今やる! すぐ終わらせる! “期限ギリギリ” に悩まない「前倒し仕事術」9個のアイデア

「いつも締め切りや期限に追われている」という人は、焦りから生じるミスで後々痛い目にあうことも多いのではないでしょうか。もっと余裕をもって仕事をしたいなら、「前倒しで仕事を進めるコツ」をつかみましょう!

なぜ期限ギリギリになってしまうのか

決して時間がなかったわけではないのに、いつも期限ギリギリになってしまう原因は、「まだ時間があるから大丈夫」という意識にあります。イギリスの歴史学者・政治学者のシリル・ノースコート・パーキンソン氏が提唱した「パーキンソンの法則」が、それを的確にいい当てています。

「仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」

つまり、本来なら30分でできる仕事でも、1時間の余裕があれば、そのぶん仕事の進みがゆっくりになってしまったり、余計なところにまで目が届き仕事を増やしたりするということ。“まだ大丈夫”が、時間の無駄づかいをさせてしまうわけです。大きな冷蔵庫を買って「これなら余裕たっぷり」と思っていても、結局はいっぱいになってしまうようなものですね。

仕事に追われることの問題点

そして、締め切りや期限に追われて仕事をする際に起こる一番の問題は、やはり「ミス」でしょう。航空医学者・宇宙医学者の黒田勲氏は1988年に、行動の変容レベルのひとつとして「焦燥レベル:時間に切迫した焦り」を挙げました。

時間的な切迫感があると気持ちの焦りがわきおこり、イライラして見落としたり、手順を省いたり、短絡的に処理したり、作業の乱れを引き起こしたりするため、ミスにつながりやすいのです。

しかし、あえて時間制限を持つことで集中力を高め、作業効率をアップさせることも可能だといわれています。脳科学者の茂木健一郎氏がすすめている「タイム・プレッシャー」がそうですよね。

つまり、意図的に時間制限を設けて集中するのはいいけれど、余裕を感じていた状況が一変し、現状と目標のギャップに焦りを感じてしまうような、意図しない時間制限下で仕事をするのは良くないということです。では、どうしたらそうならずに、前倒しで仕事を進められるのでしょう。

前倒しで仕事を進めるコツ

そこで、ご紹介したいのが、中井紀之氏の著書『「前倒し」仕事術! ムリなく始められる、3つの習慣』です。同氏は、ビジネスパーソンとして会社勤めをするかたわら、雑誌や書籍の執筆で活躍していた方(2010年時点)。「中井さんは3人いるの?」と驚かれるほど、あらゆることをスピーディにこなしたそうです。そんな方が著した本の中には、前倒しの仕事術を身につけるための「3つの習慣」が挙げられています。

1.先延ばしにする言い訳を考えず、今すぐ始める 2.期日に遅れず、早く終わらせてその仕事を忘れる 3.机の上を、「頭の中」だと思って整理する

そして、その習慣を後押しするアイデアがいくつもあります。たとえば、

・「もう始めちゃった」でスタート(準備していると遅くなるから) ・「会社を出る直前1分の明日メモ」で翌日の仕事をプレスタート ・「文章は2行目から」始める(出だしの1行を考えるのに時間がかかるから) ・「あとの仕事から先に」片づける ・「タイムリミット効果」で集中力をアップさせる ・「触った書類はその場で処理」していく ・「迷ったら捨てる」を鉄則にして机の上を片づける ・「高価なものを最初に」捨てれば、どんどん片づく ・「曖昧な目標なら思い切ってあきらめ」スッキリする

といった、非常に取り入れやすいもの。

つまり、仕事の手を止めるものは迷わず手放し、仕事前に“効率や段取りを考えること”さえも省いてサッサと始めてしまうほうが、仕事の前倒しには有効だということです。「仕事の前倒し」と聞くと「できるだろうか?」という気持ちになりますが、このような行動パターンを取り入れていくならば入っていきやすいのではないでしょうか。

時間に余裕を感じたら要注意!

中井氏の前倒し仕事術を取り入れるにしても、とにかく注意すべきは「まだ期限まで余裕がある」と感じてしまうことです。そんなときは、前項でも紹介した「あとの仕事から先に片づける」を取り入れてみるといいかもしれません。

そうすると、あとの仕事をこなしているうち、どんどん先の仕事の期限が迫ってくるのでムダに仕事を膨張させないし、物理的に仕事は片づいていくし、意図的なタイムプレッシャーも取り入れられるので効果的ですよ。ぜひお試しください!

*** 中井氏は、「もう終わり?」と感じたら、集中できた証拠だと述べています。ぜひ前倒しで仕事を片づけ、本当に有意義な余裕時間をつくり、有効活用してくださいね。

(参考) 中井紀之著(2010),『「前倒し」仕事術! ムリなく始められる、3つの習慣』,朝日新聞出版. 清川清(2005),「ヒューマンエラーとユーザインタフェース」,大阪大学オープンコースウェア,情報技術と倫理,第10回講義. 黒田勲(1996),「航空機のヒューマンエラーから見た人間の特性と限界」,計測と制御,第35巻,第8号,pp.597-600. Study hacker|茂木健一郎氏もおすすめ! タイムアタック勉強法 Wikipedia|パーキンソンの法則

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