仕事が効率よく進む3つの黄金比「6:3:1」「3:7」「25:5」がすごい。

仕事には常に効率のよさが求められます。多くのビジネスパーソンが、効率よく仕事を進めるための方法を模索しては、実践を繰り返していることでしょう。がむしゃらになれば、一時的に「能率」を上げることは可能かもしれません。でも、それでは長続きしませんよね。

どんなに頑張っても結局は、「いつも仕事が詰まりがち」「なぜか時間に追われがち」という状況なら、本当の意味で仕事が効率よく進む3つの黄金比「6:3:1」「3:7」「25:5」を意識することをおすすめします。

「200の力で150を処理してバテる」のではなく、相対的に効率よく、無理なく「80の力で120を処理しつづける」ことを可能にする黄金律です。さっそく紹介しましょう。

1.コミュニケーションは「6:3:1」を意識せよ。

周囲との連携がうまく取れなければ、ビジネスはスムーズに動きません。新産業開発研究所・代表取締役の坂戸健司氏いわく、「仕事は団体戦」とのこと。どんなに能率よく仕事をこなしていても、コミュニケーションが悪いと、知らず知らずのうちにロスが積み重なり、結局は効率が悪くなってしまいます。

そこで、「6:3:1」という黄金比が役立ちます。

生活経済評論家として執筆・講演活動を行う川北義則氏は『人を惹きつける 大人のものの言い方・話し方』のなかで、会話の基本は「聞く6割、話す3割、沈黙1割」だと述べています。

聞き上手」という言葉があるように、会話をスムーズに進めるには、意識的に相手の話をよく聞くことが大切です。それによって、相手も「自分の話をよく聞いてくれる」「話が分かる人」と感じてくれるからです。そして、もっとも肝心なのは1割の「沈黙」なのだそう。川北氏はこう述べています。

お互いに会話が途切れたときに、黙りあってしまうことがあるが、こんなときは沈黙も会話のうちと心得て、何かしゃべらなければいけないとあせらないことだ。 沈黙のなかで、相手がどう返事をしようかと熟慮しているときもある。あるいは、ここではっきり返事をしないほうがいいと思っていることもある。

(引用元:川北義則著(2016),『人を惹きつける 大人のものの言い方・話し方』,PHP研究所.)

聞き上手になるという意識に加え、こうした「沈黙」に対する意識があれば、相手の話の腰を折って嫌悪されたり、先方の気持ちを引き出す機会を失ったりすることもありません。周囲との連携がうまくいき、仕事効率がどんどん上がっていくでしょう。

2.プレゼンテーションは「3:7」を意識せよ。

ビジネスパーソンにとって、プレゼンテーションはとても大切です。たくさんの聴衆の前でスライドを使って行うプレゼンテーションだけではなく、取引先や上司、先輩や同僚、そして指示を与える後輩にいたるまで、「自分の考えを他者が理解しやすいように示し、理解・納得を得る必要」が常にあるからです。

これができなければ仕事はスムーズに進まず、効率は上がっていかないでしょう。そこで意識したいのが、「3:7」という黄金比です。

日本マイクロソフト株式会社 業務執行役員、エバンジェリストの西脇資哲氏は、プレゼンテーションにおいて、「1.スライド、2.シナリオ、3.トーク」という3つの要素が重要だと述べています。そして、たとえトークに自信がなくても、シナリオさえしっかりしていれば聴衆は話を聞こうとするのだそう。

そのシナリオを考える際に、意識すべきなのが「本題 70%」と「本題以外の話 30%」の比率なのだとか。西脇氏は、これまで経験した膨大な数のプレゼンテーションで、この比率を導き出したそうです。

具体的には本題に入る前、聞き手を次の4点について納得させることが大切とのこと。

(1)なぜ“この話”が重要なのか?(プレゼン内容の付加価値) (2)なぜ“いま”伝えたいのか?(背景、トレンド、期限など) (3)なぜ“私から”聞くべきなのか?(私の自己紹介、実績、人柄など) (4)なぜ“あなたに”伝えたいのか?(聞き手の位置づけ)

(引用元:ダイヤモンド・オンライン|プレゼンは「目線」で決まる ― No.1プレゼン講師の 人を動かす全技術|人を動かすプレゼンの黄金比「30対70」とは?

たとえば、上司に対し、翌日に控えた取引先との商談において、ある提案も一緒に行ったほうがいいのではないかと思った場合、いきなり本題に入ったのでは、忙しい上司もつい「明日は当初の予定でいい」と軽くあしらってしまうかもしれません。しかし、本題に入る前に、

「お忙しいところ申し訳ございません。明日のA社商談において効果的な提案がもうひとつあり、お呼び止めいたしました(付加価値)。いまご指示いただけたら、すぐに準備できます(背景、期限など)。先日わたしは別件で、A社と取引があるB社から有力な情報を得ています(自己紹介、実績など)。〇〇課長のご了承を得ずに準備はできないので、お伺いしました(聞き手の位置づけ)」

このように、本題以外の疑問を解消しておけば、聞き手はそっぽを向くことがなくなるそう。さまざまなプレゼンテーションから、商談、あらゆる提案まで、この黄金比「3:7」を意識していくことで、「もっと効率よく進められたはずなのに……」という後悔が、グンと少なくなるはずです。

3.意思決定は「25:5」を意識せよ。

バークシャー・ハサウェイの筆頭株主で、会長兼CEOでもあるウォーレン・バフェット氏は、歴史上もっとも成功した投資家ともいわれています。そのバフェット氏のもとで10年間専属パイロットを務めたというマイク・フリント氏は、バフェット氏から次の「意思決定をするまでの3つのステップ」を学んだそうです。

【ステップ1】:仕事で成し遂げないといけない目標を25項目リストに書き出す 【ステップ2】:そのなかで、特に重要な目標を選び、5項目に絞る 【ステップ3】:最重要目標5項目をリストA、その他の目標をリストBとする

そして、バフェット氏は、とにかく最優先事項である「A」を成し遂げ、それが終わってから、残りの「B(20項目)」に取りかかるよう伝えたそうです。つまり、余計なものを排除することで、ムダがなくなり、大切なことに集中できるというわけです。

時間をムダなく効率よく使い、成功を手にしたバフェット氏からそれを学んだフリント氏は、米国大統領を4人も飛行させたといいます。フリント氏が成功者であることは間違いありません。

重要なのは目標(考え方)をシンプルにすること。それが、効率アップの基本です。25の「目標」あるいは「考え」を書き出し、そのなかで重要なものを5項目に絞り、最重要項目に取りかかる「25:5」という比率が、大いに意思決定や目標達成に役立つでしょう。

実はこの「25:5」という比率、「顧客離れを5%改善すれば、利益が最低でも25%改善される」とマーケティング戦略においても重要視されています。中長期的戦略で見た場合、同じコストなら新規顧客を獲得するためにかけるよりも、既存顧客の維持にかけたほうが、利益は向上するという考えです。「25:5」は、あらゆるビジネスの視点で活用できる黄金比なのです。

*** 今回は、仕事を効率よく進めるために役立つ、3つの比について紹介しました。まとめると、こうなります。

・コミュニケーション →「聞く6:話す3:沈黙1」=「6:3:1」 ・プレゼンテーション →「本題以外3:本題7」=「3:7」 ・意思決定→「目標25:もっとも重要な目標5」=「25:5」

ちなみに、こちら『脳科学が証明。“勉強が捗る” 3つの黄金比「3:7」「25:5」「1:5」がすごすぎる。』では、勉強についての黄金比を紹介しています。ビジネスパーソンもスキルアップや資格の取得、昇級試験などで勉強が必要になるはず。ぜひ一緒に、参考にしてみてくださいね。

(参考) 川北義則著(2016),『人を惹きつける 大人のものの言い方・話し方』,PHP研究所. システムインテグレーション企業の株式会社日立ソリューションズ|仕事の効率アップに必要なのは、真の〝段取り〟だった 成果に差をつける「段取り力」・Chapter1 ビジネスマンの「段取り」に関する現状 ダイヤモンド・オンライン|プレゼンは「目線」で決まる ― No.1プレゼン講師の 人を動かす全技術|人を動かすプレゼンの黄金比「30対70」とは? Elite Daily|Warren Buffett's 25-5 Rule: How To Master Your Life In Your 20s Marketing Bank (マーケティングバンク)|効果的なWebマーケティングを行うために知っておきたい17の法則 ミツエーリンクス|Webで活用するマーケティングの法則|1:5の法則/5:25の法則

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