メールを書いても、企画書をつくっても、報告書をまとめても、何を書いても文章が下手で「仕事のデキない人だな」と思われているのでは……と不安ですか？
文章が下手だという自覚があるあなたが「やってはいけないこと」を3つお伝えしましょう。
【NG1】だらだら長く書く
あなたの文章は、こんなふうにだらだら長くはないでしょうか。
今回の打ち合わせでは、弊社の商品Aの魅力と、貴社に商品Aを導入していただくメリットをお伝えしたうえで、何かご質問があればお答えするというかたちをとろうと思いますが、以下に記載した日程のうち、ご都合のいい日にちをご回答いただき、その日に私たちが貴社へ伺おうと思います。
長い文章を書くと、なんとなくよく書けたような気分になりますが、読む側からすれば読みづらいことこのうえなし。みなさんも子どもの頃、校長先生の長い話を聞くのは嫌でしたよね。あなたの文章が下手なのは、だらだら長くて読みづらいからかもしれません。うまい文章は、シンプルなんです。
文章をシンプルにするには、無駄を削ること。『メモの魔力』などのベストセラーを手がけた編集者・竹村俊助氏が、著書『書くのがしんどい』で「削る」方法を下記のとおり5つ紹介しています。その方法に沿って、上の例文を添削していきましょう。
- 説明しなくてもわかるものを削る
「ご回答いただき、その日に」など、文脈上当然わかる部分は削る - 「ですが」「なので」を削って2文にする
「〜とろうと思いますが、」とせず、「〜とろうと思います。」でいったん文を切る - 「という」を削る
「お答えするというかたちをとろう」が冗長なので「お答えするかたちをとろう」、もっと短縮して「お答えしよう」でよい - 「私が」「思います」を削る
「お答えしようと思います」→「お答えします」、「私たちが伺おうと思います」→「伺います」 - 前置きを削る
日程調整だけが目的の文章なら「〜とろうと思いますが、」までの内容はいらない（※ただし、打ち合わせの内容を伝えるのも必要な場面と設定して、ここでは削らない）
こうしてできあがった文章がこちらです。
今回の打ち合わせでは、弊社の商品Aの魅力と、貴社に商品Aを導入していただくメリットをお伝えしたうえで、何かご質問があればお答えします。以下に記載した日程のうち、ご都合のいい日にちに貴社へ伺います。
すっきりと読みやすい文章になりましたね。自分の文章は長いかもしれないと思った方、ぜひ竹村氏の削り方を参考に、文章をすっきりさせてみてください。
【NG2】説明を飛ばす
文章が下手な人は、だらだら書きすぎな一方で、十分に書き足りていない場合もあります。たとえばこんな文章。
社員のやる気を向上させるために、立ったまま会議するのはどうでしょう。
パッと読んだだけでは、「社員のやる気向上」と「立ったままの会議」がつながらず、「どういうこと？」となるのではないでしょうか。下手な書き手は、「読者はわかってくれるだろう」と思って説明を飛ばしがち――そう言うのは、『「伝える力」と「地頭力」がいっきに高まる 東大作文』の著者・西岡壱誠氏です。
西岡氏いわく、説明が飛ばされた文は、カーナビに例えて言うなら現在地と目的地しか表示されていないようなもの。書き手の頭のなかだけに途中の道筋があって、実際の文章にはその道筋が書かれていないのです。それだと、読者は目的地にたどり着けませんよね。
読み手を納得させるには、書き手の頭のなかの道をすべて伝える必要があります。では、上の例文の道筋を示していきましょう。
社員のやる気を向上させたい
→血流がよくなれば、頭がすっきりしてやる気が向上する
→現状、仕事中はほぼ座ったままで、血流が悪い状態である
→会議中に立っていれば血流が改善するのでは？
（参考：東洋経済オンライン｜仕事中の｢5分間ほっつき歩き｣の意外な効用）
これらの道筋を文章にまとめると、こうなります。
社員のやる気を向上させるには、血流をよくして、頭をすっきりさせるのが有効です。現状、仕事中はほぼ座ったままで、血流が悪くなっています。そこで、立ったまま会議をすれば、そのあいだに血流が改善してやる気向上につながるのではないでしょうか？
これで、「どういうこと？」と思われない、説明上手な文章になりました。道筋をひとつひとつたどっていく説明が大事なのですね。自分の文章がカーナビの現在地と目的地だけになっていないか、チェックしてみてください。
【NG3】文末がいつも同じ
あなたが書いた文章の、文末を見てください。たとえばこんなふうに、同じ文末表現がいくつも続いてはいないでしょうか。
消費者が求めているのは、かけがえのない体験だ。多少値が張っても質がよいサービスがウケるはずだ。コストカットよりも、品質向上が必要だ。
文末がずっと同じだと、メリハリがなく、つまらない文章になります。うまい文章を書くには、文末のレパートリーを増やす必要があるのです。
多摩大学名誉教授で、文章術に関する著書をもつ樋口裕一氏は、役に立つ文末のバリエーションとして「ほかならない」「違いない」「相違ない」「言えるだろう」「ということになる」といった表現を紹介しています。これらを参考に、上の例文を書き換えてみましょう。
消費者が求めているのは、かけがえのない体験だ。多少値が張っても質がよいサービスがウケるに違いない。コストカットよりも、品質向上が必要と言えるだろう。
文章にメリハリが出て、読者を引きつける文章になりましたね。ほかにも、名詞で文を終わらせる「体言止め」もあります。この記事のなかでも何度か使っているので、探してみてください。
さらに、時制にも踏み込みましょう。過去形で書きはじめたら、全部過去形でそろえなければいけない。そんな「学校時代に習ってきた文章の常識」をいったん捨てなさい――そう言うのは、コラムニスト・コミュニケーションコンサルタントのひきたよしあき氏です。ひきた氏は、過去形と現在形を混ぜて使ってもいいと言うのです。
では、すべて過去形で書いた文章と、過去形と現在形を混ぜた文章を見比べてみましょう。
（過去形のみ）新商品、レモンパイの袋を開けてみた。ふわっと甘い香りがした。一口食べてみた。生地はサクサクしていた。
（現在形あり）新商品、レモンパイの袋を開けてみた。ふわっと甘い香りがする。一口食べてみた。生地はサクサクしている。
現在形があると臨場感が出て、読者も一緒に体験している気分になりますね。実際の行動は過去形で書かないと時制がおかしなことになりますが、様子を表す文は現在形で書いても違和感がありません。引きつける文章を書きたいときは、ぜひ試してみてください。
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下手な文章にありがちな、3つのパターンをご紹介しました。あなたの文章に当てはまるものはあったでしょうか。なぜ下手だったのかわかった方は、ぜひ書き方を改善して、書き上手になってくださいね。
（参考）
竹村俊助 (2020), 『書くのがしんどい』, 株式会社PHP研究所.
幻冬舎plus｜文章が下手だと思われる6つの典型例
ひきたよしあき (2019), 『5日間で言葉が「思いつかない」「まとまらない」「伝わらない」がなくなる本』, 大和出版
西岡壱誠 (2019), 『「伝える力」と「地頭力」がいっきに高まる 東大作文』, 東洋経済新報社.
東洋経済オンライン｜仕事中の｢5分間ほっつき歩き｣の意外な効用
【ライタープロフィール】
梁木 みのり
大学では小説創作を学び、第55回文藝賞で最終候補となった経験もある。創作の分野のみでは学べない「わかりやすい」「読みやすい」文章の書き方を、STUDY HACKERでの執筆を通じて習得。文章術に関する記事を得意とし、多く手がけている。
