会社に勤めている皆さんにとって、会議やミーティングは日常茶飯事のことですよね。しかし、一般的なノートやペンなどの文房具を使って、会議中にアイデアを出し合ったりメモをとったりしていると地味に時間がかかってしまうことも多いはず。また、会議に必要な資料をきれいにまとめたり、会議が終わり不要になった資料を大量に整理したりする時間もバカになりません。そんな時、もっと効率的に行いたいと感じたことはありませんか？
そこで今回は、会議中・会議後の作業にかけていた時間を短縮できる、便利な最新オフィス用品をご紹介します。
オフィスで起きがちな「時間のムダ」
何を決めるにしても、他者と話し合うことはとても重要です。だからこそ皆さんの会社でも、小さなものから大きなものまで様々な会議が開かれているのではないでしょうか。でも回数が多いゆえ、時間の無駄が多いのも事実です。
たとえば会議でちょっとしたメモをとる時、あなたは手書きのメモを会議後にわざわざパソコンで打ち直したりしてはいないでしょうか。もしくはパソコンでメモを取っていたとしても、デジタルでは上手く図や絵が描けずに、結局は手描きのものをわざわざスキャンしたりしていませんか？
このようにデジタル化された現代に従来のアナログな道具を使っていると、どうしても無駄が出てしまうことがあります。ならば最新のオフィス用品を使い、作業時間を短縮させてしまいましょう。効率が上がると時間の余裕も生まれて、よりよいアイデアが生まれるかもしれませんよ。
時短に役立つおすすめのオフィス用品その1－スマートペン
会議中のメモをとる際に大活躍すること間違いなしなのが、この「スマートペン」です。
スマートペンとは、手書きの文字や図などを自動的にデジタル化してくれる画期的なペンのこと。たくさんのテクノロジーが詰め込まれているスマートペンと専用のノートを使えば、アナログな“ペンとノート”とほぼ同様の使い方で、手書きの文字や図などをパソコンやスマートフォン上にデータ化できます。会議中にとった手書きのメモを打ち起こしたり、スキャンデータを取り込んだりしなくてよいので、それまで会議後にかけていた時間をぐっと短縮できるはずです。
スマートペンは様々な企業から販売されていますが、特におすすめなのが「Livescribe 3 スマートペン」。スマートペンの設計・製造において世界をリードしているアメリカLivescribe社の製品です。 ちなみに、このスマートペンは文字を記録すると同時に音声を保存することも可能。たとえば“会議中に上司が発言した大事なことを一部聞き逃してしまった……。”というような時、もう一度聞き返してしまうと上司に二度手間をかけてしまうし、場の雰囲気が悪くなってしまう可能性もあります。そんな時このペンを使えばあとで聞き返せるので、その場で時間を取ってしまうことがありません。手書きとデジタルのイイトコ取りをしたスマートペンは、最強の時短＆効率化アイテムと言えるでしょう。
時短に役立つおすすめのオフィス用品その2－魔法のふせん
みなさんは普段、どんな方法でブレインストーミングを行っていますか？ ホワイトボードに書いたり大きな紙に書いたりと様々な方法がありますが、どれも場所を選ぶものばかりですよね。
そこでおすすめなのがこの「魔法のふせん magnetic NOTES」。数々のスタイリッシュな便利アイテムを扱う大阪の会社ウインテックが販売する、糊が使われていないのにどんな素材にも貼りついてしまう付箋です。たとえば身近にあるボコボコした壁でもこの魔法の付箋ならば貼りつくので、ホワイトボードがある会議室を確保したり、普通の付箋を貼るための“平たい大きな面”を探したりする必要はありません。これを使うことによって場所を選ばず、もっと手軽にアイデアを出し合える環境が作れるはず。思い立ったらすぐにブレインストーミングをはじめることが可能になります。
時短に役立つおすすめのオフィス用品その3－ハリナックスプレス
大きな会議などでは、たくさんの紙資料が配られることもあります。回を重ねるごとに大量に溜まっていく資料のなかには、会議が終われば後々不要になるものあるでしょう。そんな時あなたは、それらの資料をどのように処分していますか？ 紙をリサイクルするにしても、すべての資料のホッチキスを取り除くのはとても面倒なことです。
そこで役に立つのが、この「ハリナックスプレス」。文具やオフィス家具の開発・生産・販売を行うコクヨ株式会社の製品です。このハリナックスプレスは、文字通り針を使わずに紙を綴じることができるホッチキス。圧力のみで紙を綴じているので、そのままリサイクルに出せて時短になります。重要な資料をシュレッダーにかける作業も、針を外さなくてよいのでスピードアップできますね。
また、従来の針なしホッチキスと違って紙に大きな穴を開けないので、めくりやすく見た目もきれいです。短縮できる時間はちょっとしたものかもしれませんが、ビジュアル的にも環境面から見ても、あらゆる面で優秀なオフィス用品と言えるのではないでしょうか。
＊＊＊ このように最新のオフィス用品を使うことで、実に様々な側面からの時短が可能です。たとえそれら一つ一つが小さなものだとしても、塵も積もれば山となるはず。皆さんも会議でぜひ活用して、更なる効率化を目指していきましょう。
（参考） Live Scribe｜Livescribe スマートペン Magnetic Japan｜オシャレ、簡単、便利！！どこでも張り付く 魔法の付箋 コクヨ｜ハリナックスプレス
