仕事の報告・相談をするとき、もしくは何かを依頼しようとするとき、本題に入る前から、相手の不快感や無関心を感じ取った経験はありますか？ もしあるとすれば、それは多くの人が言いがちなNGワードを、冒頭で使ってしまったせいかもしれません。
その言葉に何かをプラスしたり、言い回しを変えたりするだけで、ずいぶんと状況はよくなり、相手は気持ちよく話を聞いてくれるはずですよ。具体的な例を挙げて説明しましょう。
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STUDY HACKER 編集部
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PRESIDENT Online｜｢ちょっとお時間いいですか｣と言ってはいけない…仕事のできる人が職場で使う｢スマートな相談｣のコツ
STUDY HACKER｜「○○の件です」で話を切り出すと相手にストレスを感じさせる理由。最初に言うべき言葉とは？
PHPオンライン｜「ダメ元ですが...」は逆に印象を損ねる? 相手の負担
日本経済新聞｜言葉遣い・社内編 話し方で仕事楽しく
NG例1.「ちょっとお時間よろしいですか？」
「ちょっとお時間よろしいですか？」――あらゆるビジネスシーンで聞こえてきそうなフレーズですが、これで話を切り出すのはおすすめできません。相手がその “ちょっと” を判断しかねるからです。
ずいぶん前のことですが、筆者も厳しい先輩に相談するため、「ちょっとお時間よろしいですか？」と切り出したところ、イライラした様子で「ちょっとって、どれくらい？」と返されました。
コミュニケーションをテーマに各種メディアで活動する、研修講師の深谷百合子氏は、「ちょっとお時間いいですか？」と最初に切り出されても、サッと聞ける5分程度の話なのか、じっくり聞いたほうがいい30分ほどの話なのか、判断しにくいと説明します。
したがって、誰かに報告や相談をするときは「5分だけお時間よろしいでしょうか？」といった具合に、どのくらいの時間が必要なのか先に伝えるべきだと深谷氏。また、もちろん宣言するからには時間厳守です。そうしないと、せっかくスタートがよくても、結果イライラさせてしまうので注意しましょうとのこと。
（参考元：PRESIDENT Online｜｢ちょっとお時間いいですか｣と言ってはいけない…仕事のできる人が職場で使う｢スマートな相談｣のコツ）
かつての筆者も、何分ぐらいで終わる話なのかを最初に伝えておけば、先輩を不快にさせずにすんだのかもしれません。
NG例2.「〇〇の件で――」
前項のように所要時間を伝えて話を切り出す場合、もしかしたらこんなやり取りがあるかもしれません。
部下：恐れ入りますが15分ほどお時間いただけますでしょうか？
上司：いいけど、何？
部下：〇〇の件です。
一見すると特に問題なさそうですが、最後の言葉「〇〇の件です」には足りないものがあります。それは、“これから何を伝えようとしているのか” です。
筆者も昔はよく「〇〇の件です」と伝えたあと、的を射ない説明を延々と上司にしていた気がします。そうすると途中で上司が笑い出し、「真剣な顔して何の話かと思ったら――工場が試作品の配色を間違えたとかで、先方との打ち合わせ日を変更する件でしょ。それはもう連絡したから大丈夫だよ」などと教えてくれました。
しかし、伝えるプロフェッショナルの話を聞くと、当時の自分がいかに上司の優しさに甘えていたかがわかります。コピーライター＆CMプランナーの勝浦雅彦氏いわく、これから何を伝えようとしているのかをはっきり示さなければ、話が終わるまで目的が伝わらないため、相手を困惑させてしまうとのこと。まさに、筆者が若い頃の上司はそうだったに違いありません。
そうしたことから勝浦氏は、「○○の件です」だけでは不十分だとして、
「○○の件でご報告があるのですが〜」「○○の件で相談をさせてください」など目的地をまず伝えなければならない
（参考および引用元：STUDY HACKER｜「○○の件です」で話を切り出すと相手にストレスを感じさせる理由。最初に言うべき言葉とは？）
と説明しています。
前項を含め、これまでの内容をふまえて筆者の例で言うと「恐れ入りますが15分ほどお時間いただけますでしょうか？ 試作品のカラーが違っていた件でご相談があります」といった切り出し方が最適だったのかもしれません。
NG例3.「ダメ元でお願いなんだけど……」
やむをえない事情があり、誰かに無理なお願いをしなければならないとき、どんなに親しい間柄でも、“ダメ元でお願いなんだけど……” などと前置きするのはやめたほうがよさそうです。
その切り出し方だと、「真剣なお願いではないようだ」あるいは「そもそも引き受けることを期待していないようだ」と判断されてしまう可能性があるからです。
キャスター、報道ワイド番組プロデューサーなどを歴任した、政治・教育ジャーナリストの清水克彦氏は、面倒なことをお願いする場合、相手にプレッシャーがかかるような表現は避けるべきとしながらも、だからと言って「ダメ元でお願いするのですが...」という表現には注意が必要だと述べます。
それだとまるで、お願いを受けてもらえないのが当然だと、前置きしてからお願いするようなものだからです。清水氏自身もこう言われると、「うまくいけば儲けもの」程度のお願いだと感じ、助けようとする気持ちが半減してしまうそうです（参考およびカギカッコ内引用元：PHPオンライン｜「ダメ元ですが...」は逆に印象を損ねる? 相手の負担）。
筆者の友人も以前、雑談中にある人物から「忙しそうなのでダメ元で言いますが、〇〇の仕事を引き受けてくれませんか？」とオファーされたことがあると言っていました。しかし、その場のノリで言っているのだと感じ、特に前向きな反応は示さなかったのだとか。ところがのちに、まじめなオファーであったことを知ったそうです。
清水氏が挙げている例を参考にすると、その人は「無理を承知でのお願いですが...」などと冒頭に言えばよかったのかもしれません（この段落のカギカッコ内引用元：同上）。
NG例4.「誰でもいいんだけど」
「誰でもいいんだけど」という前置きのあとで、「じゃあ〇〇さんやってくれる？」と仕事を頼まれた。それが大事な仕事だとわかっていたものの、意欲がそがれてしまった――そんな経験はありませんか？ 逆に「〇〇さんだからこそやってほしい」と言われて、がぜんやる気が湧いたこともあるのではないでしょうか。
講演・セミナー・企業内研修事業などを行なう、マネジメントサポートグループ代表の古谷治子氏によると、何かを頼む際に余計な前置きをしてしまう人は多いのだとか。たとえば「誰でもいいんだけど」のほか、「どうでもいい仕事なんだけど」「急がないんだけど」といった言い方がそれに当たるそうです。
古谷氏は、こんな言い方では、言われたほうもやりたくなくなってしまうと注意を促し、「相手がこれは得意と自認しているところをほめながら頼むこと」が大切だと伝えています（参考およびカギカッコ内引用元：日本経済新聞｜言葉遣い・社内編 話し方で仕事楽しく）。
もしかしたら、余計な前置きをしてしまう人の真意は、
- みな優秀なので誰に頼んでもできるはず
- プレッシャーを感じてほしくない
- 無理を言いたくない
といったところかもしれません。しかし、先に挙げたような言い方で、その真意が伝わるとは限りません。そのうえ、相手を傷つけ、意欲もそいで、仕事のパフォーマンスを低下させてしまいます。
そういった状況を避けるためにも、「この仕事には〇〇さんが必要です。分析が得意なあなたに、ぜひお願いしたいのです」といった具合に、相手を尊重しながら切り出してみてはいかがでしょう。
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今回説明したように、仕事の報告、相談、頼み事をしようとするときは、最初に伝える言葉に注意が必要です。言うべきことを間違えてしまうと、相手は判断しかねたり、イラっとしたり、戸惑ったり、意欲を低下させたりしまう可能性があります。
そうした非生産的な時間が、相手の大事な時間を奪ってしまわないよう、真剣さが伝わってわかりやすく、また判断しやすく、相手を尊重した切り出し方を心がけましょう。
