐるぐると巡回したり……、なんて方法で過ごしてしまう人が多いかと思います。

スキマ時間をうまく使えない原因は、実はスキマ時間そのものではなく、それ以外の時間にあります。なぜなら、細切れで手間のかかる作業に向かないスキマ時間は、事前にしっかりとした下準備をしておかないと役立てることができないから。

では、具体的にはどのような下準備をすればスキマ時間をうまく活用できるのでしょうか。ここからは、十分に下準備をするための3つのコツをご紹介します。

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1. 小さなタスクをストックしておく

実際にスキマ時間ができたときにすぐさま作業に取りかかるには、「スキマ時間にはこれをやるぞ」というタスクを用意しておくことが大切です。

1回ごとのスキマ時間はせいぜい10分くらい、長くても30分ほどでしょう。いざ時間がうまれたときに「さて、何をやるんだったかな?」と手帳を開いて考えたり、作業に取りかかる準備をするのに5分も使ったりすると、その時点でスキマ時間の何割かはすでになくなってしまっているのです。

スキマ時間活用のキモは、何よりも「素早く取りかかる」ことなのです。そのために必要なのは、スキマ時間を「待ち受ける」こと。普段から、仕事をする中で「これはスキマ時間でもできる」という軽いタスクを積極的に集めておきましょう。しっかりと腰を据えられる「重いタスクを処理できる時間」にはそういった軽いタスクにはあえて手をつけず、スキマ時間に処理するためにストックしておくのです。そのようなタスクの一覧を作っておけば、いざ唐突に手が空いたとき「よし、これだ」とすぐさま取りかかることができます。

このようにして小さいタスクをスキマ時間に押しやることで、日頃の腰を据えて作業ができる時間の効率も向上させられるのです。

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2. スキマのさらにスキマを活用する

下準備として、あらかじめタスクの内容について考えを巡らせておくというのも大切です。

例えば、スキマ時間ができたら○○さんへメールを打つというタスクがあるとしましょう。メーラーを起動してから「さて……」と文章を練り始めるのでは、効率が悪いですよね。そのような無駄をなくすために、歩いているときや単純作業をしていて頭は他に使えるときなどを利用してあらかじめメールの内容を練っておくと良いでしょう。

このように、スキマ時間ができてからやることを考えるのではなく、満を持して「待ち受ける」ことで初めてスキマ時間をしっかりと活用することができるようになるのです。

3. スキマを使える“武器”を持つ

スキマ時間を活用するのに強力な武器になるのが、近年発展の目覚ましい電子機器の数々です。

現在はもうスマートフォンを持っていない人のほうが少ないですし、中にはiPadなどのタブレット端末を普段から持ち歩いている人もいるのではないでしょうか。スキマ時間をうまく使うには、これらの電子機器を利用することが大切。電子機器とクラウドサービスの機能を上手に組み合わせてあげることで、スキマ時間は有効な時間へと大幅に変化します。

クラウドサービスとは、データをパソコンなどの端末ではなく、インターネット上に保存して管理するサービスのこと。GoogleDriveやDropbox、OneDriveなどが有名ですが、そのようなインターネット上にファイルをアップロードして使うオンラインストレージ系のサービスのほかに、フリーメール(Gmail等)やテキスト系のサービス(Evernote)、タスク管理サービス(JootoやTodoist等)など、多数の端末間でデータを同期できるクラウドの利用も各方面で進んでいます。そのようなサービスを活用し、仕事の資料や作業途中のファイルなどに社外からでもアクセスできるようにしておけば、スキマ時間に行えることはグッと多くなるでしょう。

また、そのような「どこからでもアクセス可能」にしたファイルを有効に活用するためにも、iPadなどのタブレット端末を導入するのがおすすめです。簡単な作業ならスマートフォンでもこなせそうに思いますが、文章を入力したり、本来A4サイズの文書をPDFで閲覧したりする場合、スマートフォンでは力不足になりがち。ちょっと調べ物をしたいだけなのにレイアウトが崩れてしまったなど、不都合を感じることもあり得ます。そうは言っても、例えば電車の中などでノートパソコンを広げて作業をするのも難しいものです。

そのような中間的なタスクには、程よいサイズで使いやすいタブレット端末がピッタリとフィットします。ノートパソコンほどの本格的な作業には向きませんが、ちょっとした調べ物やメールのチェックと返信、書類の閲覧、簡単な書類の作成程度の作業ならば、スマートフォンの何倍もの効率で進めることが可能です。

タブレット端末は安いものではありませんから、簡単に「じゃあ買おう!」とはならないだろうと思います。ですが、そこで思いきって何万円かを投資することが、将来的に何時間、何十時間もの有効な時間を生み出します。そう考えれば、意外と安い買い物だと言えるのではないでしょうか。

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やるべきこともやりたいことも山のようにあるというのに時間が自由にならないというのはもどかしいものですよね。ちりも積もれば山となる。小さなところから時間の効率化を図って、大きな時間を捻出しませんか?

(参考)
HUFFPOST LIFESTYLE JAPAN|通勤時間、理想35分→現実は平均58分 過半数が1時間以上かかる
THE 21 ONLINE|多忙なコンサルタントの「スターの時間」活用法
PRESIDENT Online|細切れ時間をどう活用しているか?
ITmedia エンタープライズ|空いた時間がもったいない! スマホで時間を作り出す