なぜ計画通りに仕事が進まないのでしょう？
直前に会議の資料作成を任せてくる上司のせい。進捗を報告しない部下のせい。一時間に一回は紙詰まりするコピー機のせい……。そんな風に他責で考えているうちは、仕事を思い通りに進めることなんてできませんよね。ならば、自分のタスク管理能力をアップさせて、サクサク仕事を進められるようにするべきです。
今回は、1日の仕事計画を効率よく立てて、その日の仕事のしわ寄せが残業に行くスタイルから卒業するための方法をご紹介します。
1, 一日の計は「前日23時」にあり。
23時というのは比喩ですが、一日の計画は、前日の仕事が終わる時に立ててしまうのがベストです。
前日の夜なら、その日にやり残したタスクの詳細も覚えているでしょう。このタスクにはあとどのくらいの時間が必要か、という肌感覚も残っているはずです。
一方で、一日の計画を朝に立てようとしたらどうなるでしょうか。出社直後の時間、多くの人は、定例会議やメールチェックなどに追われることが多いと思います。このバタついた時間に、その日の計画を立てることはおすすめしません。遠足の用意を、当日の朝の忙しい時にするようなもので、抜け漏れなどのミスが起こりやすくなるから。「一日の計は朝にあり」では遅すぎるのです。
夜は仕事が終わって一息つきたいところかと思いますが、もう一踏ん張りして、明日の計画を立ててしまいましょう。
2, タスクを視覚化しよう
計画を立てたら、それを視覚化しておきましょう。せっかく「覚えているうちに」と翌日のタスクを整理したのですから、それをきちんと形にする必要があります。前日に計画を立てても翌朝忘れてしまっては、意味がありませんよね。
自分のタスクノートやTo Do アプリがあればそれを利用してください。自分のスタイルが確立していない、という方には「タスクボード」がおすすめです。
このタスクボードというのは、「世界一合理性を追求する」と言われるトヨタで導入されている手法。本来はチーム内でタスクを視覚化して情報共有をスムーズに行うためのものなのですが、一人分のタスク管理にも有効に活用できる手法です。
トヨタで使われている、なんて、どれだけすごいものなんだろう……と構える必要はありません。タスクボード自体は非常にシンプルで、大きめのボードを「To Do」「Doing」「Done」の三つに分けておき、自分のタスクを付箋に書いて、当てはまるエリアに貼り付ける、というものです。
これから取り組むべきタスクは「To Do」の部分に貼っておき、現在進行中のタスクは「Doing」の部分に貼ります。終了したタスクは「Done」の部分に移しましょう。
このタスクボードのいいところは、これからやるべき仕事だけでなく、進行中のタスクも視覚化できるところ。緊急の用事で作業を中断しても、自分の現在地が明確ですから、すぐに復帰できます。
前日に立てる翌日の仕事の計画は、このタスクボードの上に作成しておきましょう。肌感覚でわかっているやり残しのタスクを文字にしてボードに整理することで、翌朝の出社後、よりスムーズに仕事に取り掛かれるはずです。
3, 前日に準備 → 始業前にタスク開始、で効率UP
さて、前日のうちにタスクの整理、明確化まで終えられたあなたは、圧倒的なスタートダッシュに成功しています。ここでは、一日の仕事をさらにブーストするために、当日の朝にするべきことを紹介しましょう。
キャリア育成のための研修や講演会を多数開催する沢渡あまね氏は、自他ともに認める「朝型人間」。毎朝7:30に出社してメールチェックを行うそうです。
その理由は「早朝は集中できるから」といったものではなく、ネクストアクションを前倒しにするためだといいます。
たとえば、午後の社内会議に関する“依頼メール”を朝イチで送っておけば、部下は事前に自分の考えをまとめたり、資料を作成するなど十分に準備して会議に臨むようになります。ところが、私の出社が始業時間通りであったらどうでしょう。私からのメールの返信は早くて10時過ぎ。それを部下がチェックするのがお昼近くと、どんどん後へズレ込んでいきます。その結果、肝心の会議では「まだ考えがまとまっていなくて……」となり、何も決められない無駄な会議になってしまいがちです。
（引用元：PRESIDENT Online｜デキル朝型人間vsデキル夜型人間「1週間の予定の立て方」）
メールは、自分だけのタスクではありません。送信後は誰かが読み、アクションを起こすもの。こうした「他人のためのタスク」は、できるだけ早いうちに片付けておくのが吉なのです。メール処理に限らず、担当者に確認を取らねばならない業務のような相手のある仕事は、始業前に確認しておき、朝一でチェックをお願いしに行くのが理想です。
＊＊＊ 仕事を計画通りに進めるためには、仕事のスピードを上げ、効率化するのが一番。そのために必要なのは、手際のよい準備なのです。 前日のうちに準備を終わらせて、仕事のスタートダッシュが切れるといいですね。
（参考） キャリアパーク！｜仕事のスピードをあげるために前日準備すべきことは PRESIDENT Online｜生産性向上！トヨタ式「見える・動く」タスクボードの活用術 PRESIDENT Online｜デキル朝型人間vsデキル夜型人間「1週間の予定の立て方」 産業能率大学 総合研究所｜効果的な学習計画の立て方
