あなたの組織の会議やミーティングは、うまくいっていますか?
進捗状況の確認だったり、資料の読み合わせだったり。メールでも済むような内容の会議になっていませんか?

日本の古い企業は、「会議の資料作りのための会議」などに追われ、「会議のための会議」なんて揶揄されることもしばしばだそう。とはいえ、いくらメールやクラウドで情報の共有ができたとしても、面と向って話す重要性も確かにあります。効率的な会議とは、一体どのようなものでしょうか。

大人数でのブレスト厳禁

会議中、「よし、何かいいアイデアはないか? ちょっと端から発言してみろ」なんて言う上司はいませんか?

ちょっと待ってくれ、いきなり言われても、無理に決まってる。

こう思うのが当然ですね。実は、大人数での意見出しやブレストは効果がない、とわかっています。ミネソタ大のBouchard氏の研究によると、ブレインストーミングにおいては人数が多いほどアイデア数が減ってしまうそう。

これは「大人数という環境の中で、闊達に自分の意見を述べることは苦手な人が多い」から。つまり、個人と個人の間に、能力の差ではなく発言力の差が存在するのです。それは人数が多ければ多いほど顕著に表れます。

もし意見出しやブレストがしたいのなら、大きな会議の前に、少人数で集まる機会を儲けましょう。

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 挙手での多数決禁止

当然のことですが、名前と顔がわかる状態で、決をとってはいけません。

「同調圧力」という言葉をご存知ですか?
人間は、集団になるとその性質が大きく変化します。大勢の意見に流され、少数意見をないがしろにし、立ち上がることを極端に恐れるようになるのです。しかし、今でも多数決って多いですよね。

こんな実験があります。
社会心理学者のアッシュは、7~9人の参加者をテーブルにつかせ、実験者が二枚のカードを提示する、という実験を行いました。一枚のカードには直線が一本引いてあり、もう一枚には三本の直線が引いてあるのです。そして実験者は、「三本の中から、このカードに書いてある直線と同じ長さのものを選んでください」と指示します。よくあるだまし絵とは違い、三本のうちのどれが正解なのかは明らかです。

まずアッシュは、普通に実験を行いました。もちろん、何度実験を行っても正解率は100%、誰一人間違えませんでした。

次にアッシュは、参加者のうち一人を除いて全員をサクラに変えました。サクラには、間違った直線を選択するよう仕向けたのです。本物のターゲットはたった一人だけ、というわけですね。すると何も知らないターゲットは、周りのサクラが次々と間違った直線を選ぶのを見て、落ち着きを無くし、しきりに周りを見回していたそうです。

結果は歴然でした。はじめの実験では正解率が100%だったのに、サクラを入れた実験では、1/3もの人がサクラに同調し、誤った直線を選択してしまったのです。

(引用:Study Hacker|あなたはたとえ少数派でも自分の意志を貫ける? 同調圧力に負けない強い自分の作り方

このアッシュの実験は、かなり極端です。しかし、会議での同調圧力のかかりやすさを如実に表しています。

もし、挙手で多数決をとったらどうなるでしょう。
この実験と同じように、自分の意見を言えない人が出てくるに違いありません。意見を求める時は、必ず紙に書かせる、無記名にする、など工夫をしましょう。

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事前にできる準備は徹底的に行え!

・進捗確認
・各部署からの報告
・上役の挨拶
・紙資料の配布、読み合わせ
・議題、目的の確認

これらは全て、会議の中でやるべきではありません。たとえば過去一週間の結果や数字の報告であれば事前に報告資料を回し、読んでおくことが可能です。
現状は事前に共有した上で、「次週以降の課題」「目標達成までに今週できること」など、前向きな議論こそが会議で行われるべきものです。

これなら、15分か20分もあれば十分。「会議は参加者の時間を奪うもの」と認識してください。そして事前に簡単に共有できるものは何か、あえて顔を見て話すべきは何か、この線引きをしっかり行い、最も短時間で最も効果のある会議を行ってください。

参考
Bouchard, T. J., & Hare, M.(1970). Size, performance, and potential in brainstorming groups. Journal of Applied Psychology, 54, 51-55.
Study Hacker|“あなたはたとえ少数派でも自分の意志を貫ける? 同調圧力に負けない強い自分の作り方”