日々の効率化には欠かせない「to do リスト」 たいていの手帳についており、また、アプリも様々なものがリリースされていますが、うまく使いこなせないという方が多いのではないでしょうか。 今回はto do リストを使いこなしてデキル人になるための方法を紹介します。
「いつまでにやる」ではなく「いつやる」か
人間はアリとキリギリスでいえばキリギリス。 余裕があるとなかなかやる気を出せない生き物です。
そのため、to do リストに前々から書いていても、「まだ日にちあるから大丈夫」と考えて締め切りギリギリの仕事となってしまいがちです。to do リストが単なる仕事の列挙になってしまわないために、まずタスクの締切に対する考え方から改めましょう。
つまり、「いつまでにやるか」ではなく「いつやるか」を決めるということ。
ある程度きっちりやる日時を決めて、それをひとつひとつ潰していくのです。
１. 月ごとなど長期間のタスクを列挙し、期限・優先順位を決める ２. 週ごとなど、短期間のスケジュールを考え、空き時間を確認する ３. その空き時間にこなすタスクを決める
の３ステップでタスクの実行時間を決めていきます。
次に、この3ステップをうまくこなすためのコツを紹介します。
バッファータイムを作ろう
「敵を知り己を知れば百戦危うからず」という言葉をご存知でしょうか。
敵のことと自分の能力をきちんと把握していれば争いに負けることはないという意味ですね。実はこれ、to do リストを運用する上で最も大事な考え方です。
to do リストをうまく使えない人にありがちなのが、あるタスクに想定以上に時間がとられてしまうこと。結果として、後ろの予定がどんどんとずれていってしまいます。
原因は、
・自分の能力を課題に評価している。 ・タスクを過小評価している
のどちらかですね。
できるだけ正確に、タスクの時間設定をすることが重要なのですが……実はこれができるようになるにはそもそも多くの経験が必要です。そもそも正確に時間を設定することは難しいんです。
そんな時のオススメは「バッファータイム」を設定する、という方法。
バッファータイムとは、前のタスクに予想より時間を取られたり、緊急の仕事が入ってきたときのための予備の時間のことですね。
このバッファータイムには「優先順位の低い仕事」を先に割り当てておきます。予定通り終われば、割り当てられた「優先順位の低い仕事」をそのままこなし、時間がかかってしまった場合はそのまま続ければいいのです。
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いかがでしょうか。 日々さまざまな仕事に追われているのは現代人の常です。 効率的にタスクを消化していくためにもぜひともto do リストをうまく活用しましょう。
参考書籍 小宮一慶 「どんな時代もサバイバルする人の「時間力」養成講座」 （携書Discover)
京都大学農学部森林科学科所属。岐阜県立岐阜高校卒業。高校時代は剣道部、大学では体操部に所属。大の神社好き。年間60社以上参拝している。
