デキる大人のための『デスク片付け術』。効率を上げるには “ゾーニング” を意識せよ。

「今から外出なのに契約書が見つからない!」 「プレゼンに必要な資料どこに置いたかな……?」

この焦り、誰でも身に覚えがあるのでは? 「片付けなきゃ」と常に強迫観念のように思いつつも、なかなかできないのが片付け。そこで今回は、片付けることのメリットを改めて考えつつ、そのコツをご紹介します。

デスクに人間性が見える

雑に書類が積まれているデスク、整然と整えられているデスク。そこにはその人の性格が現れていると思いませんか?

例えば、輝かしい業績を上げてきた天才たちのデスクはどうなっていたのでしょう。アインシュタインやスティーブ・ジョブズなど大物天才たちのデスク周りは、実は散らかり放題だったそうです。ここにアインシュタインの有名な言葉があります。

“If a cluttered desk is a sign of a cluttered mind, of what, then, is an empty desk?”

(引用元:CLEVERISM|How a Clean-Desk Policy Drives Productivity and Creativity

「散らかったデスクは頭の中の(アイディアの)混沌状態を象徴している。とすると、何にもないデスクなら?(頭も空っぽってことじゃない?)」 なるほど! と思わず納得。実際、「机が片付いている人よりも散らかっている人の方がクリエイティブだ」という研究結果もあります。片付け上手な人は保守的、型にはまりやすいタイプが多いとも。

しかしだからと言って、「クリエイティブになりたければ散らかしましょう」というのも本末転倒な話。発想力を高める方法は他にいくらでもあるのですから、天才でもない限りデスクをぐちゃぐちゃにするよりは他を試す方がより効果的ですよね。ということで、ここはむやみに天才の真似はせず賢明に片付けを習慣づける努力をしましょう。

「習慣を変えられる人が、最後に笑う」 これは脳医学者の瀧靖之氏の言葉。良くない習慣で脳にマイナスを積み重ね続けるよりは、少しでもいい習慣に切り替えて脳へのプラスを増やすことが大切です。プラスの習慣を何十年も続ければ、計り知れないメリットが生まれるでしょう。片付けの習慣を身につけることで、デスク周りのみならず、人生がより良いものに変わっていくきっかけになるかもしれません。

デスク周りが汚い人のデメリット

そこで、片付いていないスペースで作業をすることがもたらす悪影響をまず考えてみましょう。

・時間 物を探すのに時間を割くことで作業効率が下がります。

・集中力 散らかった状態は脳にもストレスを与え集中力を萎えさせます。頭の中の整理がうまくできなくなってしまうのです。

・人間関係 大正大学心理学部齊藤勇名誉教授によると、机上は「自分の領域」、そこを汚す人は自己愛が強い傾向があるそう。つまりは自己中心的になりやすいのです。ということは、片付けられないことがスムースな人間関係を妨げる原因のひとつになっているかもしれません。

どうですか? 「やっぱり片付けなきゃ!」と思ったら「デキル人のデスク周り」への第一段階をクリアです。

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片付けのコツは「整理整頓」「ゾーニング」

そうとわかっていても片付けを徹底することは至難の技。そこで、片付けの要である「整理する」「整頓する」こと、そこが何をする場所なのかを意識して置くべきものを決める「ゾーニング」、これらのコツを取り入れてみましょう。最初から完璧にしようと思わずに、まずは小さなコツを習慣づけることが大切ですよ。

■整理する 整理するとは、物を分別すること。不要なもの、必要なものを把握し、できるだけ断捨離しましょう。仕事の書類の場合、次の基準で3分別すると作業がしやすくなります。

—【進行中】 —【終了】 —【念のため】

【念のため】のものは、保留ボックスを作って保管し、いっぱいになったら古いものを処分するなど溜めすぎないようにすることが肝心です。

■整頓する 整理してまとめたものを収納します。その際のポイントはサイズ。書類ならファイルのサイズを揃えること。書棚に立てて収納するのか、引き出しに収納するのかを考えてファイルサイズを決めましょう。箱でもいいですが、1案件1ファイルもしくは1ボックスに納めてください。そして見やすいように見出しも忘れずに。

ここで一番大切なのは「使いやすさ」です。収納する場所として、【進行中】→【終了】→【念のため】という、必要性が高い順に取り出しやすい場所を確保してください。使いにくければ元の場所に戻すのが億劫でまたすぐに散らかってしまいます。

文房具類も使用頻度が高いものから取り出しやすい位置を決め(一番手前の引き出しがベスト)、決めた場所に必ず戻すことを習慣づけましょう。

■デスク上のゾーニングとゴミ箱の配置 このひと工夫でさらにデキル人を演出できます。 デスク上のゾーニングは次の3つに分けましょう。

(右)書類エリア:作業中の書類や参考資料など (中央)パソコンエリア:作業スペース (左)連絡エリア:電話や連絡事項のメモ、スケジュール帳など

スペース配分は作業によって決めればいいとして、自分でこのゾーニングを意識することで作業効率が確実に上がります。

そしてゴミ箱の位置も実は重要。捨てやすい環境が片付けにはとても有効なのです。作業の流れを考えると最適なのはデスクの左側。右手で書類を見ていらないものは左手でゴミ箱へ。この流れが身につくことで綺麗なデスク周りが完成です。左利きの方は逆の流れを意識してくださいね。

*** こうして考えてみると、「デスク周りを片付ける」という行為にとても深い意義を感じます。勉強も仕事も人生も、デスク周りから変わっていくかもしれませんよ。

(参考) CLEVERISM | How a Clean-Desk Policy Drives Productivity and Creativity WORK STYLE MAG | 心理学者に聞いた!机周りが汚い人の4つの特徴と解決法 NIKKEI STYLE|仕事の効率アップ 達人に聞く、デスク整理のコツ アルファトランク公式ブログ|保存版!片付けると7つのメリット!整理整頓のコツと収納法を徹底解説 キャリアコンパス by DODA | 片付け下手な人必見!仕事効率を上げる、デスク整理のコツ All About暮らし|3分で片付くデスクと書類整理のコツ 瀧靖之著(2017),『「脳を本気」にさせる究極の勉強法』,文響社.

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