「最近、仕事量が増えてスケジュールに余裕がない……」 「仕事が忙しすぎて、スキルアップのための時間が確保できない……」 こんな悩みを持っている方はいませんか？
時間に追われ続ける毎日を送っていては、心にも体にも百害あって一利なし。逆に、時間を上手に活用して時間に追われている状態から脱却できれば、自分の好きな活動はもちろん、趣味や娯楽にだって取り組めるようになるはず。それが次の日からの活力になり、仕事の効率も上がっていきます。
では、どのようにすれば時間を上手に活用できるようになるのでしょうか。その方法を具体的に見ていきましょう。
通勤時間をフル活用せよ！
総務省統計局の調査によれば、東京都における1日の通勤・通学時間の平均は1時間半とのこと。この通勤時間をうまく活用しない手はありませんよね。まずは朝の通勤時間の使い方について考えてみましょう。
朝の通勤時間でぜひやっておくべきなのは、その日の仕事のスケジュールを具体的にイメージすることです。例えば、出勤してから最初の30分間で何をするかについてあらかじめ考えておけば、出勤してすぐに仕事に取りかかれますよね。また、1日全体の仕事の流れもイメージしておけば、優先順位の高いタスクを後回しにしてしまうなんて事態も防げます。
「どの仕事から始めればいいのかわからない」といった迷いや、「優先度の低い仕事に時間をかけてしまった」といった判断間違いが、あなたの時間を圧迫している原因のひとつです。行き当たりばったりは卒業し、計画的に仕事を進める意識を朝時間のうちに養っておきましょう。日中の仕事をスムーズに進められるようになりますよ。
ほかにも、スマートフォンを使って仕事に必要な情報を集めたり、読書をして知識をインプットしたりするのも良さそうですね。
帰宅時間の活用法
次は帰りの時間についてです。
帰りの時間は、その日1日の仕事の振り返りをすることをおすすめします。「あの時間が無駄だった」「こうしていればもっと効率よく仕事が進んだはずだ」など、さまざまな反省点が浮かび上がってくるはずです。それらの反省点を踏まえ、スケジュールを再調整してみたり、翌日以降の仕事の進め方に改善を加えたりしていきましょう。
また、良い仕事をするには休息も非常に大切です。明日へのエネルギーを蓄えるために、好きな音楽を聴いてリラックスしたり、趣味の雑誌を読んだりするのも良いでしょう。
スキマ時間を活用する
次に注目するのは、細切れの「スキマ時間」です。皆さんの生活の中で、5分や10分程度の空き時間があるかどうか探してみてください。電車の待ち時間、トイレの時間、会議の前後の時間、ちょっとした歩行時間、飲食店での注文待ちの時間など、考えてみれば意外とたくさんあるのではないでしょうか。
「たった5分や10分で何ができるのか」と思う人もいるかもしれませんが、その小さな積み重ねが、時間に追われ続ける状況を解消する足がかりになってくれることは間違いありません。
例えば、メールの返信。あらかじめメーラーをスマートフォンに入れておき、テンプレートメールを作成しておけば、重要度が比較的低いメールへの対応は、5分もあればできそうですよね。ほかにも、ちょっとした電話連絡をしたり、必要な資料に目を通したりと、短時間でも行なえるタスクは意外と多いはず。あるいは、その日の残りの仕事の進め方について、もう一度イメージするのも良さそうですね。
また、資格試験などの勉強にもスキマ時間は活用できます。特に暗記は、1用語1用語ずつ覚えることができるので、スキマ時間にはもってこいでしょう。実際、同時通訳者の小熊弥生さんは、最小50秒のスキマ時間をうまく活用することで、TOEICの点数を半年間で280点から800点にまで伸ばしたのだそう。“雨垂れ石を穿つ” とは、まさにこのことですね。
仕事そのものも効率化せよ！
最後に、仕事そのものの効率化を図る方法についても見ていきましょう。時間管理術のコンサルタントとして国際的に活躍しているジュリー・モーゲンスターン氏によれば、時間不足に陥る原因として以下のようなことを挙げています。
・すべての仕事に対し、同時に広く浅く手をつけてしまう ・八方美人 ・完壁主義
1つめは「回転テーブル」とも呼ばれています。これは、複数の仕事を抱えているときに、優先順位などを考えず、全ての仕事に手をつけてしまっている状況のことです。これを打破するには、“横軸を重要度” “縦軸を緊急度” としたグラフに、いま抱えている仕事を書き出してみましょう。仕事内容を明確に可視化することで、優先順位がはっきりするはずです。
2つめの「八方美人」とは、振られた仕事を断らずに全部受け入れてしまうこと。他人の頼みを全て聞いていたら、自分の負担は際限なく膨れ上がってしまいます。これでは、自分の仕事に費やせる時間が圧迫されるのも無理はありませんよね。「その仕事は本当に自分と関係があるかどうか」を基準に、たまには断るという選択肢も行使してみてはいかがでしょうか。
3つめの「完璧主義」とは、全ての仕事に対し、完璧さを求めてしまうことです。仕事には、100点満点を目指すべきものもあれば、80点で良いものもあります。例えば、社運を握るようなビッグプロジェクトであれば満点を目指すべきですが、社内メールであればそこまで力を注ぐ必要はありませんよね。仕事内容に応じてメリハリをつけることで、時間の使い方が効率的になりますよ。
＊＊＊ 1日が24時間というのは変えられない事実です。その中で上手に時間を活用する術を身につけて、仕事や生活の質をアップさせましょう。
（参考） 「“生産性10倍” の時間術」, 日経ビジネスアソシエ, 2016年2月号, pp.27-35. 「仕事が早い人ＶＳ遅い人 ここが違った！」, 日経WOMAN, 2013年02月号, pp.96－97. 「あと30分早く帰りたい人の 仕事サクサク段取り術」, 日経WOMAN, 2016年02月号,pp.32－33. 「通勤時間『7つの有効活用術』」, 日経ビジネスアソシエ, 2016年02月号, pp.60－61. Hi Career｜第29回 隙間時間の見つけ方、活用法＆時短勉強法！ 総務省統計局｜47都道府県 通勤・通学時間が長い！？ランキング DIAMOND ハーバード・ビジネス・レビュー｜「To Doリスト」を破綻させない12の原則
