英語の会議も怖くない! これだけは知っておきたい "会議の英語フレーズ" まとめ

「来週の会議。海外の取引先が来日するから、英語で仕切れって言われている……。どうすりゃいいんだろう。まいったなー。」

グローバル化の時代。たとえ同僚に外国人がいなくても、海外と取引をしているとか、外国人の顧客を抱えているというビジネスパーソンなら誰にでも、英語で会議を進行しなければならない機会はやってきます。そんな時、あなたは英語で司会できますか?

英語で会議を進行できる日本人はとても少ないようです。しかし、必要なのは、度胸と場数。フレーズさえ覚えれば、あとは回を重ねるごとに慣れていきますよ。

会議での司会の役割は、役職者のようないわゆる偉い人だけでなく、若手にも回ってくるもの。英語での進行がスムーズにこなせれば、一目置かれることは間違いありません。さあ今から準備してみましょう。

会議前の雰囲気作り(アイスブレイク)が大切

英語を話さなければいけないと思うと、緊張してしまって、気まずくなりがちですね。

でも、大事なのは、会議の前の雰囲気作り(アイスブレイク)です。デキる司会者は、すぐ本題に入りません。自己紹介やスモールトーク(時事・雑談ネタ)で、緊張感をやわらげます。「雑談力」が大事、というのは、日本語に限ったことではないのですね。ちょっとした雑談力があるだけで、英語の会議に熟練しているという雰囲気を醸し出すことができるでしょう。

例えば、「ニックネームで呼んで」のように、会議が和やかに進むよう親密さを演出するような呼びかけをするといいですよ。

I’m Yasushi, call me Yasu.(ヤスと呼んで) How’s the weather (in Korea)? Hot?((韓国の)天気はどう? 暑い?) How was your weekend?(週末何した?)

会議をスムーズに始めるフレーズ

Let’s start the meeting.(さあ会議を始めましょう)

まず最初に、この会議では何を話し合うのか、確認しましょう。

We will talk about~またはWe will cover~ (~について話します) The purpose of this meeting is to discuss~ (目的は、~について議論することです)

議題は前もってメールで送っておいたり、ホワイトボードなどに図で書いておいたりしてもいいですね。わざわざ口頭で説明しなくても、「これを見てください」と言う方が確実です。

Do you have a copy of the agenda?(アジェンダはお手元にありますか?) Please take a look at the agenda.(議題を見てください)

時間管理のためのフレーズ

言語を問わず、会議の時間管理はとても大切です。もし議論が混乱したり長引いたりしたら、うまくその場をまとめて次への誘導をしましょう。それができるだけでとてもスマートに見えますよ。

We are running out of time. Is it OK to move on to the next agenda?(時間がなくなってきたので、次の議題に移っていきましょう。) Let’s get back on topic,……(議題に戻りましょう) We have (only) 10 minutes left, so let’s summarize.(残り10分です(しかありません)。まとめましょう) Is everything clear so far? Any questions?(ここまで大丈夫ですか?質問ありますか?)

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会議進行中の便利なフレーズ

会議の司会者には、参加者の発言をきちんと理解することが求められます。そのためには、司会者として相槌を入れながら傾聴するとよいでしょう。

I see.(なるほど) Is that right?(そうですか?) Great!(すごい) Exactly!(その通り) That’s an interesting idea. Would you tell us more about it?(面白いアイデアです。もっとお聞かせください)

もし、会議で発言しすぎる人がいれば、抑えるように言いましょう。 Could you let her finish?(彼女の話を最後まで聞きましょう)

議論の先行きが見えないときや、結論が出そうもない時は、そのことを優しく指摘しましょう。 I’m afraid we’re gettng nowhere.(結論が見えませんね)

また、あまり議論に参加していない人には、発言を促しましょう。司会の役割は、会議の出席者が皆、話す機会を持てているかどうか確認をすることです。うまく発言できない人がいれば、後で意見を聞いてもよいでしょう。 What are your opinions (on this)?((これについて)何か意見はありますか)

会議を締めくくるフレーズ

会議の終わりには、出席者への感謝と、会議で決まったことを簡単に伝えましょう。そうすれば、メンバーは会議のあとすぐ行動を起こすことができます。

What we have decided is that ~ (決定したことは~です) We talked about ~(私達が話したのは~です) Thank you for your participation. That was a great help.(参加ありがとう。助かりました) I will send the minutes later.(後で議事録送ります) If you have a question, feel free to contact me.(質問あれば連絡してね)

*** 英語で会議を進行するスキルを身につければ、優秀なビジネスパーソンとして周囲に差をつけられること請け合いです。さあ、恐れることなく自分から仕切りましょう。スベることを心配しすぎないで! 自信をもって、こう言えるようになることを祈っています。

Let me chair the meeting.(司会させて!)

(参考) Daijob.com|ビジネス英語テクニック 会議での議長としての進め方 日経Bizアカデミー|会議で司会者が使う英語を覚えよう All About|英語で会議をスムーズにスタートさせる! 会議で使う英語表現集 No.1 東洋経済ONLINE|英語の会議で重宝する「5つの決めフレーズ」

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