どんな仕事をしていても戦い続けなければならない相手、それは、ミスです。

慣れない仕事をしていたり、長時間同じ作業を続けていたりすると、ついミスをしてしまうことがありますよね。またパソコン作業中のミスといえば、変換ミスやタイプミス、入力ミスなどがありますが、みなさんも一度はパソコン作業中のミスを経験をしたことがあるのではないでしょうか。

そしてミスのレベルもさまざまです。すぐに修正さえすれば問題のないミスから、最悪の結果を招いてしまう大きなミスもあります。もしもマーク式の試験で解答番号をひとつずらしてマークしてしまったら……。考えるだけで怖くなりますね。

ではどうすればミスをなくして、仕事の質をあげることができるのでしょうか?
今回は、ミスとのつき合い方について考えてみたいと思います。

人間はミスをする生き物

ミスをなくすにはどうすればよいのか。みなさんも一度は考えたことがありますよね。

しかしながら、完全にミスをなくすことはかなり難しいと言えるでしょう。なぜならば私たちは起きている間中、ずっと集中力を保つことができないからです。

人間が集中力を保つことができる時間に関してはさまざまな報告があり、また個人差があることから、残念ながら正確な時間をお伝えすることはできません。しかし、アメリカMicrosoft社の研究チームの報告によると、人間の集中力は8秒しか持たないと言われており、少なくともあまり長くはなさそうです。

このデータは、米マイクロソフトのカナダの研究チームが2015年5月に実際に発表したものだ。約2000人の参加者の脳波などを測定した結果で、2000年は12秒だったヒトの集中力の持続時間が、13年には8秒まで短くなってしまったという。

(引用元:DIAMOND online|現代人の集中力持続は金魚以下!IT進化で激減

また、私たちは時間帯によって集中力が異なります。昼下がりの時間は眠くなりますし、夕方は疲れが溜まってきますよね。このように考えると、完全にミスをなくすのは、やはりとても難しいことなのです。

とはいえ、ミスを放っておくわけにはいきません。だからこそ、ミスと上手につき合うことが大切なのです。

my-885-ec
80日でTOEIC885点に! 繁忙期の激務をこなしながら230点アップできた "パーソナル学習戦略"
人気記事

仕事の重要性を見極めよう

では「ミスと上手につき合う」とは、どういうことなのでしょうか?

それは、小さなミスをある程度許してしまう代わりに、大きな失敗につながるようなミスをなくすということ。つまり、状況によってミスの量をコントロールするのです。そのためには、ひとつのミスが致命的になるかもしれない仕事や、ミスしやすい仕事、ある程度のミスが許される仕事を見極め、集中力を「ひとつのミスが致命的になるかもしれない仕事」へと重点的に割り振ることが大切です。

たとえば、明日が締め切りの仕事と、1ヶ月後が締め切りの仕事なら、後者の方がミスをカバーできる可能性は高そうですよね。また、請求書を作成する際のミスということであれば、品名の誤字脱字よりも、金額の入力間違いの方が取り返しのつかない損失につながりかねません。この場合は、金額の入力時に集中力のリソースを多く割くことで、より重大な失敗につながるミスを減らすことができます。

また、自分がミスをしやすい法則について考えることも大切です。将棋棋士の羽生善治さんは、ミスした後に次のミスが起こりやすいので、2回目のミスが起こらないよう、特に気をつけているといいます。

しかし、ミスでその好循環が崩れてしまうと、盤上が混沌としてきます。それで新たなミスを起こしやすくなるのです。明らかにミスをしたとわかったら、そのミスが次のミスを呼ばないよう気を付けています。

(引用元:Inquiry|羽生善治『明らかにミスをしたとわかったら、そのミスが次のミスを呼ばないよう気を付けています。』

羽生さんのように、自分がミスしやすい法則を見つけることによって、集中すべき点が明確になります。たとえば、提出期限が差し迫った見積書を作成したとき、些細なミスをして上司に怒られたことがあるならば、焦っているときほど確認を入念にしてみましょう。

このように、ミスしやすい場所やミスしてはならない場所を明確にすることで、効率よく集中力のリソースを割り振れるようになるのです。そうすれば、たとえミスをしたとしても、その後の確認作業などでカバー可能なため、大失敗することを回避できます。

mistake-sigotonokakunin02

仕事の前に注意点を書き出してみよう

それでは、効率的にミスを減らすにはどうしたらよいのでしょう。

ミスを減らしたいときは、あらかじめミスをしやすい部分、ミスが致命的になる部分をアウトプットしてみてください。上でも述べたように、自分のミスの傾向は自分が一番よく把握しているはず。これまでのミスの経験を活かして、注意すべき点や手順などを、紙に書いたり、パソコンのメモ機能などにアウトプットすることで、頭で考えているだけよりも注意点が頭に残りますよ。

さらに注意点を書いた付箋を、デスクやパソコンの目に入りやすい場所に張り付けておくことで、何度も注意点を確認することができます。ダブルチェックを習慣化したり、注意点に対して「気をつけなければいけない」と自覚したりすることで、ミスを減らすことができるでしょう。

***
ミスは「減らそう」と意識することが肝心です。
ぜひ試してみてください。

(参考)
日経ビジネスONLINE|仕事のミスをビックリするほど無くす方法を考えた
DIAMOND online|現代人の集中力持続は金魚以下!IT進化で激減
Inquiry|羽生善治『明らかにミスをしたとわかったら、そのミスが次のミスを呼ばないよう気を付けています。』
Study Hacker|読書の質はtwitterであげる!? 『読書 × 小さなアウトプット』を習慣化するシンプルな方法