TO DOリストをHACKせよ! 4割が未完に終わるといわれるTO DOリストを効果的に使う方法。

みなさんはタスク管理をどのようにおこなっていますか? ひたすら付箋に書き付けてデスクに貼ったり、紙にやるべきことを箇条書きしたり。タスク管理をする方法には様々なものがありますが、日々降ってくるタスクをきちんと管理しきるのは難しいもの。うっかりタスクを忘れてしまっていたとか、書き漏らしていた……という経験を持つ人も多いのではないでしょうか。

ビジネスの効率をアップするサービスを提供するアメリカの企業iDoneThisによると、タスク管理のために作成したToDoリストの41%は未完に終わる、という調査結果があるのだそう。リストの4割も達成できないなら、リストの意味がありませんよね。

というわけで今回は、効率的、かつ実現性の高いタスク管理方法について考えていきましょう。

タスク管理において重要なこととは?

タスクを管理するうえで必ず押さえておかなくてはならないこととは何でしょうか。それは、「タスクを期日どおりにできるようにする」ことと、「漏らさず管理する」ということ。これに加えて、分かりやすくシンプルに書くことや、他人と共有できるようにすることなど、目的に応じた方法でタスクを管理していく必要があります。

では、そのためにはどのようにすればよいのでしょうか。よくある方法が、リスト形式に書き出して終わったものにチェックを入れていくというもの。いわゆるToDoリストの作成です。紙とペンさえあれば(それが無くてもスマホがあれば)手軽にさっとできますが、実はToDoリスト形式にはいくつかのデメリットがあるのです。

まず、見るのを忘れてしまうということ。ノートに挟んだままとか、かばんにしまいこんだまま忘れていたという経験が筆者にもあります。

次に、重要なことと緊急なことの区別がつきづらいということ。リストを書く際、どうしてもタスクが発生した順番で書き出してしまうため、締め切りや重要度がわかりにくく、期日管理の効率が悪いのです。

約4割ものToDoリストが未完に終わる理由は、どうやらこのあたりにあるようですね。

効率的にタスク管理をするなら、手帳を活用すべし

こうしたToDoリストのデメリットを解消するのが、「スケジュール手帳」です。ToDoリストを作る代わりに、やるべきことをスケジュール手帳に予定として書きこむのです。

スケジュール手帳に書き込むということは、「手で書く」という行為を伴うため、記憶にしっかりと残り忘れにくくなります。そして、ToDoリストとの大きな違いは、明確な期日管理ができるという点。うっかり忘れも解消できますし、締め切りやタスクを行うべきタイミングを逃すこともなくなります。

ウィークリータイプを選ぶと、マンスリータイプに比べてスペースが広く書き込みやすいのでおすすめです。またたいていの手帳はページの端にフリースペースが設けてあるため、今週のうちどこかで行う、といった期日の広い予定を書き込むときに便利に使えます。マンスリーとウィークリーが見開きで一覧できる手帳も発売されています(例:KOKUYOのCampus Diary)ので、自分の好みや仕事のスタイルに合わせて選んでみてください。

スケジュール手帳に書き込んだ後、タスクを終えたら必ずチェックをして完了したことがわかるようにしましょう。タスクを書いた文章も二重線などで消してしまうと後で余計な情報が入ってきません。

実際、成功している起業家たちも、ToDoリストを作らない代わりにスケジュール手帳に予定を書きこんでいるようです。例えば、起業家、ベストセラー著者、キャスターなどの多くの仕事を抱えるクリス・ダッカー氏は、一日の予定の中に細かなToDoを組み込んでいると言います。

 「私はとにかく予定を書き込む。それだけ。1日ごとにすべきことを予定表に書き出していく。ソーシャルメディアに30分。電子メールのやりとりに45分。これらを予定表に記入する。オンラインでやりとりするチームメンバーとの情報交換も予定に入れる。つまり肝は、もし予定表に入っていなければその事柄は完了しないということだ」

(引用元:日本経済新聞|成功者は「ToDoリスト」を使わない

スケジュール手帳を活用してタスクを管理することの効率の良さがお分かりいただけたでしょうか。

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デジタル管理にも利点がある

スケジュール帳に書き込むとよいとお伝えしましたが、手帳を持たない派の方ももちろんいるでしょう。そんな方は、デジタルツールを活用してもかまいません。EvernoteやOnenoteなどのWebベースのものであればどこからでもアクセスできるので、数種類のデバイスを使っている人におすすめです。

また、便利なのがリマインド機能。時間管理が楽になりますし、スマホやタブレットにアプリを入れておけば、いつでもスケジュールを確認できます。

デジタル管理の利点としてもうひとつ挙げられるのが、複数人で共有できるということ。仕事のプロジェクトチーム内でタスクを共有したい、という人はすでに実行している人も多いかもしれませんね。うまく活用すると、チームでの仕事をスムーズにまわすことができます。

手書き派の方も、デジタルツールにはこうした利点がありますので、目的に応じて使い分けてみてはいかがでしょうか。

*** ちょっとの工夫でうまくタスクを管理して、仕事や勉強を効率よく進めてくださいね。

(参考) 東洋経済ONLINE|できる人は「あっ、忘れてた」をこうして防ぐ 日本経済新聞|成功者は「ToDoリスト」を使わない デルタエッジコンサルタント株式会社|自分のタスクをどのように管理していますか? KOKUYO|Campus Diary 2016

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