みなさんは普段、タスク管理をどのようにおこなっていますか？ 逐一紙に書き加えていったり、デジタルなツールを使ったり……。タスク管理をする方法には様々なものがありますよね。
でも、毎日増え続けていくタスクをきちんと管理するのは意外と難しいもの。特に“早く終わりそうなもの”や“簡単そうなもの”から手をつけてしまった結果、一番重要なタスクが終わらなかった……、そんな苦い経験を持つ人も少なくはないのでしょうか。せっかくタスク管理をしていても、それでは本末転倒ですね。
そこで今回は、そんな悩みを解消する「ファーストタスク」についてお送りしていきます。
そのタスク管理、間違っていませんか？
ビジネスパーソンが犯しがちなNGなタスク管理として、 ・重要度管理ができていない ・期日管理ができていない などが挙げられるかと思います。
まず重要度管理ができていないと、「必ずこなさなければいけないもの」と「現時点ではこなせていなくても問題がないもの」の区別がつきません。したがってタスクの優先順位がつけづらく、何から始めればよいのかわからなくなってしまいます。
期日管理ができていないのも問題です。気がついたらもう締め切りが過ぎていた……、なんてしくじりにつながりかねません。信用が大切なビジネスの世界で、これは大きな命取りになります。
ほかにも“ToDoリストの中で最も目に入りやすい一番上のタスクからつい取りかかってしまう”“自分の得意・好きなものから着手してしまう”などがありますね。
このようなタスク管理をしていては、タスクをうまくこなしていくことは難しいでしょう。 しかしそんな悩みを解決してくれる方法があるのです。それがまさに「ファーストタスク」なのです。
ファーストタスクとは？
ファーストタスクとは、その名の通り「朝の一番初めに着手するタスク」のことです。これをあらかじめ明確に設定しておいて、ほかの何よりも先に取り組んでしまうのです。
1日のうちにやらなければいけないタスクはたくさんありますが、どのタスクから着手し始めるかは非常に大切です。なぜならば最初のタスクは“いかなる状況にも左右されない”から。
たとえば最初にメールチェックをしてしまうと、新しい仕事が入ってきたことに気づいてしまうかもしれません。SNSに目を通したら返信したくなってしまうでしょうし、書類整理を始めたら処理しなければいけない書類が目に入ってしまう恐れがあります。
このように“ほかにやるべきことが見つかってしまう”前の状態で手をつけるものこそがファーストタスクなのです。
また、朝というのは1日の中でもっとも気力に満ちた時間帯と言えるでしょう。文章を読んだりSNSをチェックしていたりすると、だんだん気力は磨り減っていくものです。本当にやるべきタスクは、気力が十分で集中力も保つことができる朝のうちに済ませておくのが吉なのです。
どんなものが向いている？
では、どのようなものをファーストタスクに設定するとよいのでしょうか？
まずは締め切りが決まっている重要なタスクをおすすめします。 たとえば「2週間後に得意先で発表するプレゼンの資料」があるとします。まだ2週間あると思って油断していると、時間はあっというまに過ぎていくもの。それにプレゼンですから完成度はなるべく高くしたいですよね。このようなものをファーストタスクに設定しましょう。
手をつけようと思って先延ばしにしてきたものもおすすめです。「返信しづらいメール」や「ずっと放置してきた調べもの」などが挙げられますね。 こういったタスクがなかなか先に進まない理由の多くは、単純に“やらない”から。でもファーストタスクに設定して気力がある朝の時間帯に着手してしまえば自然とこなしていけるはずです。
そしてファーストタスクをよりいっそう効率的にこなすためのポイントをお伝えしましょう。それは「ファーストタスクをこなすまで何も考えないようにする」ことです。特に朝一番にその日のToDoリストを作る人は要注意。ファーストタスクをおこなおうとする脳の負担になってしまいます。 ですからToDoリストは前日のうちに作っておき、ついでに翌日のファーストタスクも決めておいてしまいましょう。そうすれば疲れていない状態でファーストタスクに臨むことができます。
＊＊＊ タスク管理に困っている人は、まずはファーストタスクを設定してみませんか？ 朝の気力に満ちた時間帯を有効活用して、後悔のないタスク管理をおこないましょう。
（参考） 日経WOMANOnline｜絶対やる価値のある仕事は朝イチに！先送り癖を全て解消できる「ファースト・タスク」 Allabout｜営業マン手帳のダメな使い方5つ リクナビnextジャーナル｜間違ったマルチタスクが業務を崩壊させる！正しく作業効率を上げる4つのコツ
