やることが多すぎる! タスク管理の基本『GTD』を今度こそしっかり身につける。

Job on desk

プライベートに仕事に、学校に遊びに。やらなくてはいけないこと、やりたいことが多すぎてパニックになることはありませんか?そんなあなたにおすすめな「裏技」があります。その名はGTD。今回は、ワークフローの管理手法として注目を集めているGTDについて説明します。

badge_columns_1001711GTDとは

GTDとはGetting Things Doneの略で、David Allen氏によって考案された、たくさんの仕事をうまく処理していくための手法です。GTDはシンプルな5つのステップ(収集、分類、編制、見直し、実行)によって構成されています。このステップを順にみていきましょう。

badge_columns_1001711ステップ1~収集~

まずはあなたなの状況、やらなければならない課題、宿題の情報収集と整理から。スマホやパソコンのメモ帳アプリでも、実際のメモ帳でも、ボイスレコーダーでもいいので、あなたがやるべきリストをすべて列挙してみましょう。挙げるべき内容は、公私も大小も問いません。とにかく処理しなくてはいけないことや終わらせなくてはならないことを挙げましょう。

badge_columns_1001711ステップ2~分類~

ステップ1で書きだしたものを分類します。分類の基準は、それがすぐに実行できるかできないか。

ⅱ、できる場合 すぐ行うべきものを見つけ出します。2分以内にできそうなことであればすぐに実行します。そうでないものは、「人に任せるもの」や「(できるときに)自分でするもの」などとして分類しておきましょう。

・複雑なものは、計画を立てて実行することにする。「プロジェクト」のリストへ。 ・複雑でなく、任せられるものは人に任せる。任せたら「連絡待ち」のリストへ。 ・複雑ではないが今すぐしなくてもよいものは後でする。「カレンダー」のリストへ。 ・複雑ではなくすぐしたほうがよいものは、次に着手する。「次のアクション」のリストへ。

ⅰ、できない場合 不要のものとして削除してしまうか、「(いつかのために)温めておくもの」と分類するか、「参考資料にする」、と分類しておきましょう。

・資料としてファイルにしまうものは、「資料」リストへ。 ・いつかやる仕事としてあたためておくものは、「いつかする」リストへ。 ・不要なものは捨てて忘れる。ゴミ箱へ。

出典:wikipedia|Getting Things Done

「2分でできるものは今すぐやる」ことはとても重要です。さあこれで、「あれもこれもやらなきゃ」「何からとっかかれば良いんだ!」という頭の中のモヤモヤが少しクリアになりました。

Young creative businessman

badge_columns_1001711ステップ3~編制~

ステップ2でした分類をもとにして、自分が実際に使っているスケジュール管理用のツールにタスクリストとして落とし込んでいきます。具体的に言うと、ステップ2で分類した「プロジェクトリスト」、「カレンダーリスト」、「いつかするリスト」などです。 この落とし込みができた時点で、大分あなたの中でやるべき動作の棚卸しやスケジューリングが見えてきたことでしょう。

badge_columns_1001711ステップ4~見直し~

次に何をすべきか確認するために、できるだけ頻繁にリストを見返しましょう。大切なことは、適時リストを見直すこと。現実の生活の中では、他の様々な仕事や優先すべきことが出てきます。最初の計画に縛られて、結果的にあちらもこちらもうまくいかなくなったら本末転倒です。 スケジュールは常に臨機応変に。こうすることで、リストを最新の状態に保ち、また自分自身の思考を整えることができます。

badge_columns_1001711ステップ5~実行~

あとは、リストに従って行動を起こすのみ。自信をもって適切な行動をしましょう。

*** いかがでしたか。David Allen氏の基本的な考えでは、自分がやらなくてはいけないたくさんの事を記憶して必要に応じて思い出すこと自体がナンセンス。他の媒体に整理して記録することで、あなたの脳もクリアになるはず。ぜひ活用してみてください。

 

『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』

デビッド・アレン著 二見書房 2008年

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参考文献 gtd|GTD METHODOLOGY wikipedia|Getting Things Done


早稲田大学先進理工学部物理学科所属。横浜サイエンスフロンティア高校卒業。大学では理論物理学を中心に日々勉強に励んでいる。

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