仕事の打ち合わせや会議などで書く “いつものメモ” を、「仕事の成果を上げるメモ」に進化させてみませんか？ そのために必要な要素を探り、優れたメモ術を軸にアレンジすれば可能なはずです。筆者が実践してみました。
「仕事の成果を上げるメモ」の3要素とは
◎ 効率
Asana（ワークマネジメントツール）のSEOコンテンツライター Sarah Laoyan 氏は、同社サイト内に “効果的な会議メモ” をとるためのヒントをいくつか挙げています。その一部をかいつまんで紹介しましょう。
- 手書きする：よく頭が働いて集中できるから。キーボードより手書きのほうが効果的に学習できると研究（※）で明らかに。
- すべて書き留めない：一語一句書き込むのは時間とエネルギーの無駄遣いだから。ポイントや結果、次のステップなどを書けばいい。
- 自分に合うメモ術を見つける／メモのテンプレートを活用する：フォーマットを準備する必要がないので、すばやくメモできる。
- 誰に質問するべき内容かトピックごとに明記：疑問や不安が生じても、聞く相手を迷わないので仕事がスムーズになる。
これらが示すのは「効率」ではないでしょうか。仕事には欠かせないものですね。
（※2014年発表の研究『The Pen Is Mightier Than the Keyboard: Advantages of Longhand Over Laptop Note Taking 』参考）
◎ リアルな記憶
Dropbox Japan（クラウドサービスの導入支援）が運営するブログメディアの場合は、メモの際に押さえておきたいポイントとして、次の3つを挙げています。
- 手書きにする：自由度が高く、頭に入りやすいから。
- ノート（メモ帳）は1冊しか持たない：おのずと時系列順に並ぶから。
- 日付と場所と相手を書く：読み返した際にその内容を思い出しやすいから。
- 書いたときの感覚も記録：メモを書いたときの雰囲気を頭のなかで再現しやすいから。
これらが示すのは、そのときの情景が脳裏に浮かぶ「リアルな記憶」ではないでしょうか。立体的な記憶は、複雑な物事の解釈や判断にも役立つはずです。
◎ 創造
SHOWROOM株式会社・代表取締役社長の前田裕二氏は、ビジネスにおいて「吸収した情報をアイデアに昇華していくためのメモ」が重要だと考えているそうです。そのため同氏は、新しいアイデアや付加価値を生み出すことを目的とした、知的生産のためのメモを考案しています。これには、以下3つの思考プロセスがあるそう。
- ファクト（客観的な事実）を知る
- ファクトをもとに抽象化する
- 抽象化したものを自分の活動に転用する
たとえば広告関係の人が打ち合わせのとき、「テレビ通販で、時間ごとの売れ筋に変化が出てきた」という事実を知ったとしましょう（※これは事実ではなく例を示すためのフィクションです）。
すると「若者は夜更かし、高い年齢層は早寝の定説が、変化しているのではないか」と抽象化し、「夜中の時間帯に、高齢者向け健康食品の広告を打ってみる」といった具合に転用できるわけです。言ってみれば「創造するメモ」ですね。
――これまでの内容を参考にすると、理想的な打ち合わせメモには効率・リアルな記憶・創造といった要素が必要だと考えられます。リアルな記憶を宿し、活動をスムーズにして、新しいものを生み出すメモというわけです。では実際に落とし込んでみましょう。
理想的な「打ち合わせメモ」の手順【実践例つき】
前出の Laoyan 氏が挙げたヒントには、自分に合うメモ術を見つけ、テンプレートを活用するとありました。また、「知的生産のためのメモ」を考案した前田氏はこう述べています。
僕のやり方を参考にしてもらう場合も、テクニカルなことはあまり気にせず、より自分の目的に沿ったかたちでカスタマイズしてもらえたら幸いです。
（引用元：EL BORDE by Nomura｜【前田裕二】日常すべてがビジネスアイデアに変わる戦略的メモ術）
こうしたことを受け、今回は前田氏の「知的生産のためのメモ」を軸に、理想的な打ち合わせメモへと落とし込んでみることにしました。前田氏流のメモ術では、左側のページに「ファクト（客観的な事実）」を、それを「抽象化」したものを右側のページ半分に、さらに自分の活動へと「転用」したものをもう半分に書いていきます。
一番左にある標語は、ファクトに対するキャッチフレーズのようなものです。標語を見れば、そのひとくくりが何かすぐわかる、といった具合です。
この前田氏流のメモ術のなかに、Laoyan 氏らが挙げた【★手書きにする ★なんでも書き留めない ★誰に質問するべき内容かトピックごとに明記する ★書いたときの感覚も記録する】といった要素も組み込んでいきます。
前田氏はメモをとりながら、これが「客観なのか・主観なのか」「重要なのか・そうでないのか」と意識できるよう、次の法則で4色ペンを使うそうです。それに上記の要素（★マーク）も加えるとこうなります。
- ファクト（客観的な事実）は黒ペン：＋【★その内容を質問したいときの相手の名前】
- 重要なことは青ペン
- 最も重要なことは赤ペン
- 自分の意見は緑のペン：＋【★書いたときの感覚】
このようなかたちで、打ち合わせのメモを普通のA4ノートに書いてみました。前田氏流メモ術のテンプレートを重ね合わせると、こういった区分けになります。
たとえば「定番商品の伸び悩み」といった客観的事実については⇒「（ライフスタイルの変化で）定番がもはや定番ではなくなっている」と抽象化され⇒「（定番商品の概念を消費者が自由に決められるよう）提供者と消費者双方の視点が生まれるアプリとの連動」といった転用を行なうことができました。
（※これは筆者が過去に体験した打ち合わせを、今回取り上げたメモ術で再現・現時点の状況にあわせて発展させたものです）
こうして実際にやってみたところ、普通に打ち合わせのメモをとった場合と、決定的に違う部分があると以下のようにわかりました。
- メモをとりながら自分で考えるクセがつく
- 自分がどう感じているか確かめるクセがつき、無理のある計画を減らせる
- アイデアが生まれたとき、どんな経緯や根拠で成り立った考えか明確になり、のちに説明する際にも役立つ
- 質問の相手（担当者）を明記しておくと次の行動を整理しやすい
今回筆者は、すでに終わった打ち合わせを独自にリブートしましたが、これでも十分に情報を活性化できるので、「打ち合わせでは通常のメモ⇒すぐあとにこのメモ術で活性化」といった手順でもいいかもしれません。ぜひお試しあれ。
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優れたメモ術を軸にした「仕事の成果を上げるメモ」を紹介しました。他者との会話中に、ひとり議論も可能にする、おしゃべりな打ち合わせメモといったところです。よろしければ参考にしてくださいね。
（参考）
新R25｜「前田裕二流メモ術ってめんどくさくない？」とツッコんだら、そのウラにある壮大な想いを知った
PubMed｜The pen is mightier than the keyboard: advantages of longhand over laptop note taking
Dropbox NAVI｜3 つのポイントを押さえるだけでメモの取り方が変わる！仕事が変わる！
EL BORDE by Nomura｜【前田裕二】日常すべてがビジネスアイデアに変わる戦略的メモ術
日経xwoman｜「メモの魔力」実践編 3ステップで書く＆99の質問
Asana｜会議メモを上手に取るための 9 つのコツ
【ライタープロフィール】
STUDY HACKER 編集部
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