当たり前だけどやってない。会議時間を短縮するためのたったひとつの方法。

会議がなかなか進まなくてイライラした経験はありませんか?

まだ残っている仕事を置いて会議に参加しているのに、つい脱線して関係のない話で時間が過ぎていったり、同じ話の堂々巡りであったりすることもあるでしょう。このように、会議はやり方を間違えてしまうと時間のロスになりやすいのです。

今回は、そんな会議が進まない原因とその対策を考察していきたいと思います。

ダラダラしてしまう原因

まず、なぜ会議がダラダラしてしまうのか、その理由を考えてみましょう。

マイナビニュースが社会人の男女500人に「会議が長引いた原因」のアンケートを取りました。その結果、「結論が出ない」、「無駄話が多い」、「進行が下手」、「上司の話が長い」、「時間に区切りをつけていない」、「目的がない」などといった回答が得られたのです。

「結論が出ない」、「無駄話が多い」、「目的がない」などといったものは、会議における議論の方向性が定まっていないことが原因だと考えられます。

また、「進行が下手」、「時間の区切りがない」などは、会議の進め方に問題点があるでしょう。

会議の方向性を定めよう

会議をするうえで大切なことは「目的が何であるか」を明確に意識・共有することです。何のためにその会議をするのかを理解していない人がいると建設的な議論はできません。

では、会議の方向性を意識するためにはどうすれば良いでしょうか?

まず考えたいことは、会議に参加する人です。会議に駆り出されたはいいが、議題にあまり関係がなく発言することができない、といった経験をしたことがある方はいませんか?

まずは、このような人をなくすために、会議に誰を呼ぶべきかをしっかり検討することが大切です。会議に参加する人数は、できるだけ少人数にするとスムーズに行うことができます。

また、会議資料の内容を出席者全員が把握していることが大切です。会議の直前に配るのではなくて、前日などに配り、しっかり目を通して理解してもらうようにアナウンスしましょう。

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会議のやり方を変えてみる

会議の内容ももちろんですが、進行のやり方を変えることもスムーズな会議につながります。

まず、時間をしっかり決めましょう。 開始の時間と終了の時間を正確に決めてしまうのです。制限時間を設けることによって、この時間までに終わらせるぞ、という意識が生まれ議論が進みやすくなります。

ホワイトボードを使うことも会議を円滑に進めるポイントです。会議室にホワイトボードを用意して、誰かひとり(会議のリーダーなど)が出席者の発言を書き留めておきましょう。

ホワイトボードに書いておくことで、どんな発言が出たのかがすぐわかるので、何回も同じようなことを言い続ける、というような無駄な時間が省くことができ、会議の内容も整理しやすくなります。

また、会議後にホワイトボードの写真を撮っておくことで議事録の役割にもなり、会議後の作業の手間も省けますね。

*** スムーズな会議は良い結論につながり、時間の短縮にもつながります。今一度、質の高い会議を行えているかを確認して、良い会議へと変えていきましょう。

(参考) オトメスゴレン|だらだら長引く会議を効率よく進める8つのパターン マイナビニュース|会議が長引く原因は? 「社長の武勇伝」「定時後にするから」「進行下手」| 赤羽雄二(2015),「速さは全てを解決する『ゼロ秒思考』の仕事術」, ダイヤモンド社

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