引き出しを整理すれば時間が生まれる。トヨタとコクヨに学ぶ “仕事が最強に捗る” 整理術

デスクの上は片付いていても引き出しの中はぐちゃぐちゃ……。 探している資料が見つからず引き出しの書類を全部引っ張り出す羽目に……。

忙しい毎日、引き出しを綺麗に保つことはなかなか難しいですよね。今回はデスク整理のキモとなる引き出しの整理術についてご紹介します。

引き出しを整理すると時間が生まれる

メリットはズバリ「時間を生み出す」こと。ビジネスマンが勤務時間内で探し物に費やす時間がどのくらいかご存知ですか? 答えは年間150時間。1日8時間労働とするとなんと約19日分!

必要なものがすぐに手に取れる環境がありさえすれば、「浮く時間」だと思うともったいないですよね。少しだと思っていた時間もまとまるとムダ以外の何物でもありません。引き出しを整理することで、時間もすっきりするのではないでしょうか。

引き出しが片付かない原因

汚い引き出しは望んだものではなく、誰でもきれいにしたいと思っているはず。それなのになぜ整理できないのでしょう? 大きな原因は3つあります。

1. モノの“住所”が決まっていない それぞれのモノにきちんとしまう場所を決めていないため、使い終わってテキトウな場所にしまったり、机に出しっぱなしにしてしまうのです。

2. 同じモノがいくつもある よくありがちなのがペン。ボールペンや蛍光ペンを何本も持っていませんか? また、付箋やメモ帳なども取引先などからいただいて引き出しに入れっぱなしということも多いはず。ものが多すぎるのは「片付け」の大敵です。

3. 形がバラバラ 文房具は多種多様。また収納用のケースや筆立てなども考えなしにただ好きなものを買っていると、形がバラバラで収納するとき収まりが悪くなります。特に丸い形状のものには要注意です。

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有名企業が実践する整理術

企業が業績を上げるのに欠かせない生産性向上のための効率化。50年以上の長い取り組みを経たその成功例として有名な企業が、トヨタ自動車株式会社コクヨ株式会社です。私たちにもまねできそうな大企業2社が実践する整理術をご紹介します。

【トヨタ式|「見よう」としなくても「見える」収納のポイント】

トヨタ生産方式「カイゼン」はとにかく徹底的に無駄を排除し効率化を図った取り組みで今では多くの企業が取り入れています。その中の“5S(整理・整頓・清掃・清潔・躾)”はトヨタの工場からオフィスに至るまで徹底されています。そこから学ぶ整理術は私たちにも役立つことばかりです。

1. 「3定」を徹底 収納場所を決めるときの基準が「3定」。「定位置(どこに)」「定品(何を)」「定量(どのくらい)」をまず考えます。

2. 予備は持たない! 予備を持つということは同じものが複数あるということ。そうなると使う時に“選ぶ”行為が発生し、仕事効率が下がると言います。トヨタ式では「姿置き」と言う方法があります。引き出しのトレーに文具の絵や名前を書いて目視しやすくし、使ったら必ず戻すことを習慣化、それにより同じものを複数持つことがなくなったそうです。

3. 名刺は捨てる! 自分のルールを設けて定期的に捨てることを推奨しています。1年間付き合いがなければ捨てるのが原則。捨てづらい名刺ですが、“片付けに聖域なし”と言い切ります。

4. 書類は「先入れ先出し」が原則 来た書類を時系列順に処理します。処理は3通りのみ。「読んで破棄する」「読んで保存する(決めたファイルに整理)」「すぐに処理できない(未決箱へ)」。「先入れ先出し」はいかに保持する書類を減らすかの手段です。トヨタはモノが滞留することをとても嫌うのだそうです。

どのポイントも、とにかく「ものを減らすこと」が最重要なのがわかります。

【コクヨ式|引き出しそれぞれに役割を持たせる収納法】

コクヨが設立した働く環境を考えるワークスタイル戦略情報メディア『WORK SIGHT LAB.』が提唱する「コクヨ式」片付けのモデルはなんと“すし屋のカウンター”。適材適所に物がスッキリ収められている究極の形なのだそうです。片付けのポイントは各引き出しに役割を持たせること。詳しく見ていきましょう。

1. 引き出しから文具を「解放」する! 使っていないペンやメモ帳が引き出しの中に幾つ埋もれているでしょうか?先ずはそれらを選別しましょう。使うものだけを残し、頻繁に使うものは引き出しにしまわず机の上に出しておくこと。時々使うものを1段目の引き出しに。その際もボックスなどを使いペン、ハサミ、付箋などそれぞれの定位置を決めましょう。ただあまり細く分けすぎると本末転倒になりがちですので、大まかに区切るくらいで大丈夫です。

2. 3段目にはファイル 深さがある3段目はファイル(書類)専用に。クリアフォルダーやファイルボックスを利用して細く分類することと使ったら必ず手前に戻すことがコツ。ボックスやファイルを色分けすると目視でさらにわかりやすくなるのでオススメです。

3. 2段目は自由に使う 1段目と3段目の整理が終わったら、2段目は私物を入れる、パソコンやノートを入れるなど自由に使いましょう。

4. 真ん中の引き出しはカラに! 真ん中の浅い引き出しは広くてつい色々なものを雑多に入れがちですが、空にしましょう。例えば、回ってくる書類などはデスク上ではなくこの引き出しに入れてもらうようにする、作成途中の書類の一時保管場所にするなど、出入りが早いものを入れるようにしましょう。またはいっそのこと撤廃してしまえば足元が広くなります。

それぞれの役割を把握して習慣化してしまえば無意識でも片付くデスクが実現できそうですね。

その他のポイントとしては整理グッズに“丸いもの”は使わないこと。引き出しは四角いので丸いものを入れるとデッドスペースが生まれて収まりが悪くなります。整理用のボックスは四角いものを選んで限られたスペースを活かしましょう。

*** 一度整理したら気分もスッキリしますが、雑務に追われる中徐々に乱れて見て見ぬ振り……。でもそれは仕方のないことです。綺麗を保つコツは、“気付いた時に気付いた箇所を整理する” “週に1回など定期的に片付けタイムを作る”などして自分のタイミングで時々リセットすること。まずは大企業が実践する「トヨタ式」と「コクヨ式」をミックスして自分の“最強のデスク”を作ってみましょう。

(参考) NIKKEI STYLE|コクヨ式整理術 理想の机は「すし屋のカウンター」 All About|3分で片付くデスクと書類整理のコツ ASKUL|アイデア収納術! DIAMOND online|”残念な人のデスク”を”デキる男のデスク”に変える「たった4つの手順」 VoCE|「丸いものは買ってはいけない!」整理収納アドバイザーが教える、部屋と机が劇的に片付くマル秘テクニック10 キャリアコンパスby DODA |片付け下手な人必見!仕事効率を上げる、デスク整理のコツ 大塚商会|ビジネスマンが「探し物」に費やす時間は、年間何時間でしょうか? livedoor news|全図解「トヨタ式デスク整理術」

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